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価格で決める?介護ソフトの選び方



介護保険制度が開始されてから16年が経ち、介護業界は日々進歩すると同時に業務内容は様変わりしました。文書も以前は手書きが主流でしたがデータ化が進み、幾多の法改正により業務が複雑化しています。書類作成業務と介護職員不足が重なり、多くの介護事業所では業務過多の状態がしばしば見られます。

このような状況の中で業務を効率化し、少しでも現場の負担を減らしくれるのが「介護ソフト」の導入です。

介護業界では比較的電子化が遅れていますが、行政への提出書類や国保連への請求など、多くの業務の電子化が進んでいます。

この記事を読まれている方は、様々な事情から介護ソフトの導入での対応をお考えだと思います。ぜひ今後のご参考にされて、ご自身や事業所の業務改善に役立てて頂ければと思います。

こちらでは、事業内容や規模、価格などから今の業務に適した介護ソフト導入のための情報をお伝えします。

介護ソフト価格

目次

介護ソフトって?

そもそも介護ソフトは事業所に何をもたらしてくれるのでしょう。

すでにお使いの方はよくご存知でしょうが、まだ導入されていない方は、現在まで各種書類をご自分で作った文書のフォーマットや手書きで対応し、全てファイリングしているかと思います。これは非常に大変な作業でしょうし、紛失の危険性や欲しいデータがすぐに見当たらない等、多くの支障が生じます。介護ソフトを導入することによって情報・データを安全に一括管理し、データの提出や紛失などの不測の事態にも即座に対応できるようになります。

介護サービスの種類によって必要な機能は様々ですが、一般的な介護ソフトは大きく分けて以下のような機能が備わっています。

  • 業務内文書作成
    アセスメントシート、記録シート、ケアプランなどの文書作成
  • 請求関係
    利用者情報管理や一覧作成、利用予定や実績の作成、個人宛及び国保連請求など
  • 経理関係
    日々の経費のまとめから、職員給与計算、税金の計算など
  • 情報管理
    職員のマイナンバー管理や個人情報保護など

この他にも、オプションでホームページ制作や各種手続き代行などができることもあります。

困った時の電話での無料相談など保守サービスも充実しています。

介護ソフトの種類と特徴

介護ソフトには、導入時にCDーROM等の媒体を用いてパソコンにダウンロードするパッケージ型と、個々の導入はなく、インターネット回線でweb上の介護ソフトにアクセスして使用する ASP型 があります。インターネットのクラウドを利用した クラウド型ASP型 と同様です。

パッケージ型

  • 様々な介護サービス業種に対応しているものが多い
  • 必要に応じて自由に対応するサービスを組み合わせることができる
  • インターネット回線がなくても使用できる。動作が安定している
  • 複数アカウントを購入することで複数台で使用できる
  • パソコンの故障等によるデータ紛失を防ぐため、データのバックアップが必要

ASP型/クラウド型

  • インターネットさえ利用できれば、様々なモバイル端末でどこからでもアクセスできる
  • 月単位の契約を採用している企業が多いため比較的安価に使用できる
  • 情報の保管、ソフトの更新・メンテナンスはソフトの運営会社が行うので安心
  • 第三者にアクセスされる可能性があるため、セキュリティ対策が重要

介護ソフトにかかる費用の特徴

では、導入にあたり、どのような費用が発生するか見てみましょう。

一般的に導入時の 初期費用 と、毎月の 月額費用 があります。

また法改正により単位数(サービスの金額)の変動や加算の追加があると介護ソフトもこれに対応するためにアップデートされます。このアップデートにより 更新追加料金 がかかることもあります。法改正の都度に料金がかかるか、かからないかで総合費用に大きな差が出ます。

その他には、事業所の規模によって介護ソフトを導入するパソコン台数の違いや、介護ソフトが対応できる介護サービスの種類や数によっても価格が変わります。

どの作業を介護ソフトで対応するかを検討して介護ソフトの内容と価格を決めていくことになります。

介護ソフトの価格の相場

上記のような導入環境の違いにより価格は様々です。また契約年数によっても価格は変動します。

最低限の機能であればフリーソフトなどでも対応はできますが、より効率化、合理化、安全な運用を希望される場合には価格と業務のバランスを考えながら数年後までの総合的な運用コストを算出し、検討されることが望ましいでしょう。

