介護保険請求だけではない
経営支援の介護ソフト「カイポケ」

カイポケ経営支援サービスは、サポート体制が充実しています。
97.3%の受電率を誇るカスタマーセンターで、ご不明点があった際には、すぐに電話でご相談いただけます。

他の介護ソフトからカイポケへ乗り換える際、データ移行に関しても無料で対応しております。パソコンが苦手な方にも、安心してご利用いただける体制を整えております。

カイポケは、お預かりしたデータを厳重に管理しています。
カイポケのクラウドサービスのため、設定が済んだパソコンでしたら、時間や場所を問わずにご利用いただくことができます。利用者様の人数や、カイポケをご利用される職員数が増えても追加料金は掛かりません。

万が一、パソコンが故障してしまった場合でも、他のパソコンでカイポケを利用することができるので、可用性に優れています。

介護事業者にとって必ず必要となるといっても過言ではない介護ソフトについて解説したいと思います、介護ソフトとはどのようなものなのか、具体的な機能、実際の導入方法などについて記しましたので、介護ソフトの導入を初めて検討している介護事業者の方は、参考にしてください。

介護ソフトウェアとは、簡単に表現すると、介護事業所における介護の記録や国保連合会への請求など、煩雑となりがちな事務的な作業を支援してくれるソフトウェアのことです。事務業務をIT化することにより、業務効率を高めてくれるシステムといえます。

この介護ソフトは、介護事業所が提供する介護サービス区分ごとに用意されていることが多く、例えば、居宅介護支援や通所介護サービス、通所リハビリサービス、訪問介護サービス、訪問看護、サービス付き高齢者賃貸住宅、福祉用具貸与、福祉用具販売、放課後等デイサービスなど、各種の事業に対応するように用意されています。

また、これらのソフトには、それぞれ国保連合会へのレセプト業務や、ご利用者へ直接請求する、いわゆる自己負担分の請求業務、介護スタッフの給与計算などの経費関連、ホームページ作成などの営業支援、さらには法人設立や商圏調査などの開業支援、その他さまざまな便利機能といったものまで含めたものが販売されています。

こちらでは、介護事業所が介護ソフトを選定し導入する手順について解説します。まず前提として、数多くの介護ソフトから１つ選ぶために、導入の目的をはっきりとさせることが重要です。具体的には、業務効率を向上させたい、あるいは、国保連合会などへの請求のミスをなくしたいなどです。

また、導入後の介護事業所におけるICT化の定着を目的として、この目的を明確化する段階から、プロジェクトチームを立ち上げ、選定から導入まで、ソフトを直接操作するスタッフが中心となり行う工夫があってもよいでしょう。

無料試用期間について

導入する目的を明確化したら、無料試用期間を使ってみる等、ご自身の事業所に適した介護ソフトの検討を進めます。

かつては、無料の試用期間などを設けている介護ソフト会社は少なく、実際の現場での活用方法等については、既に導入している介護事業所を訪問・見学するなどして、導入後の利用イメージを予測していましたが、今では数日から数か月間、無料試用できる仕組みを設けている介護ソフト会社も多くなりましたので、この仕組みを使い、ご自身の事業者が導入した際の効果などの測定を進めたいです。

見積もりについて

訪問デモンストレーションや無料試用期間を経た後は、介護ソフト会社へ、導入しようとする事業所の規模や1日当たりの利用者数、職員数等の利用条件を伝え、詳細な見積もりの作成をしてもらいましょう。

現在は、介護ソフトを一括購入する場合と、これを割賦やリース払いする方法、また、月額定額制の利用料金など、さまざまな支払・利用方法がありますので、試用期間等において確認した業務の効率化の程度と費用とのバランスを考え、導入の検討を進める必要があります。

実際の導入作業について

導入したいソフトについて見積もり金額も確認し、契約を交わしたらいよいよご自身の事業所へ導入することとなります。この導入の形式ですが、介護ソフトによって異なります。介護ソフトは大きくASP型とパッケージ型に分類することができます。

