業務効率の改善に結びつくおすすめの介護ソフトを導入しましょう。
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介護保険制度が定着した現在、この制度の中核的な担い手といえる介護事業者に向けて、業務の効率化を目的にしたさまざまな介護ソフトが販売されるようになっています。
この記事では、介護事業所において業務効率の向上やコスト削減につながる、おすすめの介護ソフトの選び方や調べ方などについて紹介します。
目次
おすすめの介護ソフトとは？
介護事業所が国保連合会への請求や介護の記録などを、手書きではなくパソコンやモバイル端末を用いて行えるソフトのことを、介護ソフトと呼んでいます。
現在、介護ソフトは様々な企業から販売されており、機能を介護の記録や請求だけに限定したものから、介護の記録や国保連合会への請求はもちろん、ご利用者への自己負担分の請求、さらには介護職員の勤怠管理までも可能なものまで、潤沢な選択が可能な状況となっています。
このような状況下では、自らの事業に適した介護ソフトを選択するには、搭載されている機能がはたして業務改善につながるか、また、初期導入の際に多大な導入コストがかからないか、介護ソフトの入れ替えの場合には、ソフトのランニングコストが軽減できるか（または業務効率が改善されるか）も重要なポイントとなります。
介護事業者の業務において、最も煩雑な業務として国保連合会やご利用者への1割（または2割、制度改正後3割含む）の自己負担を請求する、いわゆるレセプト業務が挙げられますが、この業務の効率化と正確さが担保できなければ、介護ソフトを導入の意味はないといっても過言ではありません。
また、このレセプト業務につながる介護の記録に関して、記録の入力作業が容易であり、入力したデータの検索や出力などのデータ管理が効率的に行えることが求められます。
介護ソフト選定に当たり、上記2つに当てはまることは必須の条件であると言うことができ、この機能がしっかりしている場合、おすすめできる介護ソフトの１つになるといえるでしょう。
現在では、この2つの基本的機能に加え、介護職員の勤務表の作成機能やそれに基づく勤怠管理機能、日々の業務の役割を決める勤務シフト作成機能までもができる介護ソフトが登場しており、全ての事業所にとっておすすめの介護ソフトを定義することは非常に困難です。
このように多様な介護ソフトが様々売られている中で、ご自身の事業所に適合した介護ソフトをどのように見つければよいのでしょうか。
自らの事業所に適したおすすめ介護ソフトの探し方
実際に、自らの事業所に適した介護ソフトを探す場合、次のような手順が考えられます。
ステップ1 販売店等への問い合わせ
介護ソフトに関する情報収集を行う場合、まずインターネット検索やダイレクトメールなどの資料を活用することが考えられますが、その他の手段として、全国社会福祉協議会主催の「国際福祉機器展」等の展示会へ参加してみることも有効な手段の1つになるでしょう。
このような展示会では、介護用品や機器はもちろん、介護ソフトに関しても複数の会社から出店されており、直接見て手で触れ、担当者に聞くことができる貴重な機会です。
しかし、このような展示会ならではのデメリットもあり、全国の介護事業所から担当者が参加するため、特に人気の介護ソフトの企業ブースは非常に混雑しており、じっくりと比較検討する時間が持てないことが懸念されます。なので、あらかじめ見学するブースを決めておき、それ以外のソフト会社についてはパンフレットを持ち帰るなど、対策を講じたほうが効率的といえます。
ステップ2 見積もりや訪問デモンストレーションを依頼する
収集したパンフレットに基づき選定を進め、まず、事業所の規模や顧客数、機能やオプション選択の有無、操作する職員の人数などを基に、具体的な見積もり金額作製の依頼をしましょう。
具体的な見積もり金額が報告され、事業所における費用対効果の基準をクリアしたならば、無料体験やデモンストレーションができる介護ソフトの場合、実際に使用する事業所内において、試用してみることをおすすめします。
このとき可能であれば、既に事業所へ設置してあるパソコンやモバイル端末へ介護ソフトのインストールを行い、動作の確認や画面表示の不具合ないかの確認をしておくと安心できるでしょう。
