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【介護ソフトの導入事例】
デイサービスのケース

HTC

事例でご紹介している事業所様について

HTC株式会社

「デイサービス 我が家」として北海道札幌市を拠点とし、7つのデイサービス事業所を展開。
「私たちは基本理念として、『我が家に関わる全ての人を幸せにすること』を掲げています。『我が家』の利用者様やそのご家族はもちろん、すべての職員、そしてケアマネジャーや取引業者の皆さんなど『我が家』に関わるすべての人を幸せにし、それができる事業所を増やしていくことで、地域や介護業界全体に貢献したいと考えています」

介護ソフトを導入しようと思ったきっかけは何ですか?

開業当初の介護ソフト導入のきっかけは、介護保険の請求業務を効率化したかったためです。
ただ、後に請求業務ソフトは導入したのですが、請求業務以外の業務も効率化したいと思い、カイポケの導入を検討しました。
カイポケについては、請求業務はもちろんそれ以外の機能にも業務の効率化や生産性向上が見込めるという話を聞いており、興味をもっていました。

カイポケ導入前は手書きで同じ内容の転記など無駄が多かった

導入に際して、どのようなソフトを探していましたか?

請求業務はすでに他社ソフトを使っていたので困っておらず、特に記録関係の業務を効率化できるものを探していました。
カイポケ導入前は、記録は手書きだったため効率が悪く、転記の作業もあって利用者様と向き合う時間を削られているような状況でした。同じ内容を違う書式に転記するなど無駄な業務時間が発生していました。
したがって、一つのソフトをいれることで記録まで完結し、利用者様と向き合う時間を増やしたいと思っていました。

カイポケ導入で年間約100万のコスト削減、月15時間の削減に成功

導入の決め手は何でしたか?

カイポケは、費用対効果が高いと感じたことが一番の理由です。
現在、デイサービス7施設を運営していますが、カイポケの導入によって、月間で9万円、年間にすると約100万円のコスト削減ができています。
特に請求だけでなく、記録業務も簡単にできて転記の作業もなくなったので、業務負担の軽減や効率化が達成できていますし、生産性向上も実現できていると思います。

使う前と使った後でどのような変化がありましたか?

導入前は、記録業務は紙ベースで行っていました。 そのため、日によっては日中利用者様対応に追われて記録は後回しになっていました。送迎を終えてから書くというのも多かったです。 
導入後は、時間内に記録をすべて終えることができるようになりました。
ご家族あての連絡帳も以前だと記入していましたが、記入のための時間をとる必要もなく、昼食メニューもすべてカイポケ上で簡単に入力できるので、記入の手間も削減できました。

時間の削減効果も大きく、記録には1日1時間かかっていたのが15分程度に短縮できました。月にすると15時間ほどの削減ができています。
そのほかタブレットで入浴した、機能訓練した、しないなど提供したサービスがカイポケに即時連携され、1日の実績もすぐに反映されるのも良いですね。それらによって、確認作業も容易になりました。 
請求についてもタブレットから実績反映できるようになったため、3日かかっていたものが実質1~2時間で済んでいます。 そのため、捻出した時間を利用者様と向き合う時間や他の業務にあてられるようになりました。

操作性もシンプル、タブレット入力すると提供表など自動で反映されるので便利

当初想定していないようなことで良かった、使えると思った機能などありますか?

例えば、実績確定した後でも修正が簡単なことは助かりました。間違えに後で気づいても、確定を解除して直せるので、素早く対応ができています。

それ以外では、操作性もシンプルでわかりやすく、タブレットで入力するとサービス提供表や業務日誌、連絡帳に自動で反映されるので重宝しています。
その他、担当者会議にタブレットを持っていき、撮影した事業所での利用者様の様子などの動画を見ていただくことで雰囲気や提供サービス内容がよくわかると評判が良いです。

利用者様との時間が増え・ケアの質向上やスタッフの気持ちにも余裕ができた

職員さんからの評判はいかがですか?

現場スタッフも抵抗なく使用できていますし、タブレットについては新たな業務を覚える喜びを感じているスタッフもいます。
また、ソフト導入によって利用者様にかかわる時間は増えています。それに加えスタッフも気持ちの余裕が持てています。かかわる時間が増えたことでケアの質の向上にもつながっていると思いますね。 
それ以外でもカイポケではレクリエーション素材もアップしているので助かっています。


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