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介護現場のシフトをソフトで管理、勤務表を作成するメリットとは



勤務形態が複雑で職員の変動も多い介護事業所にとって、シフト作成や勤務表の作成は手間の掛かる仕事のひとつです。
シフト作成用ソフト、Excelでの作成など、シフト作成の方法は様々ありますが、現在のシフト作成、シフト管理では効率が上がらないと感じておられる介護事業者の方に、シフト作成とシフト管理の効率化、経費削減につながる介護ソフトの選び方について説明します。

介護シフトソフト

目次

介護ソフトの種類

介護ソフトにはパッケージ型とASP型ソフトがあり、パッケージ型ソフトは、インターネット環境に関係なく簡単に利用する事ができますが、インストールした一台だけの利用になるため、パソコンを複数台利用したい規模の大きい施設には不向きです。
ASP型も、従来のシステム自体を施設それぞれに対してオーダーメイドで構築する高価なオンプレミス型が一般的でした。しかし、近年ではクラウドサービスの普及により、事業所に必要なものだけを契約できるようになったため、比較的価格が安価に使用することが出来ます。

介護ソフトのシフト作成・管理機能

介護ソフトでシフト管理をする場合、基本的な操作は従来のEXCELでの管理・作業での管理と大きな変わりはないでしょう。具体的には、職員のシフト作成であれば、誰が、いつ出社し、どのような業務をし、いつ退社し、結果月にどのくらい勤務したのか、といった形です。利用者の場合も同じです。しかし、介護ソフトを用いた場合、シフトを新規登録したときや修正したとき、必要のある機能に対して一括で登録・修正できます。
恐らく、ソフトを使用していない事業所では、職員のシフトを修正する際、その職員が対応する予定だった利用者に関するシフトも変更する必要がでてきます。ソフトを使用することで、それらが一括で管理できるようになり、また、ソフトによっては修正により足りなくなった人員を通知してくれる機能を搭載している場合もあるので、思わぬミスを減らすことにも繋がります。カイポケでは、上記のような機能を備えています。

介護ソフトでシフト管理をする場合のメリットと注意点

事務作業時間の減少

シフト管理をソフトで行う最大のメリットは、事務作業時間が減ることです。事業所にもよりますが、シフト管理ソフトを導入していない場合、各施設のリーダーや責任者が職員の希望や利用者の人数を加味しながらシフトを作成・管理をされているのではないかと思います。
その際、作成にはEXCEL 等を用いて手作業にて入力しているのではないでしょうか。昨今の介護現場では、人手不足になることが多く、責任者やリーダーも介護の業務に携わることが多いため、リーダーとはいえ1人でも事務作業に手をとられてしまうことは、その職場全体にとって負担となります。
そんなとき、シフトを簡単に作成できる介護ソフトがあれば、作成者はすぐに事務作業を終えることができ、結果として職場全体の負担を減らすことに繋がります。

入力ミスの減少

2つ目のメリットとして、入力ミスを減らせることが考えられます。ソフトを使わず手入力でシフト作成をすると、どうしてもミスが生じてしまいます。これはソフトを使っても同じことです。
しかし、ソフトの中には、職員・利用者のシフトの不備を通知してくれる機能を搭載しているものもあります。人員の不備は、事業所の人員・配置基準にも引っかかる場合もあり、指定取消に関わる問題でもあるので、事業所としては絶対に避けなければなりません。この機能を有用に使うことができれば、重大なミスに繋がる心配も減るでしょう。

注意点

事業所にマッチしたソフトを選ぶこと

シフト作成・管理ソフト以外にもいえることですが、ご自身の事業所に合ったソフトを選択するようにしましょう。施設の規模や形態にそぐわないシステムを誤って導入してしまうと、かえってコストが増加してしまう場合も考えられます。

他ツールとの連携

事業所によってはシフト作成・管理ソフト以外にも、給与計算ソフトや人事管理ソフトを導入しているのではないでしょうか。それらのソフトをそのまま利用し続けるとしたら、導入するソフトとの互換性をチェックしておきましょう。ソフト間での連携がうまくいかなければ、事務業務に費やす時間が増えてしまいます。

