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介護ソフトを導入・切り替える際の流れと必要な知識を解説



介護事業を経営する方や従業員の皆様にとって、月々の請求業務などの事務作業は大変な負担です。介護と事務作業、両方を兼務されている方も多く、煩雑な請求業務で時間が割かれてしまい、ご利用者様と接する時間も減ってしまった・・そんな方も少なからずいらっしゃるかと思います。

介護ソフト導入

介護は大変なお仕事です。少しでも負担を減らせればそれに越したことはありません。そこで力を発揮するのが、介護ソフト。介護ソフトは、業務の効率化のために、最近では多くの介護事業所で利用されています。
「介護ソフトって聞いたことがあるけれど、メリットやデメリットは?」
「どんなソフトがどんな事業所に適しているの?」
「サポートはしてくれる?」
「そもそもパソコンが苦手だし、わかりやすく、導入までの流れを知りたい。」
「今使っているソフトが使いづらいから、別のソフトに切り替えたい。」
ここではそんな方のために、お力になれるかもしれないいくつかのことをご紹介しますので、是非参考にして下さい。

目次

そもそもなぜ介護ソフトを導入するの?

介護ソフトとは、介護事業所が業務全般にまつわる事務作業を効率化させるための機能を備えたソフトウェアです。例えば、介護サービスを扱う施設で行政から介護保険料を取得するために請求業務をする必要があります。その業務を介護ソフトなしでこなそうとすると、様々な書類を用意したり、そこに手書きで記入したりしなければなりません。また、完成した書類を届け出たとしても何か不備があった場合には、書類は差し戻されてしまい、再度書き直すこととなります。このような煩雑な事務作業をIT(情報技術)の力により効率化することが介護ソフトの役目です。先述の通り、国保連への請求業務は全てのサービス種で必要な業務のため、ほぼ全ての介護ソフトに搭載されています。そして、介護ソフトによっては、請求業務に加え様々な機能が付属されている場合があります。例えば、制が整備されていることも、使いやすさの一要素として加えたいと思います。

  • 利用者負担の請求書の作成機能
  • 利用者・職員のスケジュール管理機能
  • 給与モデル作成機能
  • チラシの作成や求人広告の支援機能

が挙げられます。
このような機能が備わった介護ソフトを導入・利用することで、事業所としては業務の効率化を図れるだけでなく、必要な情報をよりわかりやすく、安全に管理することができます。結果として、職員が事務作業に没頭する時間を削ることが出来るので、必然的に利用者と関わる時間を増やすことが出来るのです。

介護ソフトを導入するときに注意すべきポイント

介護ソフトを導入・切り替えを検討されている方は、既にご存知とは思いますが、昨今では介護ソフトの種類もかなり増え、選ぼうにも一苦労するのではないかと思います。また、介護ソフトは決して安い買い物ではありませんし、一度導入したら長い間使いたいと考えている方がほとんどかと思います。


ここでは、

  1. 介護ソフトを新規に導入したい方
  2. すでに導入しているけれど切り替えを考えている方

それぞれに分けて解説したいと思います。

1.介護ソフトを新規で導入することをお考えの方

まず、介護ソフトには大きく分けて2つの種類があります。

①パッケージ型ソフト

ソフトを購入後、ご自身のパソコンにCD-ROM等を用いてインストールします。メリットとしてはインターネットに接続する必要がないことです。後述するASP型はインターネットに接続する必要があるので、セキュリティの問題がシビアとなってしまいますが、パッケージ型では、ご自身のパソコンのセキュリティさえしっかり管理していれば、データが流出することはほぼありません。
デメリットとしては、主に2点です。まず、高額であることです。パッケージ型はソフトをまとめて一括購入することになるので初期費用がかさみます。2点目は、法改正などでバージョンアップをしなければならない時、アップデートするためのソフトウェアを追加購入する場合が多いです。ASP型のようにソフト会社が行ってはくれないので、事業所が追加ソフトを購入・アップデートする必要があります。

②ASP型ソフト

ASP型はインターネットを経由して、ソフトウェア会社のサービスを利用します。メリットは、まず、パッケージ型に比べ安く購入できることです。理由としては、ASP型では介護ソフト会社からソフトをレンタルするという形で契約するからです。なので、パッケージ型のように一括購入する必要がなく、月額○円という料金体系が採用されていることが多く、短期的なコストを抑えることが出来ます。また、ASP型では制度改正やバージョンアップの際の追加料金は払う必要がない場合が多いです。
デメリットは、インターネット接続環境が必要であることです。パッケージ型で述べましたが、この場合、セキュリティが非常に重要となります。万が一セキュリティの整備されていない介護ソフトを選択してしまった際には、不正アクセスなどによって利用者の個人情報が盗まれたり、データが改ざんされてしまう恐れがあります。介護の仕事は信用が第一ですので、このような事態は絶対に避けなくてはなりません。


