放課後等デイサービス向けの記録システムの選び方！導入メリットと比較のポイントを紹介
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放課後等デイサービスでは、個別支援計画に沿った日々のサービス提供に関する記録や送迎記録など、様々な種類の記録を残す必要があることから、記録作成業務に追われているという方もいらっしゃるでしょう。
そのような時に、「記録作成や書類管理を効率化できないかな？」や「記録システムを導入したいが、それぞれのシステムにはどんな違いがあるの？」といった疑問を感じるかもしれません。
この記事では、放課後等デイサービス事業所を運営している皆様・開業を予定している皆様に向けて、放課後等デイサービス向けの記録システムを導入するメリットやシステムの選び方、比較のポイントなどについてご紹介していきます。
目次
- 放課後等デイサービス向けの記録システムとは？
- 主な放課後等デイサービス向け記録システム5社
- 放課後デイサービス向けの記録システムを導入するメリットとは？
- 放課後等デイサービス向けの記録システムの選び方
- 放課後等デイサービス向けの記録システムを比較
- 放課後等デイサービスの記録システムは『カイポケ』がオススメ！
- まとめ
放課後等デイサービス向けの記録システムとは？
放課後等デイサービス向けの記録システムとは、支援の状況や利用児童・保護者の情報を記録するためのシステムで、記録ソフトと呼ばれることもあります。
記録システムを利用することで、個別支援計画およびサービス提供の記録、送迎記録といった書類を作成・保管することができます。
記録システムの種類によっては、支援情報を記録する以外の機能も搭載しているものがあります。例えば、実施したサービスの記録をタブレットで入力し、記録の内容がサービス実績記録に自動連携する機能が挙げられ、このような機能があると請求業務における転記の手間を省くことができます。
主な放課後等デイサービス向け記録システム5社
ここでは、放課後等デイサービス向けの記録システム5社についてご紹介していきます（カイポケより以下は五十音順）。
カイポケ（株式会社エス・エム・エス）
カイポケは、利用児童の情報管理、日々の記録作成から国保連請求・利用者負担額の請求まで一気通貫で行うことができるクラウド型の放課後等デイサービス向けのソフトです。
（参考（2023年10月4日）：https://ads.kaipoke.biz/after-school-day-service/
費用対効果の良さにご満足いただき、全国46,300以上の事業所に選ばれています。※
※ 2023年7月時点。2023年3月期第2四半期より、障害福祉サービス事業所のカウント方法を介護事業所のカウント方法と統一。
介舟ファミリー（株式会社日本コンピュータコンサルタント）
カ介護保険、障害福祉の両制度に対応。１つのソフトで請求、給与計算、入金管理ができます。初めての方でも安心してご利用できるシンプルな操作性。お客様の運用に合わせた操作説明、初めての請求立ち合い、サポートセンターにより、安心してご利用できます。
（参考（2023年10月4日）：https://kaisyuf.jp/
ナーシングネットプラスワン（プラスワンソリューションズ株式会社）
介護ソフト「ナーシングネットプラスワン」は使いやすさにこだわったクラウド型介護ソフトです。全国6,000件以上の事業所様に導入いただいています。新規ご登録のお客様は2か月無料でお試し可能。ソフトから国保連伝送。介護事務作業の効率化をしっかりサポートします。
（参考（2023年10月4日）：https://www.nn-kaigo.jp/
HUG（株式会社ネットアーツ）
児童発達支援・放課後等デイサービス・保育所等訪問支援の運営と療育を支援する成長療育型施設運営ソフトウェア「HUG（ハグ）」は児童の育みを支援し、施設のスタッフ様と保護者様とをつなぎ事業者様の発展に貢献するシステムです。オンライン支援・在宅支援対応
（参考（2023年10月4日）：https://www.hug-srss.com/
LITALICO発達ナビ（株式会社LITALICO）
放課後等デイサービス・児童発達支援の国保連請求・記録・帳票作成をラクに、かんたんに。LITALICO発達ナビの国保連請求ソフト。
（参考（2023年10月4日）：https://h-navi-biz.jp/seikyu
放課後デイサービス向けの記録システムを導入するメリットとは？
放課後等デイサービスで記録システムを導入するメリットは、以下のようなものが考えられます。
- 書類管理業務を効率化できる
- 知りたい情報へのアクセスが容易になる
- ペーパーレス化により経費削減が期待できる
- 実地指導対策になる
それでは、記録システムを導入するメリットについて、一つずつ詳しく見ていきましょう。
書類管理業務を効率化できる
放課後等デイサービスでは、個別支援計画書や業務日誌、サービス実績記録など、多くの書類を作成・管理しなければなりません。
