介護事業所のイベント等のスケジュール管理に便利なサービスのご紹介

2022-05-31 　更新日 2024-02-08　 SMS CO.,LTD

介護事業所を経営している皆様にとって、利用者様と行うイベントやレクリエーション（レク）のスケジュール管理は、重要な仕事の一つではないかと思います。

そして、前からの準備等もあり、とても神経を使う仕事なのではないでしょうか？その中でも、利用者様やご家族へスケジュールをわかりやすく伝えられることは、円滑に業務を進めるうえでも重要です。

今回は、職員だけでなく、利用者様へ正確にわかりやすくサービス提供日や内容などのスケジュールを伝えるための注意点と、事務作業を効率化するサービスについてご紹介していきたいと思います。

介護事業所のイベントスケジュール管理の注意点

今、ご自身の事業所で行われるイベントやレクなどの管理は、どのようにされていますでしょうか。
レクの担当の方や経営者様が利用日ごとにレクを考え、他の事業所の予定と共に記載したカレンダー形式で管理する形が一般的なのではないかと思います。

イベントやレク予定の作成の際に、特に注意していきたいことをまとめると、

① 同じイベントやレクが重なっていないか

週に複数回利用される方が、同じレクをするようにならないか？
同じようなレクやイベントが続き、マンネリ化しないか？

② レクに必要なもの、人材がきちんと用意できるか？

材料の調達が当日までに可能か
イベントに必要な人材がいるか？
外部との調整があるときには、外部の方との日程調整
外出イベントの際には、外出先との調整。

③ 他の予定と重なることはないか？（職員の研修等）

等が上がるのではないでしょうか？

さらに、利用者様への周知はどうされていますでしょうか？　
ホームページに予定表をアップしていらっしゃる事業所もあるかと思います。

利用者様へ周知する際の注意点についてまとめると

① 予定がはっきりわかるものになっているか？

カレンダー形式等、視覚的にわかりやすい内容になっているか？
文字の大きさやフォントは読みやすいものか？

② 利用者様の楽しむ気持ちが膨らむものになっているか？

外出イベントなど、メインのイベントが目立っているか？
「わかりやすくて、使いやすいな。」と思われるようなデザインになっているか？

などがあげられると思います。

注意したい点を書き出してみただけでも、「やっぱりイベントスケジュールの管理は大変だな」と思われた方もいらっしゃるのではないかと思います。
そんな方のために、スケジュール表の作成を簡単にすることが出来るサービスをご紹介したいと思います。

介護事業所のイベントスケジュール管理に便利なサービス

今まで見てきた注意点を考えたうえで、皆様にお勧めしたいのが、 カイポケ の「 カイポケカレンダー 」です。
カイポケカレンダーは インターネット上でスケジュール機能付きカレンダーを簡単に作成できる サービスになっています。
また、作成したカレンダーは簡単に印刷することが出来ます。

※「カイポケカレンダー」は2022年6月末をもって機能提供を終了しました。カイポケの他機能は引き続きご利用いただけます。

カイポケカレンダーの特徴は １．直感的な操作２．豊富なデザイン３．いろいろな使い道がある ことです。それでは各項目を、詳しく見てみましょう。

１．直感的な操作

皆様は、イベントスケジュール表をどのように作成されていらっしゃいますか？
パソコンのフリーソフトやエクセル等を利用されている方が一般的ではないかと思います。
パソコンで作成される際に大変なのは、パソコンの操作に慣れた方でなければ、なかなか手早く作成できないことがあげられます。

決まった人しか入力が出来ないとなると、その人の負担が増えてしまいます。
誰でもわかりやすく、手早く作れるものがあると、仕事の効率も上がります。

カイポケカレンダーは、直感的な操作でスケジュール表の作成を行うことが出来ます。
具体的には、カレンダーの上に、必要な項目をドラッグして持っていくだけで作成できるようになっています。
まるで、シールを貼って作成しているような感覚です。
そのため、 パソコンの苦手な方でも、作業をスムーズに行うことが出来ます。
皆さんで予定を作成できるようになると、担当職員への負担も減ります。

２．豊富なデザイン

カイポケカレンダーは、豊富な背景デザインがあり、文字の大きさや色の変更も可能です。
背景デザインは、季節感を重視したり、事務所の雰囲気に合ったものを見つけたりすることで、より親しみを持てるカレンダーが作成できるようになっています。

「家に飾ってもいいな！」と思われる素敵なデザインであれば、目につく場所に貼ってもらうこともでき、利用者様やご家族もスケジュールをよく見ていただけるのではないかと思います。
普段使いのカレンダーとして使用できるようなものであると、他のスケジュールも書き込めるため、喜ばれることもあります。

また、文字の大きさや色も変更することが出来ます。
利用者様に読みやすい大きさやフォントを選ぶことができます し、メインのイベントなどをわかりやすく表示できます。
備考欄に具体的な内容を記載することもできるので、行事内容もアピールできます。

３．色々な使い道がある

今回は、イベントやレクに関してのスケジュール管理についてお話していますが、その他にも献立表やリハビリ内容など、使い道は様々です。
利用者様用に限らず、 職員のイベントや講習計画カレンダーを作るなど、アイデア次第で色々なことに使うことが出来ます。

おわりに

今回は、介護事業所におけるイベント等のスケジュール管理の注意点や、スケジュール表の作成のポイントをお話ししました。

その点を踏まえた上で、カイポケのサービスについてご紹介しました。
カイポケにはこのほかにもホームページ作成等のサービスがあり、 連動して介護事務業務を効率化できるサービスが沢山あります。
ご自身の事業所の業務内容を一度見直されて、介護ソフトの機能を活用し、生産性の向上を目指してはいかがでしょうか？

最後までお読みくださって、ありがとうございました。
この記事が参考になったと思われた方、シェアしていただけますと嬉しいです。