税・社会保険の税率変更対応について

まず、社会保険料について簡単に紹介します。社会保険料とは税金の一種で、会社に勤めている人に支払い義務があります。社会保険料は一般的に、

  • 健康保険料
  • 介護保険料
  • 厚生年金保険料
  • 雇用保険料
  • 労災保険料

に分かれ、労災保険料を除いた4種の社会保険料が給料から天引きされています。また、さらに雇用保険料を除いた3種の保険に関しては、標準報酬月額によりその額が決まります。(雇用保険料は、その月の給与総額に料率をかけた金額になります。)
この標準報酬月額は年度によって上下するため、給与計算機能を含むことが多い職員のシフト管理ソフトでは、標準報酬月額の変動に対応していることが重要になります。
では、この機能が備わっていないと何が起きてしまうのでしょうか。恐らく、シフトから給与を計算した後に、社会保険料を差し引いた額を手入力で計算することになるでしょう。何度も繰り返しますが、シフト管理ソフトは事務作業の効率を上げることに大きな目的があるので、毎年の税率変更に対応しているソフトを選ぶように心がけましょう。
カイポケでは、もちろん税率変更に対応していますし、給与計算や給与振込と連動しているソフトは給与振込まで一元管理が行えるため、月初めの集計業務を楽に行うことができます。
例えば、下の画像は、出勤・退勤時に個人が入力するカイポケの画面です。

介護シフトソフト、カイポケ画面

この画面から入力する事で、職員の勤怠状況を容易に把握する事ができ、データが給与計算とも連携しているため、人件費を簡単にわかりやすく確認することが出来ます。
この画面を見て頂いたら分かるように、シフトの入力はボタンひとつと大変簡単なので、パソコンに慣れていない職員さんも安心して利用することが出来るのではないでしょうか。

ソフト選びの際の注意点

最後に実際にソフトを選択する際の注意点です。
ソフト選びをする基準として便利で使いやすいこと、機能を意識することはもちろん重要ですが、導入後のサポート面も大切な要素の1つです。
施設全体でソフトを利用する場合、パソコンを利用する職員全員がソフトの操作方法を把握する必要があります。
そんなとき、サポート体制が整っていれば個々でソフト会社に確認する事ができるようになるため、管理者がソフトの使い方を説明するために時間を割く必要が少なくなります。
それぞれの事業所に必要な機能やサポートなど、最適な介護ソフトを選び機能的に使用しましょう。
また、セキュリティ面もソフト選びでは重要です。
パッケージ型介護ソフトはインターネットに繋がっていない分、外部への情報漏洩の不安は少ないと言えます。

一方、クラウドサービス型ソフトは、 誰でも好きな場所で利用でき便利ではありますが、その反面、情報漏洩の危険性はパッケージ型よりも高いです。事業所としてIDやパスワードの管理、データ管理を徹底して行うと共に、そもそもソフトのセキュリティ対策がしっかりとなされているか確認しましょう。
カイポケではセキュリテイ対策も万全です。セキュリテイ対策としてIPA(独立行政法人情報処理推進機構)JPCERT(コンピューター緊急対応センター)のセキュリテイ指針に基づいた不正アクセス対策として以下の管理がされています。

  • システムの常時管理。
  • 毎日バックアップを取る。
  • データーセンターは24時間管理。
  • パソコンが壊れたり、パソコンを盗まれてもデータを安全に保管。
  • データーセンターには特別な許可を持つ人しか入館できない。

まとめ

シフト作成・管理ソフトについて、いかがでしたでしょうか。
恐らく、現在導入していない事業者の方の中には、今までのやり方で事足りてきたし導入する必要性を感じられない、と考えている方もいらっしゃると思います。
このソフトが業務に与える影響は、簡単にシフト作成ができてミスが少なくなる、だけではありません。給与計算や給与振込機能などと連携することにより、さらに見やすく・簡単に業務を進めることができるかと思います。
カイポケでは無料体験期間をご用意しています。有料版と同じ機能を利用したり、操作することができます。まずは試してみてはいかがでしょうか。

カイポケは多くの機能を有しているため、給与計算や給与振込機能とも連携して、業務を効率化することができます。 こちらからカイポケ勤怠管理の詳細 を見ることができますので、ぜひご参考にしてください。

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