以上を踏まえ、導入形式ごとの料金の特徴を確認していきましょう。

パッケージ型

  • 導入時に契約期間の月額費用も含んだ額を一括で支払う場合が多い
    • 小規模な事業所では数十万円〜程度が多い
    • 大規模な事業所では数百万円から
    • 大規模な事業所で独自にカスタマイズを行う場合、数千万円を超える場合もある
  • ソフトのアップデートなどの更新時に費用がかかる場合がある

ASP型/クラウド型

  • 初期費用は無料が多く、月額費用は〜数万円程度
  • 法改正によるソフト更新料は無料の場合が多い

介護ソフトの選び方

これまでご説明した通り、事業内容、規模、使用用途によって選び方は様々です。

ここでは事業所規模に絞って選び方の例をご紹介します。

大規模事業所

  • 1つのソフトで複数業務に対応できるようカスタマイズされた パッケージ型 にメリット多い。
  • パッケージ型 を提供する業者は大企業であることが多く、安定したサービスが期待できる。
  • 複数事業所の場合、介護ソフトの利用者は従業員であることが多く、事業所内でのセキュリティ対策を怠ると情報漏えいの可能性がある。
  • パッケージ型は、事業所と本部の連携機能がやや弱い傾向にある。

(例)
特別養護老人ホーム、居宅介護支援事業所、訪問介護、通所介護、有料老人ホームなど多くの事業所を持つ法人。情報を一括管理し、合理化したい。
→ パッケージ型の導入は多額の費用がかかるが、事業所ごとに重複していた従業員と利用者の管理を一元化でき、事務負担が軽減。費用対効果は十分にでた。

小規模事業所

  • 導入時に初期費用を抑えることのできる ASP型/クラウド型 がメリット多い。
  • パッケージ型 のソフトを導入した数少ないパソコンが故障した場合は業務全体がストップしてしまうおそれがある。

(例)
2つのサービス業種が併設している事業所、様々な介護ソフトを試したいがコストをかけたくない。
→ 該当の業種2つの対応したASP型の介護ソフトを導入して利用者の情報、利用管理と国保連への請求などを使用している。


このような特徴から、 大規模事業所では安定した パッケージ型 、小規模事業所では導入費用の少ない ASP型/クラウド型 の利用が多い傾向 があります。

しかし、最近ではカスタマイズできないものの対応サービス業種が多いasp型も増えてきており、大規模に近い介護事業所でもasp型を採用する余地はあるように思えます。

また、価格で比較する場合は、以下のような点での比較も重要です。

  • 導入するパソコン台数による価格の変動があるか、追加料金が発生するか。
    → パッケージ型はパソコン台数が増えることで追加料金となる場合が多い。
  • 導入初期には操作で戸惑うことが多いので、操作の相談などの保守サービスが整っているか。
    → 介護ソフト導入の目的は、あくまで事務コストを抑えることです。
  • サービス拡大を視野に入れている場合に、そのサービスも対応しているか。
    → 対応していない場合、他社ソフトを導入する必要が発生してしまいます。
  • 導入実績。
    → 導入実績の高い介護ソフトは一定水準以上の顧客満足度を備えている証拠ですし、なにより事業撤退リスクが低いです。

まとめ

いくつかの視点で介護ソフトの価格について説明しました。

介護サービスはそのサービス種類毎に異なる点も多く、ソフトの導入に際して大変頭を悩ませますが、導入後の業務効率は格段に上がり、その他の業務にも良い影響が出ます。

現在の業務の中で支障がある部分や時間を取られている部分をソフトで解消する「効率化導入」と、これから業務改善をして新しいサービスに力を入れる「積極化導入」を同時に考えることもソフト選びで役立つかもしれません。

必要以上の機能を有する必要はありません。最も解決したい点を重視し、自事業の現状と合った介護ソフトを選ぶことが長期利用のためには必要です。

新しく介護ソフトの導入をお考えの方はもちろん、既に導入している方も一度介護ソフトの価格や特徴を見直してみるのも良いでしょう。

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