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松澤平様

株式会社リハサポート 様
代表 松澤 平 様

グループチャット活用
業務効率化!
電話のみならず社内での
チャット活用を積極的に!

社内のケアマネージャー
1名につき1台貸与、<
年配の職員も積極的に活用!

カイポケモバイルは居宅部門のケアマネージャーの人数分契約をし、それぞれに貸与しています。ケアマネージャーはその業務内容においても、事業所外に出ていることがほとんどのため、職員間の情報共有・連絡網として使ってもらっています。通話もよく利用しますが、複数人間での情報や書類の共有にはチャットツールを利用しています。 年配の職員にも積極的に使いこなしてもらうため、細かなルールは設けず操作はできるだけ簡素にしています。例えば情報共有の仕方も、写真におさめたものをそのまま送ってもらったり、スクリーンショットなども活用しています。

女性がスマートフォンを操作している様子

手が空いた時に
それぞれが連絡を
送れる・返せる環境

それぞれが担当者会議や利用者宅にいたりなど電話が出れないタイミングも多いので、グループチャットを用いて時間を問わず連絡のやり取りが行えるようになったことで、送る側にとっても受ける側にとってもスムーズな情報共有が行えるようになりました。

社内研修に
カイポケモバイルを活用
職員全体で事業所に
集まる研修から、
離れた場所からも
参加できる研修スタイルに。

社内研修資料を
紙からデータ共有へ

社内で月に1回研修を実施していますが、これまでは職員全員が事業所に集まれるタイミングを探してスケジュールを組み、資料についても紙媒体で人数分印刷して配布をしていました。今ではカイポケモバイルを通じてWeb会議用のツールを用い、必要なタイミングに遠隔で研修を行えるようになりました。資料も紙配布だったものから、社内のグループチャットで全員にPDFデータを送信するだけで済むようになったことが、一番効率化を実感しています。

資料

大事なのは、まず試すこと

今カイポケモバイルを利用してもらっている職員も、プライベートで利用している携帯電話はガラケーでした。しかし、全員がスマートフォンを使うことにより、情報・書類などの共有が全体に1度だけの手間で済むようになるため、人数分用意することを決めました。使いこなしてもらえるよう、アカウントの設定方法やアプリの操作など、最初に必要になる部分はサポートし、その後は各自で見ていただくようにしました。勿論こういった取り組みをすることに苦手意識がある職員もいますが、継続して慣れていってもらうことで運用定着ができています。

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