膨大な紙業務がPC1台で完結！業務効率化を叶えるカイポケ活用術
ライジングサン株式会社
大阪府で有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅、ケアプランセンター、ヘルパーステーション、デイサービスを『花りぼん』という施設名で展開し、現在9か所で運営されています。
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開業年月 2015年8月
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大阪府堺市
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訪問介護、住宅型有料老人ホーム
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利用定員 38名（有料老人ホーム 花りぼん石原）
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職員数 20名（2023年10月時点）
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課題
- 記録用紙（テレッサ）の確認、実績への転記に膨大な時間がかかる
- 年間約35,000枚の記録用紙（利用者1人月70～80枚×12ヶ月×38名）の管理、保管が大変
- 机が紙でいっぱいになるほど紙の業務が多く、ファイリングなど煩雑な作業が発生
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導入の
ポイント- スマホ記録はチェックをつけていくだけで簡単、実績へ反映できる
- 「データ連携機能」でケアマネへの実績共有が一瞬で終わる
- カイポケを利用している事業所が多く、職員採用時も利用経験のある職員を受け入れやすい
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効果
- 記録や帳票などのチェックはPC1台あれば完結、ペーパレス化
- データ連携が浸透し、FAX業務も削減
- 運営指導対策など間接業務の効率化を実感
ライジングサン株式会社様は、大阪府で有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅、ケアプランセンター、ヘルパーステーション、デイサービスを『花りぼん』という施設名で展開し、現在9か所で運営されています。今回はカイポケ導入前のご状況から導入後の変化を、『有料老人ホーム花りぼん石原』にお勤めの小西様と上松様にお話を伺いました。
有料老人ホーム花りぼん石原
年間35,000枚もの記録用紙を管理！常に机の上が紙でいっぱいでした。
カイポケを導入する前の悩みを教えてください。
花りぼんは有料老人ホームやサービス付き高齢者住宅に入居している方へ訪問介護サービスを提供しているので、毎日複数回のサービス提供があります。以前は複写式の記録用紙（テレッサ）にヘルパーさんが記録を書いていたので、利用者さん1人あたり1ヶ月で70~80枚くらいはサービス提供の記録用紙があるんです。花りぼん石原では38人の方が入所しているので、1年分となると35,000枚程度ですね。あらためて数字をみるとすごい数だと思います。さらに国保連へ請求するためにサービス提供票に実績を付ける作業も、記録用紙を見ながら、1件1件の実績を転記していました。
記録用紙は1枚ずつ内容を確認し、抜け漏れを修正したり、ファイリングする際に日付順に並べ替えるといった作業をするので、常に机の上が紙でいっぱいでした。用紙が山のように積み上がり、何かの拍子で机から滑り落ちたりしたら、もう最悪でしたね。
また、記録用紙の保管も、事業所の中には置く場所が無いので、倉庫として1部屋用意して保管しなければいけませんでした。「ケア提供に関連する記録書類は2年、国保連請求書や明細は5年間の保管ルール」があり、運営指導で確認されることもありますから、安易に捨てることもできません。当時使ってた請求ソフトは請求データが3ヶ月分しかソフトに残らなかったので、毎月印刷してファイリングし、保管するのがあたり前でした。
膨大な紙業務がPC1台あれば完結するようになりました！
カイポケを導入して変化した点は何ですか？
膨大な紙業務がPC1台あれば完結するようになった点ですね！訪問の記録は手書きの紙記録を廃止し、ヘルパーさん全員がカイポケの「スマホ記録」機能を使って登録してくれています。導入当初は手書きにこだわるヘルパーさんもいましたが、カイポケのスマホ記録は画面も分かりやすく、操作が簡単なので、導入してしばらくすると全員がスマホ記録を使ってくれるようになりました。花りぼん石原では1日6人のヘルパーが出勤するのですが、施設内に2台のスマホを記録用に用意しています。そのスマホもカイポケからお借りしているモバイルです。また、ヘルパー自身のスマホで記録を登録してくれるヘルパーもいます。スマホ記録の内容はPCでサービス提供実績に反映できるので、記録用紙を机に用意して、並べ替えて、1枚1枚転記するという作業が無くなりました。日々苦労していた業務から解放された気持ちです。
紙からの転記作業は不要に、実績の登録とケアマネへの送信は1人2秒で終わります！
スマホ記録を施設内介護でしっかりご活用頂いているんですね。その他に便利な機能はありますか？
カイポケの「データ連携」機能ですね！サービス提供実績のケアマネジャーへの送信は、データ連携を使えば1人の利用者あたり2秒で終わります！また、FAXを使うことも減りました。FAX業務の難点は、似た名前の事業所へ送信先を間違えたり、FAXを送ったはずなのに届いていないという問い合わせの対応をしたり、文字が鮮明に読めず内容の確認で問い合わせたりなど、様々な手間と時間がかかります。データ連携ならこれらが無くなりますし、こちらが実績を送信した日時の履歴が残る点も、情報共有の確実性が増していいですね。ケアマネさん達にもデータ連携はあたり前になっていて、5年前は「FAXしてよ」と言われていたのが、いまでは「データ連携してね」になってます。
とにかくカイポケのおかげで色々な業務がPC1台で、データで完結するようになったなと感じています。運営指導で過去の記録の提示を求められた時も、倉庫にある大量のファイルから用紙を探す必要はなくなりました。求められた期間や利用者の情報だけPCですぐ確認し、データを出せます。過去の請求書も同じく、カイポケならいつでもすぐにデータで出せるので、安心です。
※カイポケ規約上のデータ保管期間は3年間です。
「介護士の仕事良いよ！」と思う人がもっと増えたらいいな
業務の効率化を実感いただき嬉しいです。今後の展望を教えてください。
現在花りぼんは9か所に施設がありますが、今後も施設数を増やしていく予定です。 「花りぼん」という名前は職員がつけた名前で、りぼんには「ほどけても何度でも結びなおせる」という想いが込められており、人との縁も切れることはあってもまた結べるという意味です。もちろん職員の出入りはありますが、これからも人との縁を大切にしていきたいと思っています。花りぼんは「利用者ファースト」で、利用者のやりたいことをできるだけ叶えてあげられる施設を目指していますから、若い人に入職してほしいなと思いますし、「介護士の仕事良いよ！」と思う人がもっと増えたらいいなと思います。
施設内での夕涼会イベントの様子