ASP型は、インターネットを用いてご自身の事業所のパソコンやタブレット、スマートフォンから利用することになります。

パッケージ型は、CD-ROM等のメディアに書き込まれたソフトを購入し、ご自身の事業所のパソコンにインストールすることとなります。介護ソフト会社によっては導入サポートサービスを展開していることもあるので、初めて介護ソフトを利用する場合には積極的に利用するとトラブルなく導入することができるでしょう。

介護ソフトのサポート体制には、介護ソフトの使い方等に疑問が生じた際に、電話による問い合わせができる電話サポートを基本として、導入時や電話だけでは解決しない問題に対する訪問サポート体制が用意されているのが一般的となっています。

このようなサポート体制は、実際に利用してみないと使い勝手がわかりません。会社のホームページには「充実したサポート制度あり！」などと記載されていても、蓋を開けてみれば全然対応してくれない、なんてことでは困ってしまいます。

まずは、しっかりと電話が繋がるかどうか、スタッフのソフトや介護制度に対する知識はどうか等、ご自身で気になるポイントを実際に電話してみることで確認することをおすすめします。そのためにも、無料体験を有効活用してみてはいかがでしょうか。

介護事業者が介護ソフトを導入するメリットは、介護事業者のご利用者へ介護サービスを提供するとき、国保連合会への請求のときの大きく2つの業務で導入のメリットが生じるのが一般的とされています。

介護サービスの提供現場におけるメリット

介護サービスの提供現場における介護ソフトの導入メリットは、まず業務効率が向上することが挙げられます。

具体的には、体温や血圧などのバイタルチェックの記録など、一度パソコンやモバイル端末へ入力したならば、例えば、その情報は、看護記録や介護の記録、また、デイサービスなどの事業者の場合は、連絡帳へ自動で転記することができるため、同じ記録を複数個所へ記録するという作業が軽減され、業務効率の向上に繋がります。

また、入力した情報は、データとして保存されるため、過去の記録の検索が容易となり、たくさんの記録用紙とにらめっこする作業が必要なくなります。

副次的にですが、これによる業務の効率化で生まれた時間は、介護事業所ご利用者へのサービスへ充てることができるため、より質の高い介護サービスの提供のために時間が取れるなど、利用者の満足度も向上することが考えられます。

国保連合会等への請求事務におけるメリット

国保連合会等への請求事務におけるメリットも、煩雑となる事務作業の効率化が実現できること、人為的なミスの削減が挙げられます。

特に、請求業務の場合、何らかの誤りがあった場合は、自事業者のみならずケアプランの作成をするケアマネージャーや、介護給付費の支払いをする市区町村などへ迷惑をかけることになり、他事業者や行政機関などからの信頼を失うことに繋がることが危惧されるからです。

このような社会的信頼度を低下させないため、また、よりスピーディーに請求業務を行うため、介護ソフトの導入が欠かせません。

介護事業所が導入する介護ソフトは、居宅介護支援や通所介護サービスなど、サービス区分ごとに適した内容のものが用意され、それぞれ請求業務や経費関連、情報管理、便利機能などの多くの機能を使うことができます。

また、この介護ソフトの導入にあたっては、ソフトに関する情報収集やデモンストレーション、無料試用期間といったサービスを利用して、事業所の業務効率を向上させることなどを優先した選択が求められること、さらに、導入後の介護ソフト会社からのサポート体制なども含めた、総合的な選択が必要になるでしょう

介護ソフトを選択する際、単に販売・利用価格が低廉であることや、知り合いの介護事業所で使っているからなど、安易な理由で導入してしまっては、様々な弊害が起きてしまう可能性があります。

例えば、介護保険制度の改定などに対応しておらず、その対応に必要以上の手間を要してしまうことや、購入・導入後のサポート体制が無く、または貧弱であり、実際の業務においてうまく機能させることができなかったなどです。

このような事態に陥ってしまっては、介護事業者の運営に対するリスクは高まるばかりですので、慎重なソフト選びが必要となります。

いつまでも長く使用できる、自事業者に合った最適な介護ソフトを、この記事を参考にして導入して欲しいと思います。