障害福祉の請求ソフトを導入するメリットと比較のポイントを解説！

2024-09-10 更新日 2024-09-10 SMS CO.,LTD

障害福祉サービス事業者の皆さまの中には、請求業務や記録業務を効率化するためにソフト・システムの導入や乗り換えを検討している方がいるのではないでしょうか。
ご自身の事業所に最適な請求ソフト・システムを導入するためには、情報を集め、比較し、選ぶことが重要です。

この記事では、障害福祉サービス事業所の請求ソフト・システムの概要や主な機能について解説します。さらに、請求ソフト・システムの選び方から導入までの手順、料金やサポート体制など比較のポイントを解説します。

障害福祉ソフトとは？

障害福祉ソフトとは、障害福祉サービス事業所において、介護給付費や訓練等給付費等の報酬請求やサービス提供記録などの帳票を作成・管理するためのソフト・システムのことです。
ソフト・システムを導入することで、記録を効率的に作成でき、書類間の転記、請求データの作成などを効率化することができます。

障害福祉ソフトの主な機能

障害福祉ソフト・システムの主な機能は以下のようになっています。ただし、ソフト・システムによって、利用できる機能の種類や使いやすさに違いがありますので注意しましょう。

機能	機能の概要
利用者情報管理	利用者の基本情報（氏名、年齢、受給者証情報など）を管理するための機能
計画書の作成・管理	個別支援計画書（本人の希望、解決すべき課題、長期目標や短期目標などの支援計画など）を作成し、管理するための機能
記録の作成・管理	サービス提供記録を入力することで、実績の集計や利用者の個別の記録を管理するための機能
請求データ作成・管理（国保連・利用者負担分）	国保連や利用者負担分の請求データ作成や、国保連への伝送、利用者別の入金状態の確認などの管理を行うための機能
スケジュール管理	利用予定や送迎予定のスケジュールを管理する機能

障害福祉ソフトを導入するメリット

障害福祉ソフト・システムを導入するメリットとして以下の3つが挙げられます。

記録業務や請求業務の軽減

日々のサービス提供記録の作成や月末の請求業務において、入力の二度手間や入力漏れなどのミスを防ぐことで効率化を実現できます。そのため、職員の業務負担軽減に繋がり、サービスの質向上に時間をかけることができるでしょう。

知りたい情報へのアクセスが簡単に

紙やファイルで情報を管理していると、手作業でデータを探す必要があるため、知りたい情報を探すのに時間がかかりますが、ソフト・システムに情報を記録・保管することで、簡単に必要な情報を検索することができます。

ペーパーレス化

ソフト・システムに記録を入力し、データで保管することで、サービス提供記録などの紙代の節約や保管場所の削減ができます。

障害福祉ソフトの選び方

ご自身の事業所にあった障害福祉ソフト・システムを導入するために、以下のような手順で障害福祉ソフト・システムを比較・検討していきましょう。

必要な機能や条件を洗い出す
障害福祉ソフト・システムの比較検討を行う
無料体験を行う
障害福祉ソフト・システムを導入する

①必要な機能や条件を洗い出す

まずは、ご自身の事業所において、障害福祉ソフト・システムに求める機能や条件を明確にしましょう。
すでに事業所を運営している場合は、現在の業務において、どこに問題点があるのか、職員から聞き取りを行うのもよいでしょう。
障害福祉ソフト・システムを導入して効率化を図りたい業務として、例えば以下のような業務が挙げられます。

請求データの作成、伝送
計画書の作成
サービス提供記録の作成
利用・送迎のスケジュール管理

②障害福祉ソフト・システムの比較検討を行う

障害福祉ソフト・システムの資料を取り寄せ、比較検討します。
障害福祉ソフト・システムを実際に見ることのできる展示会を活用するのも良いでしょう。

③無料体験を行う

障害福祉ソフト・システムによって、無料体験やデモンストレーションを受けられるため、ソフト・システムを使用・体験しておくことをお勧めします。実際にソフトを利用する職員に参加してもらい、現在の業務がどのように改善できそうか見てもらうと良いでしょう。

④障害福祉ソフト・システムを決定する

資料や無料体験などの結果から、導入する障害福祉ソフト・システムを決定します。
機能や条件に優先順位をつけておくと決定しやすいでしょう。

障害福祉ソフトを4つのポイントから比較

ここからは障害福祉ソフト・システムについて、下記4つのポイントから比較していきます。

導入方式
料金
機能
サポート体制

①導入方式で比較

導入方式には、クラウド（ASP）型とパッケージ型の2種類あります。
下記の表は、クラウド（ASP）型とパッケージ型、それぞれの特徴を解説したものです。

	クラウド型	パッケージ型
費用	月額料金のみで、初期費用は不要。	年間契約や買い取り型が多く、初期費用が高いことが多い。
データ管理	インターネット環境があれば、どのパソコンからでもアクセスが可能（パソコンが壊れたとしても、情報が消失することはない）。パスワードの管理等のセキュリティ対策が必要。	事業所のパソコンにデータを保存するため、情報漏えいの可能性が低いが、パソコンの故障などによる情報消失等への対応（こまめにバックアップを取るなど）が必要。
ソフトのカスタマイズ	カスタマイズは難しいことが多い。	カスタマイズが可能だが、有料である場合が多い。
法改正への対応	自動更新のため、アップデート等の作業が必要ない。	自身でプログラムのアップデートが必要。

②料金で比較

障害福祉ソフト・システムの料金体系は、月額制などの定額制と買い取り型の2種類あります。
ソフト・システムの利用料金と合わせて、機能ごとにオプション料金などが設定されているケースがあるので、オプション料金の項目・内容も確認して、総額で比較するのが良いでしょう。
また、障害福祉ソフト・システムによっては、解約をする場合には解約手数料や違約金を支払わなければならない場合があります。契約期間と解約手数料・違約金の有無、金額は事前に確認するようにしましょう。

③機能で比較

障害福祉ソフト・システムには、請求データ作成等の請求業務に特化したものや、計画書・記録・その他の機能が充実しているものなど、それぞれ機能に特徴があります。
ソフト・システムを導入することで、ご自身の事業所においてどのような業務を効率化したいかによって、必要となる機能を決めましょう。

④サポート体制で比較

障害福祉ソフト・システムを導入するにあたり、導入前のサポートや利用者データ移行のサポートがあると、スムーズにソフトを導入・乗り換えすることができます。
サポートの体制や内容は障害福祉ソフト・システムによって異なります。
例えば、以下のようなサポートが挙げられます。

事業所の開業支援
導入時の訪問・電話サポート
ソフトを乗り換える場合のデータ移行支援
導入後の電話・メールでのサポート

導入後にソフトを活用するためにも、サポート体制を比較すると良いでしょう。

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まとめ

ここまで、障害福祉向けの請求ソフト・システムを導入するメリットや選び方、機能や料金体系などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
請求ソフト・システムは、皆様の事業所で実施する業務に合わせて、各項目で比較して選ぶのが良いでしょう。

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最後までお読みいただきありがとうございました。