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居宅系介護ソフトの選び方 ご自身の事業所にマッチするソフトを見つけましょう



介護の仕事ではあらゆる場面で書類や資料の作成と提出をする機会があり、今日では同時にその量も増えています。
みなさまも業務時間の多くを事務作業に使われているのではないでしょうか。

このような状況の中で介護ソフトの利便性は格段に飛躍し、今やソフト無しでは全ての業務に対応できないのが現状ではないでしょうか。とりわけ国保連合会への介護費請求は特段の理由がない限り、何らかの介護ソフトを使用しての伝送によるものとなっていることからも、ソフトの導入はもはや避けて通れない道になっています。

新たに居宅系の介護ソフトを導入、もしくは変更しようと考えている事業所のみなさんはどのような基準でソフトを選ぶべきか悩んでおられるかと思います。
機能、金額、サポートなどソフトにより様々な違いがあります。

今回は、居宅系介護ソフトに必要不可欠な機能、あると便利な機能、居宅介護支援介護ソフトを導入してよかったこと、悪かったことなど、介護ソフトを導入する上で必要な情報を紹介しています。

ご自身の事業所にはどのような機能が必要なのか、お試し利用などもして比較した上で適切なソフトを選びましょう。それはきっと大幅な業務改善に繋がるはずです。

居宅系介護ソフト

目次

居宅系介護ソフトの主な機能

各社の居宅系介護ソフトにはそれぞれ特徴的な機能が備わっていますが、必要性が高い機能は、形式の違いさえありますが、どの介護ソフトにもほぼ共通して備わっています。まずはそのような、どの居宅系介護ソフトにも備わっていると考えられる機能を紹介します。

主な機能

  • 国保連合会への請求書作成、伝送機能
    国保連合会への伝送機能は介護ソフトには欠かせない機能の一つです。利用実績の集計から請求書作成、伝送まで一括して行うことができます。
  • 利用者台帳管理
    利用者の個人情報からサービス利用に必要な介護保険証の情報を管理します。
  • アセスメントシート(利用者の課題分析)
    利用者の課題分析のためのツールです。数種類の方式があり、選択できるものもあります。
  • 居宅介護サービス計画書(ケアプラン)作成
  • サービス担当者会議の要点管理
  • サービス利用票・提供票の作成、管理
  • 支援経過記録管理
  • 給付管理票作成

居宅系介護ソフトを導入する上でのメリット、デメリット

介護ソフトを導入するとどんなメリット、デメリットが生じるのでしょうか。
「せっかくソフトを入れたのに仕事が増えてしまった・・・」などとならないよう、例のように介護ソフト導入によるメリット・デメリットをしっかりと把握、比較して判断しましょう。

(例)

メリット デメリット
情報管理 管理・アクセスの向上
情報がパソコン内で分散していたり、ファイルが重複していて最新の情報がわからなかったものが介護ソフトによる情報の一元管理により情報の更新、必要な情報へのアクセスが容易になった。
パソコンのトラブルに弱い
ソフトが導入されているパソコンが限られている場合、そのパソコンがトラブルになると大切な情報にアクセスできなくなることがあります。定期的なバックアップや複数のパソコンから安全にアクセスできる環境を整えておけば心配ありません。
操作 介護保険請求業務がスムーズになる
全ての作業が効率化されますが、特に複雑な各種帳票からデータを集めて作成する介護保険請求業務は、介護ソフトがデータを自動挿入してくれるので記入漏れや数字の間違いを防止できます。過誤請求や返戻のチェックもできます。
ソフト操作を覚えるまでが大変
慣れ親しんだ作業方法を変えることはやはり大変。なかなかソフト操作が覚えられず導入直後はこれまでの方法より時間がかかることや間違いが増えることがあります。慣れるまでは辛抱が必要です。介護ソフトによって導入時のサポートに手厚いものから、そうでないものまで様々です。ご自身のPC操作技術を吟味し、適切なソフトを導入しましょう。
文書作成 書式に入れるだけ!
多くの機能があり、必要な文書の書式が備わっています。必要な部分に入力するだけで、完全な形の文書が出来上がりすぐに印刷ができます。
自分が使いやすいように編集は不可
書式が決まっていて便利な反面、「もう一段、表を作りたいが」「もう少し記入欄が広げたい」など、自分の使いやすいような文書や表の編集はできないことが多いです。

居宅系介護ソフトの選び方と料金の相場

介護ソフトの選び方の基準は介護事業所の規模や取り扱っているサービスの種類などによって異なります。例えば、介護ソフトを使用するのはあなたお一人ですか?それとも複数のスタッフで使用しますか?パソコン1台だけで使用しますか?それともタブレットを持ち歩いて外出先からも使用しますか?