上記のどちらの導入方式が良いか決まったら、

  • ご自身の事業所の種類(訪問/デイサービス/施設など)
  • 月々の費用、体験版の有無
  • 導入後のサポート体制(電話での相談に対応してくれるかなど)

などを照らし合わせて、ご自身の事業所にマッチする介護ソフトを検討しましょう。
特に、サポート体制に関しては、対応している曜日・時間だけでなく、実際に対応してくれるスタッフがしっかりと介護保険の知識を持っていることを見極める必要があります。また、操作性や見やすさ、使いやすさといったことは個人差が出る部分ですので、体験版を利用して実際の感触を確かめてみることをおすすめします。

2.すでに介護ソフトを利用していて、介護ソフトを切り替える方

次に、既に介護ソフトを導入されている事業所の場合です。
基本的には、初めて導入検討されている方と変わりませんが、上記に加えて、

  • 現在利用中の介護ソフトからのデータ移行(他社からのデータ移行)に対応しているかどうか

を必ず確認しましょう。
データ移行に関しても、対応は各社バラつきがあります。
例えば、データ移行が終わるまでスタッフがサポートしてくれる会社、利用者や職員に関するEXCEL・CSVファイルがあれば移行ができる会社、手入力しなければならない会社など、それぞれです。どの程度までデータ移行に対応しているか、問い合わせし聞いてみることをおすすめします。

介護ソフトを新規導入するときの、申し込みから利用開始までの流れ

  1. 申込み窓口の電話番号に電話して申し込み
    • ご自身の事業所の種類や規模、さらには不安なことがあれば聞いておきましょう。
  2. サービス開始日の設定
    • 体験版などがあればその期日なども確認しておきましょう。
  3. 利用開始
    • アフターサービスなどが充実しているところであれば、利用後の相談も可能です。

介護ソフトを切り替えるときの、申し込みから利用開始までの流れ

基本的には新規に申し込む場合と同じです。ただし、 切り替える場合はデータの移行が最大のポイントになります。新しいソフトがデータの移行をしっかりサポートしてくれるかどうかを確認しましょう。

自分の事業所にあった介護ソフトを導入しよう

ここでは、介護ソフト『カイポケ』を実際に利用された方の声をもとに、事業所の種類別に、それぞれのメリットをご紹介したいと思います。

訪問介護

「訪問記録の集計業務が楽になった」
「スケジュールの作成ができる」
「レセプトの作成ができる」
「チラシ作成など営業ツールがある」
「経営状況がすぐ把握できる」
「コストを抑えることができた」

通所介護

「動画や写真を記録し、機能訓練に役立てることができた」
「塗り絵などレク素材が充実している」
「ホームページの作成機能が良い」
「請求書や業務日報などのデータを連携させる機能がある」
「早期入金サービスがある」

サービス付高齢者住宅/住宅型有料老人ホーム

「請求業務が楽に」
「スタッフのシフト管理が便利」
「記録業務の効率化がはかれた」

カイポケを体験導入する方法

『カイポケ』は、以下のボタンから体験導入することができます。

手順は以下の通り:

  1. 「無料で試してみる」ボタンをクリック
  2. 名前、電話番号、事業所の種類、利用規約への同意

を入力することでお申込みの手続きが可能です。

まとめ

事務作業の効率化を図ることができれば、ケアにあてる時間や、従業員の声に耳を傾ける時間が増えることにもつながり、結果的には安定した経営、質の良い介護サービスに繋がります。「人とのお話やケアが好きで始めた介護なのに、いつのまにかそれ以外の作業時間がほとんどになってしまっている」「パソコンの扱いが苦手、効率化したい」「ケアの充実をはかりたい」、そんな方々が少しでも負担を減らせるのが介護ソフトです。一度試してみることをおすすめします。

以上、介護ソフトの導入、または切り替えるために必要な知識をご紹介しました。
介護従事者は心やさしい、責任感の強い方が多いだけに、苦労も人一倍です。
人知れず毎日コツコツ頑張ってきた介護従事者の皆さん、ちょっとだけ楽をしたって良いと思いませんか?

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