活用事例
九州ライフネット株式会社 様
代表 川崎 淳子 様
スマホとタブレットの
W活用で、
フルリモートワークを実現
チーム内での認識差異を
埋めるために
スマホへの移行を決意
事業所全体で活用することで、
フルリモートワークを実現。
弊社は居宅介護支援事業所を単独で運営しています。ほぼ100％リモートワークでの働き方を採用しており、フリーランス制も取っているため、カイポケモバイルは個々の働き方に応じて必要とするスタッフ分契約をし、貸与しています。また、カイポケタブレットも借りているのですが、自宅などリモート環境下での事務作業はタブレット、外出先ではスマホと使い分けをしています。
文章や口頭では
伝わりづらい情報は、
写真を撮って即共有。
以前はそれこそ「通話ができれば良い」という考えのもとガラケーを利用していましたが、例えば床ずれの状態など、文字だけではなかなか伝わりづらい情報を共有する際に、情報の受け取り手との間に認識差異が発生してしまうことがありました。こういった写真や動画であればひと目で把握してもらえる情報を、文章や口頭で共有することで困る場面が多々あったことから、チーム内での認識差異を埋めるためにスマホへの移行を決意しました。 電話番号が変わってしまうという点においては、実は導入までに1年ほど迷っていた時期がありましたが、結果として1ヶ月もあれば利用者様や関係各所への周知も完了し、その手間自体もさほどかかりませんでした。今思うと悩んでいた時間がとてももったいなかったなと思います。今思うと悩んでいた時間がとてももったいなかったなと思います。弊社のように番号引き継ぎが検討される上でのネックと考えている方がいるとしたら、是非一歩踏み出されることをおすすめしたいです。
地域全体の効率的な
連携が実現
関係者全員にとっての
効率的な情報共有が
チームの絆を深める。
LINEWORKSの
活用で連携強化
社内外での情報共有にLINE WORKS*1を利用しています。LINEWORKSは使い勝手がLINEに似ているチャットツールのため、自社内のみならず関係事業所含む地域全体ですぐに使いこなすことができました。 私たちの地域では1人の利用者様に対し1つのグループチャットを作成しており、各事業所の担当者がそこに参加しています。そこでは各サービスを実施した時の報告や、動画・画像などによる共有が上がるようになっており、関係者全員がタイムリーに情報把握できるようになっています。これまでであればコミュニケーション手段が限られていたがために、こちらから直接現地に赴いて情報をキャッチしにいくという場面も多々あったのですが、そういった時間が減り、業務量が大幅に圧縮されました。 またそういったチャット機能と併せて、担当者会議の日程調整やコロナ禍での生活状況に関する調査などをLINE WORKSのアンケート機能を利用して行っており、こちらもとても便利です。 *1 …ビジネス版LINE。組織・チームのためのコミュニケーションツール
スマホアプリで効率化、
業務の無駄を徹底的に削減
オンライン会議により
移動時間を削減！
スマホだから少ない荷物で
出先からも参加できる
弊社ではフルリモートワークを実現しているので、会議などはオンラインミーティングツールを適宜活用しています。直近は新型コロナの影響もあり、社内はもちろん社外との会議においてもZOOM*2を利用しており、担当者会議の議事録などもZOOMの録画データをそのまま保管や共有するという形をとっています。スマホからZOOMに参加できることで場所や移動時間を考慮する必要がなくなり、これまでだったら開催が難しかった夕方遅めの時間帯などにも実施できるようになりましたし、何より遠方に住まれているご家族様もご参加いただけるため大変喜ばれています。
チームとしての
成長を実感
スマホならではのツールを使った取り組みを始めるにあたり、まず「こういったものを使って、こういったことに取り組んでいます」という内容のチラシを作成し、地域に周知しました。徐々にですが、この周知をきっかけに「うちでも使ってみよう」とガラケーからスマホに変えられた他の事業所様も出てきて、最終的に地域全体での効率的な連携が実現できました。この方法での他事業所間連携を始めたことで、チームの絆が深まり、情報共有頻度も増えたので、チームとしての成長を感じています。 *2 …オンライン上でミーティングを開催できるWeb会議システム。