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介護ソフトの勘定科目の仕分けとは?ASPタイプとパッケージタイプでの違いも解説



介護事業所の事業運営では、大きく2つの業務支援ソフトに分類されます。1つは介護サービスの記録や国保連合会へのレセプト業務で使う請求ソフトが1対となった、いわゆる介護ソフト。
もう1つが、介護事業者の収支の状況を記録し報告するための会計ソフトです。

介護サービスに関わる業務のみならず、会計業務においても作業の効率化が図れるソフトの選び方もあります。
ソフトの選び方や使い方を知って、介護事業所の効率化を図りたい介護事業者の皆様は是非この記事をご参考にしてください。

介護ソフト勘定科目

目次

介護ソフトを購入した場合の勘定科目の仕訳

ここでは、介護事業所がサービスの記録や国保連合会への請求業務で必須となる介護ソフトなど、業務効率化を行うためのソフトを購入したときの会計処理の仕方について、改めて確認をしておきます。

介護ソフトなどの業務支援ソフトは、最近では「パッケージタイプ(買い切り型)」と「ASPタイプ(クラウド型)」の2つのタイプが流通しています。

以下より、パッケージタイプとASPタイプのそれぞれについて、一般的な会計処理の方法を記しますので、参考にしてください。
※営利法人か非営利法人かなど、法人種別により会計処理の方法が異なる場合がありますので、それぞれの介護事業者の顧問の税理士さん等へ確認されることをおすすめします。

パッケージタイプ

CD-ROMなどから、パソコンへインストールして使うパッケージタイプの介護ソフトを購入した際は、購入価格により勘定科目が異なることになります。

ソフトの価格が10万円以上の場合は、固定資産の中でも無形固定資産に該当し、勘定科目は「ソフトウェア」として資産計上し、減価償却していくことが一般的な手法です。

また、購入価格が10万円を下回る場合は、勘定科目を「消耗品費」として計上することが一般的な会計処理の仕方です。

ASPタイプ

ASPタイプの介護ソフトなどを利用する場合は、勘定科目を「通信費」や「雑費」とすることが一般的と考えられています。
介護ソフトなどのサポート料に関しては、パッケージタイプもASPタイプも同様になりますが、勘定科目を「諸会費」や「支払手数料」として処理することが一般的です。

このように、介護ソフトに関する勘定科目は厳密に定められておらず、「通信費」や「雑費」など、どちらを使用しても良い場合は介護事業者の判断で処理することができますが、その後の処理でも一貫性のある仕訳をし続けることが重要となります。

介護ソフトでの勘定科目の仕訳とは?

介護事業者が提供する介護サービスの結果は、会計ソフトを用いて数字で表すことになります。
具体的には、介護ソフトで記録した介護サービスの集計データを用いて国保連合会へ請求し、銀行口座へ振り込まれることになります。

また、利用者負担額にあたる介護サービスの1割(2割)の自己負担分に関しては、利用者から直接現金、あるいは、口座引き落としで集金することになります。

このようなお金の動きを記録するツールが会計ソフトですが、このとき介護事業者が、例えば、通所介護サービスと訪問介護サービスといったように複数の事業を展開している場合、少々手続きが面倒となります。
複数の事業を展開している場合、国保連合会へ都道府県や市区町村から付与される事業者番号ごとに別々に請求するように、会計ソフトへもその事業ごとに記録することが望まれます。

会計ソフトへの仕訳の際は「売上」、介護事業の場合は「収入」、通所介護や訪問介護サービス事業の場合「居宅介護料収入」という科目の下位に、さらに国保連合会からの支払いとなる「介護報酬収入」と、1割(2割)の自己負担分の「利用者負担金収入」といった勘定科目が必要となるなど、汎用タイプの会計ソフトをそのままでは使用できない場合もあります。

そのため、介護事業者が用いる科目へ適合するよう、科目名を変更できる機能や科目の階層化ができる会計ソフトが求められることになります。

介護事業者向けに提供されている介護ソフトの中には、弊社が運営するカイポケのように、科目編集が簡単にできるクラウド型会計ソフト「MFクラウド会計」(株式会社マネーフォワード)を機能の1つとして付加させている介護ソフトもあります。ぜひご覧ください。
※「カイポケ」のユーザーは会計機能(「MFクラウド会計」)を無料で利用することが可能です。

介護ソフトと現在使っている会計ソフトの連携

介護事業者の運営に関して、介護ソフトと会計ソフトを両方導入されている事業所もあるかと思います。
全く別々の使いやすいソフトを導入している場合もあるとは思いますが、この2つのソフトを連携することで、さらに業務の効率が高まることになるでしょう。

ソフトの連携では、介護ソフトにおいて1か月分などデータの入力を終えた時点で、エクセルファイル等へ出力(エクスポート)し、さらにそのファイルを会計ソフトで取り込む(インポート)ことにより連携する手法があります。

作業の手間としては、前者の「カイポケ」の自動的に連携する手法の方が手軽に済むでしょう。
「連携」という機能に最初は戸惑いを覚える方もいらっしゃるとは思いますが、慣れることができれば業務効率は格段に高いものとなります。
ほぼリアルタイムで介護ソフトと会計ソフトが連携することになりますので、介護事業者の経営面の課題を把握することも可能となります。

まとめ

まず、介護事業者が介護ソフトなどの業務支援ソフトを購入した場合、パッケージタイプかASPタイプかにより、会計処理における勘定科目が「ソフトウェア」か「通信費」かなど、異なります。

また、介護ソフト会社からサポートを受ける際は「諸会費」となり、ソフトとは異なる勘定科目になることがご理解いただけたかと思います。

また、介護事業者が介護ソフトを選択するとき、介護サービスの業務の効率化ばかりが注目され、介護事業者全体での業務効率の向上がないがしろにされがちですが、特に会計業務については、煩雑となっている国保連合会への請求業務の結果を記録する業務でもあることから、介護ソフトと連動できる会計ソフトを選択することがおすすめです。

このとき留意したいことは、あらゆる法人種別が存在する介護事業者に特化して作られた会計ソフトは存在しておらず、一般の会計ソフトにおける勘定科目の名称変更や追加、さらには科目の階層化が自由に設定できる会計ソフトを選択する必要があります。

介護事業者の業務全般に対する支援の仕組みを提供している介護ソフト会社もありますので、介護ソフトの導入あるいは変更を検討している介護事業者は、選択する際の参考にしてください。

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