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【介護ソフトの導入事例】
訪問看護事業所のケース

ピアラボ

事例でご紹介している事業所様について

株式会社 ピアラボ様

埼玉県の鶴ヶ島、狭山、東松山エリアに、
・24時間365日いつでも手を差し伸べます。
・何歳でも、どんな病気でも、医療依存度が高くても。ご希望に応じて、在宅療養を支援します。
・ご利用者様と病院と地域をつなぐ架け橋となります。
上記のような事業理念を掲げ、訪問看護ステーションを展開しています。

一つのソフトで業務が完結するようなものを探していた。

介護ソフトを導入しようと思ったきっかけは何ですか?

訪問看護の事業所を立ち上げるため、以前から介護ソフトを使っていたこともあり、業務効率化のために最初から介護ソフトは導入しようと考えていました。

以前使っていた介護ソフトはカナミックでした。 導入したのは親会社へすすめられたからですが、使いづらいという印象がありましたね。使いづらいというのは、機能が多すぎて例えば介護保険や医療保険で必須なのかそうでないかわかりにくかったということがありました。これが必要というもので記録に残す(経過記録)ものが判断つきにくい感じでした。

導入に際して、どのようなソフトを探していましたか?

ソフトで伝送ができて、スケジュール管理や勤怠管理ができ、必要な文書ひな形が全部そろっていることです。また、要件としてはファクタリングもできるというのもありました。一つのソフトをいれることで業務が完結するようなものを探していました。

サービスの導入にあたりどのような会社と比較しましたか?

いろんなセールスがきたのですが、どれをとってもカイポケよりも必要な機能がわかりやすくはなっていなかった印象でした。特にカイポケの初見でよかったのは、左から順番に入力していければ必要な情報入力が終わるというところでしたね。

ソフト一つで業務が完結し、必要な機能がわかりやすいため導入を決意

導入の決め手は何でしたか?

やはり一つに完結するということですね。あとは、今ではだいぶクラウド化されているのが普通になってきていますが、ソフト導入した初期頃のタイミングではその要素も大きかったです。ただし、一つに完結するといっても、豊富な機能がかえって邪魔になっているというのも他のソフトではあるので、必要な機能がわかりやすくなっているというのも重要です。

例え網羅されていたとしても、ポイントがおさえられていないと、そこに対応できずに実地指導で指摘が入ることもあるので。

使う前と使った後でどのような変化がありましたか?

当初から目指していたICT化、完全オンライン化が実現できました。今コロナで特にそこは必要不可欠になっていると感じます。もちろん、必要なところは接触しますが、非接触で済む要素はすべてオンラインで完結できています。

初心者でもはじめやすく、オンラインで事務所に誰もいなくても成立

実際使ってみて具体的にどこが良いと感じていますか?

いくつかありますが良いと感じているのは、まず初心者でもはじめやすく、全部の機能がそろっていて、かゆいところに手が届くことです。また、法改正に対する対応もすぐにリリースされていて早く、シンプルな機能の中にたくさんの運用者目線での効率化の工夫がされていることです。さらに、クラウド化されているので、重症対応など出入りが激しい状況でも帳票のチェック(計画書)が一目瞭然でスプシに張り付けてオンラインですぐにいつどこにあるかみんなが見られるようになることです。

スケジュールもチャットワークにのせることでスケジュールのダブルチェックが不要で記録はオンラインのIPadなどで実施でき、帳票管理までオンライン化しているので、事務所に誰もいなくても成立します。その他にも、請求がやりやすいです。具体的には、エラーが的確でどこを間違っているかがわかりやすく、ひもづいている情報として伝送、引き落とし、管理まで完結することです。

当初想定していないようなことで良かった、使えると思った機能などありますか?

経営管理の機能も充実していて、請求情報と売上台帳が一瞬で終わるということでしょうか。また、医療の利用者別予実も便利で、医療の人だと一人目と二人目がわかれてでるのは便利に感じました。

それ以外では、データ連携ですね。 提供表を見て、ケアマネもカイポケを使っていることを確認できれば、データ連携を使ってポチっとすれば面倒なFAX、PDF化等のやりとりがなく便利です。

記録の時間削減で残業が完全に削減できた。

ソフト導入の成果として実感されていることはありますか?

いくつかありますが、まず記録の時間が削減されました。その恩恵はコロナになると余計強く、時間短縮できていますね。また、家で記録が書けるし、ちょっとした空き時間を活用できるのも良い点としてあげられます。これらにより、残業が完全に削減できています。

職員さんからの評判はいかがですか?

何をすればよいのか、例えば記録書1と2を書けば完了などが明確なので評判は良いです。そして、TOP画面からかんたんにアクセスできるのはわかりやすいし楽だと喜ばれています。


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