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『カイポケ』は国保連合会へ介護保険の請求ができるソフト(システム)です。



初めて介護保険請求をする場合や、より目的に合った介護ソフト・介護システムの入れ替えを検討している介護事業者様のために、介護ソフトの『カイポケ』の特徴と、介護保険制度の改正・報酬改定への対応、さらには、この導入による業務の削減効果等について解説します。

介護ソフト請求

目次

そもそも、介護ソフトの請求機能を使うメリットとは?

介護事業者様の中には、小規模な事業者であることや介護ソフトなどの業務支援ソフトが高額である等との理由から、導入を見送っている事業者様があるようですが、以下より介護ソフトの請求機能を使うメリットを確認していきます。

介護給付費請求の仕組み(介護伝送ソフト編)

「国民健康保険団体連合会(以下「国保連合会」といいます)」では、原則として電子請求(伝送もしくは電子媒体等)により介護給付費の請求をすることになっています。
このため、介護事業者様の大半は同連合会が販売する「介護伝送ソフト・簡易入力ソフト」を購入し、これを使った介護給付費等の請求を行うことが基本になります。

介護ソフトの請求機能を使うメリットとは?

業務の効率化が可能に

国保連合会が販売する「介護伝送ソフト・簡易入力ソフト」は、請求データを作り、また国保連合会へ伝送することに特化したソフトです。このため、通所介護サービスの場合を例に挙げると、利用者様であるAさんが一ヵ月に何回利用したのか、また、そこでの入浴サービス等は何回提供されたのかを、手作業、もしくは、市販の表計算ソフト等であらかじめ集計しておき、結果を「介護伝送ソフト・簡易入力ソフト」へ転記するといった作業の必要性が生じてきます。

『カイポケ』などの介護ソフトの場合、介護事業者様が提供するケア記録、すなわち利用者様ごとの利用回数や入浴・食事サービスの提供回数、健康チェック(バイタルチェック)などの結果を、介護ソフト内の入力画面へ入力することで、国保連合会への請求データを自動的に作成する機能が備わっていますので、氏名や住所、介護度等の台帳データはもちろん、介護サービスの提供実績についても、市販の表計算ソフトと「介護伝送ソフト・簡易入力ソフト」の双方へ入力する手間が省け、作業効率が向上、結果として請求業務に費やしていた時間が削減できることが、大きなメリットといえます。

介護事業者様の社会的信用度の確立に寄与する

さらに、この介護ソフトの請求機能は、業務の効率化を求めるにとどまらず、介護事業者様の利用者様やケアマネジャー等関係事業者様、さらには市区町村役場などとの信頼関係の構築に必須なものであるといえます。

具体的には、請求業務を手作業で行うなど、何らかの計算間違えなどが生じた際、国保連合会での審査においてエラーが生じることとなり、審査は保留状態となるため、修正が完了するまで支払いが行われないことになります。(過誤による返戻の場合、再請求は翌月となります。)

この間違えは、関係事業所へ迷惑をかけるばかりではなく、1割もしくは2割の自己負担分の請求をする利用者様にも影響するため、幾度と重なった場合には、利用者様からの信頼も失ってしまうことになります。
このような事を回避するためにも、介護ソフトを導入することで、計算の間違えや請求自体の忘れなどを回避することが可能となります。

介護保険請求ができる無料ソフトはあるの?

介護事業者様にとって、介護サービスの提供の次に重要となるのが、提供したサービスの請求業務となります。
2000年の介護保険制度の施行から、介護事業者は急速に増加、これに伴い、システム開発会社からもさまざまな介護ソフトが販売されるようになり、購入の場合では、数万円から、事業所の規模によっては数百万円といった価格が設定されている現状です。

請求ができる無料のソフト

このような状況下、現在では、初期費用や更新費用が無料の請求ソフトも提供されていますが、これは、上述した国保連合会が販売する「介護伝送ソフト・簡易入力ソフト」とほぼ同じ機能であり、いわば、画面の見やすさや入力のしやすさを変えたのみの介護ソフトであると言うこともできます。

