カイポケの導入で職員の負担を軽減！障害児の居場所を創り、働き方でもお母さんを支援

NPO法人障がい児者ライフサポートたんぽぽの会様は、東京都江東区で2013年より放課後等デイサービス「たんぽぽクラブ」を運営しています。ご自身も重度知的障害と自閉症スペクトラムの長女を育てたご経験を持つ理事長の嶋田様に放課後等デイサービスの立ち上げや誰もが共生できる地域づくりについてのお話を、職員の宮崎様にカイポケを導入した効果を伺いました。

障害児を抱える6人のお母さんとともに、ゼロから立ち上げました。

放課後デイサービスを立ち上げたきっかけを教えてください。

嶋田様：きっかけは地域の児童クラブが、重度心身障害と自閉症スペクトラムを持つ長女が通い始めた年度末に解散してしまったことです。急なことでしたが、地域の中に「自分たちの子どもの放課後の居場所をつくらなければ」、と障害児を抱える６人のお母さんとともに立ち上げることにしました。ゼロからのスタートでしたが、区役所と交渉して、元の児童クラブと同じ場所を心身障害児通所訓練事業として使わせてもらえることになり、12年の学童期を過ごせる場所を作ることができました。児童福祉法が改正され2013年「たんぽぽクラブ」は放課後等デイサービスへ移行しました。6歳〜18歳までの心身障害児を対象に、学校が終わった後の活動や自立支援の事業を行っています。

事務業務の効率化を図るために、カイポケに問い合わせました。

放課後等デイサービスを始めたころはどの様に事業所を運営していましたか？

職員宮崎様：当時は請求業務や児童の出欠確認、送迎管理など、全てExcelで表を作成して行っていました。ソフトを導入していなかったので、印刷した表に出欠席の〇をつけたり、色分けして送迎の管理をしたり、管理したい情報を別々の用紙に書き込んでいました。児童が20人もいると、書き込むと行のずれがないかなど、間違いが無いか確認しながら記入するのも大変でした。請求業務用のExcelは金額計算用の関数が設定されていたので、「間違えて関数を削除してしまって戻せなくなったらどうしよう」と怖い思いをしながら作業していました。

嶋田様：児童を見ながらPC業務は出来ないので、職員が事務作業をするのはいつも児童が帰宅してからでした。支援の前や、児童が帰宅した後に職員たちが作業している姿を見ていて、これは効率化を図らないといけないと感じていました。そんなとき同時期に放課後等デイサービスの事業を立ち上げた知人がカイポケを導入したと聞いて、取り入れてみようと思い無料体験に申し込みました。

お金に関わる業務に対するプレッシャーから解放されました。

カイポケの導入後はどの様に業務が変わりましたか？

職員宮崎様：まず請求業務は格段に楽になりました。国保連へ提出する請求データを作成するのにかかる時間は、カイポケを使う前は5日間くらいでしたが、いまでは2〜3日で終わる感覚です。また、タブレットで児童の出欠を登録すると請求のための実績データと連動するので、毎日紙に児童の出欠席状況を記録して請求時に見直して確認する、という作業が不要になりました。最近は他の職員もタブレットでの出欠登録ができるようになり、業務が分担できるようになってきました。

嶋田様：職員の勤務時間や給与計算も以前は全てExcelで管理していたのですが、現在はカイポケを通じてマネーフォワードの勤怠・給与計算機能を利用させてもらっています。経営に関する業務もカイポケで管理ができて便利だと感じます。また、カイポケはパソコンが1台あればどこでも仕事ができるので、在宅勤務も可能になり、いろんな人が柔軟に働けるようになりました。職場でしか働けないという負担が軽減され、子供を持つお母さんが社会に出るきっかけになっていると思います。

職員宮崎様：難しいExcelとにらめっこしながらの業務はとても大変でしたし、1人の職員しか全ての情報や業務手順を把握できていないという怖さもありました。1つ1つの業務に対してExcelのデータが個別に存在していた状態に対して、カイポケはソフトの中で情報管理が完結するので、仕事の内容が可視化されたように感じます。とにかくカイポケを使えば間違いなく請求データが作成できるので、「間違っていたらどうしよう」というプレッシャーからも解放されました。また、Excelでの業務は引継ぎが大変だったので、私から次の方に業務を引き継ぐことがあれば、その人も楽にしてあげられそうだな、と安心しています。

ともに共生できる地域づくりをこれからも行っていきたいです。

カイポケの活用で業務の負担が減ったことを喜んでいただけ、私も嬉しく思います。今後の展望を教えてください。

嶋田様：この場所で20年以上運営してきた中で、障害児と地域を繋げる活動を行ってきました。制度上、18歳以上の障害者に余暇を支援する制度がないことを課題に感じています。そこで、ゴスペルクワイアを立ち上げ、世界自閉症啓発デーのイベントでは東京タワーでコンサートを行ったり、障害者の成人式での着付けを行ったり、地域のお祭りやイベントにも積極的に参加してきました。地域の人たちも私たちの活動を見ていますし、障害者も地域にいる人間として大切にしてもらいたい。ともに共生できる地域づくりをこれからも行っていきたいです。また、自分自身の子育て経験や、障害児をお持ちのお母さんと関わってきて、お母さんへの支援も必要だなと感じます。知識は力になりますから、様々な制度や年金の仕組みなど、お母さんの助けになる情報発信を今後も続けていきたいです。