それぞれの利用児童に紐づく様々な種類の書類が数年分にわたって存在していることから、紙・ファイルでの管理が大変だと感じている方も多いでしょう。
記録システムを導入すると、システム上に記録のデータを保存することができるため、紙の記録をファイリングし、棚に並べて保管するといった手間を省くことができます。
知りたい情報へのアクセスが容易になる
紙・ファイルで情報を管理していると、ファイリングされた書類の中から手作業でデータを探す必要があるため、知りたい情報を探すのにどうしても時間がかかってしまいます。
記録システムに情報を記録・保管することで、整理された情報の中から、簡単に必要な情報を検索することができるようになります。
ペーパーレス化により経費削減が期待できる
紙・ファイルで記録・保管を行っていると、紙代や印刷代だけでなく、書類を保存するためのファイルや棚の備品代がかかってしまいます。
記録システムで書類をデジタル化することで、紙代・印刷代だけでなくファイルや棚などの備品代も抑えることが可能になり、経費削減につながるでしょう。
実地指導対策になる
放課後等デイサービスの運営基準では、サービス提供に関する記録を整備し、サービスを提供した日から5年間は保存することが義務付けられています。実地指導ではそうした記録が適切に保管されているかどうかがチェックポイントになりますので、書類の作成・管理は重要です。
記録システムを導入することで、実地指導でチェックされる書類を適切に作成・保管することができるでしょう。
放課後等デイサービス向けの記録システムの選び方
ご自身の事業所に最適な放課後等デイサービス向けの記録システムを導入するためには、以下のような手順でシステムの比較・検討を行いましょう。
- 記録システムに必要な機能を洗い出す
- 記録システムの比較検討を行う
- 無料体験を行う
①記録システムに必要な機能を洗い出す
まずは、ご自身の事業所において、記録システムに求める機能や要件を明確にしましょう。放課後等デイサービスの記録システムの機能の例として、以下のようなものが挙げられます。
- サービス提供記録
- 利用児童・保護者情報の管理
- 個別支援計画書作成
- 利用・送迎スケジュール管理
- サービス実績記録票の自動作成
- 国保連等への請求書作成
機能や要件を洗い出す際には、現在の記録業務プロセスにおいて、どこに問題点や改善可能な点があるのか、職員などに聞き取りを行うのも有効です。
②記録システムの比較検討を行う
記録システムを選ぶ上で重視するポイントを整理した上で、複数のシステムの比較検討を行いましょう。
記録システムによって機能に違いがありますので、資料請求などの情報収集を行います。例えば、「ひとまず記録の管理を紙からデジタル化したい」のか、「記録から請求までシステムを利用して業務効率化を図りたい」のかで選ぶべきシステムが変わってきます。
③無料体験を行う
比較検討をする中で候補に上がってきたいくつかの記録システムについて、無料体験期間が用意されていれば、ぜひ利用してみましょう。
現場の職員と一緒に記録システムを実際に試してみることで、使いやすさや作業時間などをチェックすることができます。また、記録システムに求める要件を満たしているのかについても再確認することができます。
放課後等デイサービス向けの記録システムを比較
放課後等デイサービスの記録システムは、「料金」や「機能・サービス」、「サポート体制」などで比較して選ぶのが良いでしょう。
放課後等デイサービス向けの請求ソフト・記録システムをわかりやすく比較した記事をこちらにご用意しておりますので、合わせてご覧いただけますと幸いです。
放課後等デイサービスの記録システムは『カイポケ』がオススメ！
カイポケは、記録から国保連請求まで一気通貫で行うことができるクラウド型の記録・請求システムです。
さらに、記録・請求業務だけでなく、開業支援・人事労務管理・財務支援・営業支援など、放課後等デイサービス事業の経営を支援する様々な機能があるほか、記録用のタブレットが『1台無料』でついてきます。
カイポケの詳細については、 こちらから詳しい資料を見ることができますので、ぜひご参考にしてください。
まとめ
ここまで、放課後等デイサービスの記録システムを導入するメリットやシステムの選び方などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
記録システムを比較検討する際には、無料体験で実際に触ってみることも大切です。放課後等デイサービス向けの記録・請求ソフトを探している方は、「カイポケ」を無料体験していただき、現在の業務がどれくらい効率化できるかを実感してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
放課後等デイサービスの業務を楽にするソフト「カイポケ」
放課後等デイサービス向けの記録・請求ソフトの「カイポケ」は、支援の記録など日々の業務に必要な帳票の作成・管理だけでなく、国保連への請求情報作成・伝送まで一気通貫で行うことが できます。