現在の介護業界の働き方は多様になっています。介護ソフトも働き方にあったものを選ぶのが長く使うためには大切です。

介護ソフトを選ぶ際に比較するものとして、いくつか大切な点を挙げてみましょう。

1.請求業務など事業所にとって絶対に必要な機能

請求業務は事業所にとっての生命線です。間違いなく使いこなすためにわかりやすくシンプルなものが良いのか、様々な機能付きの便利で総合的な介護ソフトが良いのかを比較してみましょう。

2.リモートサポート機能

ソフト導入後やソフトのバーションアップのときには操作方法がわからないことや、思うように入力できないことがあります。そういった場合、 つながりやすい電話での操作サポート や訪問サポート、その他の各種困りごとにも対応してくれるサポートの充実はソフトを長期的に利用するにあたり必要不可欠です。サポートの利用が 有料か無料か どうかの確認もするようにしましょう。

3.導入方式(パッケージ型、ASP型など)と料金の相場

介護ソフトには、導入時にCDーROMやパソコンにダウンロードするパッケージ型と、個々の導入はなく、インターネット回線でweb上の介護ソフトにアクセスして使用するASP型があります。インターネットのクラウドを利用したクラウド型はASP型と同義です。導入形式は業務スタイルによって選ぶのが良いでしょう。

料金の相場はシンプルなソフトと多機能なソフトで大きく異なります。 ASP型ではシンプルなソフトで月額数千円程度、多機能なソフトで月額数万円程度、 パッケージ型では事業所の規模や取り扱っているサービス業種によって異なるため一概に定義することはできません。

4.安全性

個人情報を管理する上で、 安全性・セキュリティ は最も重要な点の一つです。複数のスタッフで扱う場合や、外出・外部からアクセスする場合は特に第三者の不正利用、または情報漏洩には注意しなくてはなりません。

また、ソフト自体が安定的に使用できるかも大切な点です。サポートに繋がりにくい、メンテナンスが多い、法改正やパソコンOSのバージョンアップへの対応が遅い、などは業務の遅れにつながります。

5.販売している会社の規模

介護ソフトにはフリーソフトに近いものから、数百万円かかるものまで多数あります。販売している会社の規模もそれぞれ違います。導入時に高い金額を支払ったのに、3年後の法改正による介護ソフトの更新時には販売会社が業界から撤退してしまっていた、という事態では困ります。 販売会社の会社規模、導入実績 もソフトを選ぶ上で確認が必要です。その会社のホームページや口コミ情報サイトなどの活用も良いでしょう。


この他にも、介護ソフトを導入するパソコンの合計台数や更新料、他事業分野への対応の有無など、事業所にとって判断基準としたいものがあるかと思います。介護ソフトを選ぶ際には、必要な機能の優先順位をつけることが良いでしょう。また、多くの場合、 導入前に無料お試しができます。 まずはいくつかお試し利用をしてみて、比較することもおすすめします。

居宅系介護ソフトを実際に使っているユーザーの口コミ

こちらでは、弊社が運営するカイポケの居宅系介護ソフトに関連する口コミを掲載します。実際に利用している事業者の方がどのように感じ、介護ソフトを利用しているのか少しでもお伝えできれば幸いです。

通所介護事業所インタビューから抜粋

Q.介護ソフトを導入して改善したことはなんですか?

A.書類の記入漏れが減ることや書類作成のための残業時間が減ることです。以前は、ふとスタッフを見ると転記業務をしていることがありましたが今ではありません。


Q.給付作業は楽になりましたか?

A.そうですね。以前はケアマネさんから送られてきた情報をひとつひとつ入力していましたが、利用者の提供票を送るという形にしたところ、お風呂に入っていないのに入ったことになっている、のようなチェック漏れがなくなりました。


Q.タブレットが役に立っていることはありますか?

A.カメラ機能です。利用者さんの写真や動画を撮り、ご家族に見せています。

通所介護事業所インタビューから抜粋

Q.カイポケ導入のきっかけは?

A.はじめは使い勝手に惹かれました。あとは伝送とかの業務が比較的簡単にできたと思ったので使用しています。


Q.タブレットの使い勝手はいかがですか?

A.スタッフは30~40代が中心ですが、特に使いにくいという声が上がってきたことはありません。使い始めたときには60代後半のスタッフがいましたが、機械系に疎い方ではなかったので教えていけば理解してくれました。


Q.勤怠管理機能はいかがですか?

A.便利です。勤務時間を入力するだけで総労働時間がでて、それをただチェックするだけになりました。以前ではタイムカードを使用していたので、この機能で作業時間が半分以下に減りました。勤怠管理と給与計算が連携していることも非常に助かります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
介護ソフトの導入によって業務の効率が格段に改善することは間違いないことでしょう。
今後はどんな機能が必要かなどの条件を絞ってみなさんの事業所にとって使いやすいソフトを選んでいくことになると思います。

介護の業務が複雑になる一方で、ペーパーレス化も同時に進められています。データや情報をどのように安全に管理し、必要に応じて使用するかはみなさんが介護ソフトとどう付き合っていくかに関わってきます。みなさんがより良い仕事を実現するために、少しでも業務負担を軽減できるような介護ソフトに出会えることを祈っています。

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