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介護ソフトで記録やデータ管理を行って、業務効率改善をしよう!



介護ソフトは、世の中に様々な種類が出回っています。
サービス種別や規模によって、介護ソフトの合う・合わないがありますが、皆さんは、ご自身の事業に合った介護ソフトを選択し、業務の効率化を図ることが出来ているでしょうか。

今回は、記録機能を持つ介護ソフトについて紹介していきたいと思います。これから介護ソフトを導入しようと思っている事業主様は必見です。是非参考にしてください。

介護 記録 ソフト

目次

記録機能を持つ介護ソフトとは?

介護ソフトにおける「記録」というのは、医療現場でいうところの「カルテ」に相当します。

例えば、訪問看護サービスにおいて、居宅に訪問した際、利用者の血圧、体温、その他心身状態について記録することが義務付けられていますが、こういったものをその場でタブレット形式の媒体や事務所のパソコンで入力することを、記録するといいます。

それ以外にも、利用者の訪問記録、訪問履歴など、利用者個人に関する時系列の情報を入力、管理することが出来る機能が付帯しているものを「記録機能を持つ介護ソフト」という解釈で結構です。

記録機能を持つ介護ソフトを導入するメリット

実際に、地域で介護業務に携わったことのある方ならイメージすることが出来ると思いますが、地域での介護サービス提供にあたって欠かすことが出来ないのが「記録」です。

地域の介護事業所の場合、大病院とは異なり、診療管理、医療行為、介護ケアなど、部門が分かれていることはほとんどありません。
そうなってくると、事業運営をする際に求められてくるのが 「業務効率」 です。

介護ソフトというのは、一般的に、レセプト業務をはじめ、情報管理システム、雇用者の給与管理など多くの機能が付帯しているものが多いですが、これら全てを手書きや口頭でのやりとりであった場合を考えてみましょう。

例えば、午前中3件訪問に行き(もちろん移動時間もあります)、そこから事務所に帰ってから紙カルテに、情報を記載する・・・となった場合、利用者の状況については、一時的にメモに残すなどしなければなりません。

万が一、外部で落としてしまった場合、情報漏洩の危険性がありますが、その場ですぐに記録できるシステムがあれば、そういった心配もなくなります。
なお、移動の合間で記録できるようになる分、業務も効率化します。

また、介護事業では記入する必要のある多くの帳票。
手書きで転記を行っているとヒューマンエラーが生じやすいですが、自動転記機能の付いた介護ソフトを導入すればそれも解消でき、再計算などの必要もなくなるため業務効率の改善につながります。

記録機能を持つ介護ソフトの選び方

記録システム付帯の介護ソフトを選ぶ際に重要視して欲しいポイントは4つあります。記録が出来るということは、大前提で、それ以外の重要な点について紹介させて頂きます。

① 料金面

介護ソフト会社によっては、付帯しているサービスの違いも当然ながら、初期費用、ランニングコストも変わってきます。

ご自身の事業所の経営状況や、事業形態に合わせて、どの程度介護ソフトにお金をかけられるのかは判断が必要です。
そのため、まずはこの料金面の確認をしましょう。

初期費用は一切かからないが、月ごとにランニングコストが必要なものや、初期費用は多大ながら、ランニングコストは抑えられるものなど、種類によって料金面は大きな違いがあります。

② 機能面

例えばカイポケの場合は、レセプト業務以外にも、給与管理、マイナンバー管理など、様々な機能が付帯しています。

付帯している機能が多ければ多いほど、業務効率は格段に向上しますが、その分コストがかかることが多いです。
タブレット式の入力媒体があることも、機能面として優れている点になります。

訪問先での情報入力業務というのは、事務所に戻ってから入力する手間を考えると、各段に業務効率の改善に繋がります。

③ サポート面

実のところ、介護ソフトにおいて最重要といっても過言ではないのが、このサポート面についてです。

介護ソフトを導入したけど使い方がわからない。
また、法改正に伴うバージョンアップが必要となった場合でも、無料でしてくれる介護ソフトもあれば、有料のものもありますので、こういった後々の対応がきちんとされているかの確認は、導入前に確認することをお薦めします。

あと、重要視して欲しいことは、コールセンターの充実度についてです。
法改正に伴う介護ソフトの定期的なアップデートについて、最近のソフトはASP型のものが主流ですので、インターネット接続環境下であれば更新されるものがほとんどです。

ソフトによって大きな差異はありませんが、直接電話で、ソフトの操作方法など、説明してもらいたい時に、コールセンターの対応が不十分だと、業務効率に著しく支障をきたします。

ほとんどありませんが、介護業務のイロハを知らないコール担当者だった場合、こちらの納得いく形での返答が得られないケースも見受けられますので、コールセンター対応がきちんとしているのかどうかについては、営業を受けた際に確認をしてみましょう。

④ 操作面

ここでも、カイポケを例に挙げますと、外出先でタブレットから記録が可能になっています。

また、訪問記録などがレセプトや勤務実績と連携するため、入力の手間が軽減するなど業務効率も格段に向上します。

たくさん機能がついているけど、どこをどう操作すればいいかわからないということもなく、指示に従って入力を進めていけば操作が完了します。

まとめ

今回は、記録システムのある介護ソフトについて紹介させて頂きました。

何が優れているのか、劣っているのかについては、各介護ソフトを見比べる必要があります。

他事業所からの意見なども考慮しながら、ご自身の事業所にあった介護ソフトの導入をしてみてください。
また、出来るだけデモを導入し、実際に体験することをお薦めします。

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