介護事業における利用者負担分の口座振替をサポートするサービスのご紹介｜介護・看護・障害ソフトやシステムならカイポケ

皆様の事業所では、利用者負担分の集金はどのような方法を使っておられますか？
手数料などがかからないため、現金での集金をされている事業所の方も多いと思います。

その反面、大切なお金を運ばなければならないというリスクが伴うことや、ご利用者やそのご家族にそのためのお金を銀行から引き出して、用意してもらわなければならないといった手間がかかります。

そのような点からも、口座振替を検討される事業所の方も多いと思います。

しかしながら、事務手続きや手数料などで躊躇されている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、介護事業所が口座振替を導入するメリットや注意点について説明し、介護事業所における口座振替の利用をサポートしてくれるサービスについてご紹介します。
口座振替にしたいけど、どうしたらいいのかとお悩みの事業所の方、ぜひ参考になさって下さい。

介護事業所に口座振替を導入するメリット

介護事業所において、実際に口座振替を使用することで、事業者側にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

様々な側面から考えてみたいと思います。

① 請求業務の作業量が減る。

現金で集金する場合は、集金前に集金袋を作成・配布したり、集金のために家を回ったりなどの作業が必要になってきます。

これらは 膨大な作業量 です。

口座振替であれば、多数の請求がある場合でも、指定日に一括で集金することが出来ます。いままで 集金業務に費やしていた時間、人件費、事務費を削減することが可能 です。

② 未払いや遅滞などのリスクが減る

口座振替であれば、指定日に利用者様の銀行口座からの自動引き落としとなります。
「銀行からおろし忘れた」などのミスもなく、 未払いや遅滞などのリスクが減ります。

③ 利用継続率が上がる

ここでは、利用者様の立場で考えてみたいと思います。
毎月現金での集金であれば、 利用者様はその金額をあらかじめ銀行からおろしてきて、端数などの小銭を用意するという手間をかけて持参 されることになります。

毎月のこととなると、手間がかかると思われる方も多いと思います。

その点口座振替であれば、口座にお金さえ入っていれば、手間をかけることもなく支払いを済ませることが出来ます。
そのため、支払いにかかるストレスがなく、継続して利用される方が多くなります。

様々なメリットがあることはお分かりいただけたと思います。
次は、注意点をご説明します。

介護事業所に口座振替を導入する際の注意点

① 口座振替の手数料、事務手続き

皆様は、公共料金の支払いに口座振替を利用されている方が多いのではないかと思います。
その際には口座振替の手数料を支払うことはないと思います。

しかし、口座振替を利用するのは、無料ではありません。
実際には手数料がかかっています。
公共料金等は請求している側が手数料を支払っているために、私達には手数料がかからないだけなのです。

同じように、 介護事業所が導入する際にも、口座振替利用手数料がかかり、なおかつ事業所で負担しなければなりません （手数料は各金融機関で異なります）。
事務手続きは、初回に限り振替のための書類を記載してもらい、金融機関に提出しますが、それ以外は金融機関とのやり取りになります。

導入の際には、事務作業が多く なります。
手続きが終了すれば、いままで毎月の集金に費やしていた（目に見えない）コスト、手間、時間が削減されますが、 金銭的な面では（目に見える）手数料が負担 となります。

② 金融機関の制限

口座振替を利用する際には、 金融機関の指定 をしなければならないことが多いです。特に小口の振替であれば、金融機関を数社利用するのは難しいでしょう。
そのため、 指定の金融機関の口座がない方には新規に作成していただく必要 が出てきます。

上記を読まれると、「やっぱり導入は難しいかな・・・」と思われる方もいらっしゃると思います。
しかし、これらの 問題点がなくなれば、利用したい魅力的なサービス ともいえるでしょう。
次に、これらの問題点を解決するための、サポートをしてくれるサービスをご紹介したいと思います。

介護事業所の口座振替をサポートするサービス

ここでは、ASP型介護ソフト「カイポケ」のサービスの一つである、「カイポケ口座振替」についてご紹介したいと思います。

「カイポケ口座振替」は、介護ソフト「カイポケ」を利用している事業者様が利用できるサービスです。

「カイポケ口座振替」では、 カイポケで設定したご利用者様への請求金額をご利用者様の口座から自動で引き落とすことが出来るようになります。
引き落としの結果等もカイポケ上で（事務所のパソコンで）確認できるため、とても便利になります。

詳しい内容は、以下の図を見ていただきながら説明したいと思います。

まず、利用者様に口座振替依頼書を記載していただきます（図中①）。
「カイポケ口座振替」は、約1300の金融機関に対応 しており、 ご利用者様のお持ちの銀行口座に対応 できるため、新たな銀行口座開設等の手間はありません。

次に、事業者様から「カイポケ」に口座振替依頼書を送付していただきます（図中②）。

その後の金融機関との手続きはすべて「カイポケ」が代行して行う ため、事業者様は手続きに出向いたりすることも必要ありません。

これで初回手続きは終了です。
初回の事務手続きのわずらわしさもなく、スムーズに手続きが終了することもお分かりいただけたと思います。
また、このような 事務手続きに対する費用は無料 です。

実際の請求の際には、どのような流れになるか説明します。
事業所様が、介護ソフト「カイポケ」上で給付管理内容をもとに利用者請求機能で作成したデータを送付 します（図中③）。

それだけで、 事業者様の作業は終了 です。その後の金融機関とのやり取りは、すべて「カイポケ」が行います。

事業者様は、 毎月26日が振替日となるため、以降に振替結果の確認をしていただくのみ です。
これらの一連の口座振替にかかる手数料は、 １振替につき90円 です。
利用者様ごとに振替月の設定が可能なため、 振替のない月には、手数料も必要ありません。

いかがでしょうか？
上記であげた 問題点が、解決されている ことがお分かりいただけたと思います。
それだけではなく、いままで 集金にかかっていた労力やコストや時間が大幅に削減でき、また、お金を扱わなければならないというストレスからも解放されます。

事務の簡素化はもちろんですが、安心もついてくる嬉しいサービスと言えるのではないでしょうか？

おわりに

今回は、介護事業所における口座振替について、メリットやデメリット、デメリットをなくしてくれる「カイポケ口座振替」について説明させていただきました。

利用者様とのお金のトラブルが発生すると信用問題にもなりかねず、日々気を使われていると思います。
事務の簡素化はもちろんですが、サービスを上手に使って、様々なトラブルを回避したいものです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。
この記事が参考になったと思われた方、シェアしていただけますと嬉しいです。

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