ステップ3 試用期間を利用してお試し利用する
恐らくここまでの段階で数社ほどに絞られているのではないかと思います。最終的な見積もりを受け取った後では、介護ソフトの選択も最終段階となります。
介護ソフトによっては、数日から数か月の試用期間を設けているところもありますので、この試用期間を活用して、介護の記録から国保連合会の伝送までの感覚、ご利用者の自己負担分の請求までを何回か体験し、業務効率が本当に向上するのか、また、業務コストが期待通りに軽減されているのかを、実際の利用経験から判断します。
おすすめの介護ソフトの選び方
介護ソフトの情報収集を行い、デモンストレーションや試用期間を経た後は、自らの事業所において業務の効率化が実現することを主な基準に、適した介護ソフトの選択へと進みます。
ソフトを選択する際には、介護事業所の規模により、サービスの提供量や操作する職員の操作スキル・経験・人数などが異なり、選定基準も多様化します。
以下では、参考として規模別の選択方法を記載します。
大・中規模事業所
大・中規模事業所における介護ソフトの選び方で重要となることは、顧客数はもちろん、1日当たりのサービス利用者数も多くなるため、入力業務を行う介護スタッフ数が多くなるという背景から、複数台のパソコンやモバイル端末がクラウド上などでネットワーク化され、各端末が同時に稼働する仕組みを選択することが介護ソフトの選択の前提条件となります。
仮に、ネットワークによる稼働ができないとした場合、介護の記録などを入力スタッフは端末前で順番待ちをすることになり、業務効率の低下につながってしまうからです。
小規模事業所
小規模事業所の場合は、同時に複数の介護職員が記録などの業務を行うことは少ないと思われますが、職員数が少ない分、スタッフ１人あたりの業務範囲は多岐にわたってきます。例えば、トイレやふろ場、食堂など、どこでもリアルタイムで入力でき、また、過去の記録を検索できるよう、Wi-Fi（Wireless
Fidelityの略）による入出力手法を用いることができるか否かが、業務の効率化につながる選択といえます。
仮にこの仕組みがないとすると、トイレで、また、風呂場で、食堂で、一度メモ用紙に記録した介護の記録などを、パソコンやモバイル端末へ転記するという２度手間が生じることになります。
全事業所共通
従前の介護ソフトでは、コンピューターリテラシーと呼ばれたパソコンの活用能力が求められることがあり、どれだけパソコンや介護ソフトの経験者が存在するかによって選択肢が増減しましたが、今では操作性に優れ、どんな介護職員でも気軽に操作できる介護ソフトが主流となっています。ですから全介護職員へ定着するかどうかということもソフトを選ぶ際に重要なポイントとなるでしょう。
おすすめ介護ソフトにある便利な機能
まず、介護ソフトとして、介護保険制度や介護報酬単価の改定に対応することが必須条件といえます。この他に、介護ソフトの使用者であるユーザー（介護職員）へのサポートや、トラブル発生時の緊急対応、セキュリティ対策機能など、ソフトに付加されていると便利な機能といえます。
また、介護ソフトの変更をする際には、以前のソフトから新たに入れ替えるソフトへ、利用者のデータ等が移行できるサービスが付いていると、情報の入れ替え作業を安全に・迅速に行うことができます。
まとめ
介護事業者が導入するのにおすすめの介護ソフトは、業務の効率化が実現でき、そのために要するコストが低廉なソフトのことだといえます。
介護ソフトの導入により、事務業務の時間を短くすることができれば、新たにつくられた時間を、介護サービスなどの直接処遇面に転用することが可能となり、介護サービスの質が向上するなど、結果的に利用者にもメリットをもたらすこともできます。
この記事を参考に、自事業所に見合った最適な介護ソフトを導入して欲しいです。
介護ソフトのメイン機能である請求機能について、
こちらからカイポケのレセプト機能の詳細を見る
ことができますので、ぜひご参考にしてください。
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