また、介護業務用の例えば、介護職員の勤務表作成や通所介護サービスの送迎管理票、入浴・排泄・食事摂取量の管理など、部分的な業務に限定された無料ソフトは、無料ソフトの配布サイトなどで探すと存在していますが、この多くは、市販の表計算ソフト上で動作するものが多く、また、これらのソフトはデータの互換性がなく、具体的にはそれぞれに利用者様の氏名や要介護度などの台帳データを入力しなければならず、設定作業量が負担となるでしょう。

介護保険請求に対応した介護ソフトの自分の事業所に合った選び方

初めての介護保険請求を、また、より介護事業者様に合った介護ソフトへの入れ替えを検討する場合、最優先する課題として業務効率の向上があげられます。
効率を求める業務が請求業務だけの場合は、低廉な価格で販売されている請求ソフトが良いでしょう。広範囲に業務の効率化を求める場合、例えば、利用者様ごとのスケジュール管理や勤務表の作成、その勤怠管理・給与計算等、あらゆる業務の効率化を求めるのであれば、1回の入力で幾つもの帳票等へ反映できる、多機能な介護ソフトの選択が一般的と考えられます。

3年に一度の法改正

介護ソフトの選択にあたっては、介護保険制度や介護報酬単価の改正のことも考えておかなければならず、基本的に3年ごとに見直しが行われるため、介護ソフトもこれに対応し続けるものを選択する必要があります。
介護事業者様としては、この改正への対応を速やかに実施してくれる介護ソフトの選択(ここではソフトベンダーの選択)を、また、この対応(ソフトのバージョンアップ)を無償で実施してくれる介護ソフトの選択が求められます。

仮に、介護ソフトのバージョンアップがされない、または、遅れる場合には国保連合会への介護給付費等の請求が行えないことになりますので、介護事業者様の収入が一時的に遅れてしまう結果となる等、事業所の経営に大きな影響を生じさせることになります。

まとめ

『カイポケ』などの介護ソフトは、請求業務やその前後の業務について、効率化を図れる複合的な業務支援ソフトであることが確認いただけたと思います。
また『カイポケ』に限定すると、介護ソフトとしての機能はもちろん、介護事業者の経営・管理者様であれば気になる運営資金の確保に関しても「早期入金サービス(ファクタリングサービス)」や、利用者様からの自己負担の集金といった煩雑になりがちな業務も「カイポケ口座振替」機能があるため、業務の効率化を、間違いを減らした上で向上させることが可能となります。
さらに、介護職員等のマイナンバー管理等の情報関連機能や、ホームページ作成などの営業支援機能も付随しますので、さらなる業務の高効率化が期待でき、空いた時間で、利用者様への介護サービスをより良質なものへする工夫ができると思われます。

介護ソフトは、多くの利点がある反面欠点も存在し、選択や導入の結果にあっては、大きなリスクも生じることになります。
それは、介護ソフトの変更を行う際、利用者の台帳データや過去の請求データについて、変更後の新たに選定した介護ソフトへ移行できない場合があることです。

介護ソフトの選択と導入にあたっては、例えば『カイポケ』などがそうであるように、ソフトの変更による無償導入サポートがあるかや一定期間の無料体験利用ができるか等、直接使用予定のパソコンを使い機能などを確かめることができると良いでしょう。
介護事業者様に合ったものを選択する作業は慎重に行っていただき、それが継続的に利用できるか否かを判断する必要があります。
また、導入後についても、使用方法に関するサポートを得られるか、また、国保連合会への請求のタイミングなどに合わせ、ソフトの上手な利用方法をスケジュール化してくれるかなども確認しておくと良いでしょう。


介護ソフトの導入は、介護事業者様の請求業務などの効率化が図れ、結果として、利用者様への介護サービスに費やせる時間を確保できることになります。
今、介護業界全体の課題となっています「人材不足の解消」にも役立つソフトを是非ご検討ください。

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