業務効率の改善に結びつくおすすめの介護ソフトを導入しましょう。
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介護保険制度が定着した現在、制度の中核的な担い手である介護事業者に向けて、業務の効率化を目的としたさまざまな介護ソフトが提供されています。
この記事では、介護事業所の業務効率の向上やコスト削減につながる、おすすめの介護ソフトの選び方や探し方などについてご紹介します。
おすすめの介護ソフトとは？
介護ソフトとは、国保連合会への請求や介護の記録などを、手書きではなくパソコンやタブレットなどの端末を使って行えるソフトのことです。
現在、介護ソフトはさまざまな企業から提供されており、介護の記録や請求だけに機能を絞ったものから、介護の記録や国保連合会への請求はもちろん、ご利用者への自己負担分の請求、さらには介護職員の勤怠管理までできるものまで、幅広い選択肢があります。
このような状況の中で、自らの事業に適した介護ソフトを選ぶには、搭載されている機能が本当に業務改善につながるか、導入時に多額のコストがかからないか、ソフトを入れ替える場合にはランニングコストを抑えられるか（または業務効率が改善されるか）が重要なポイントとなります。
介護事業者の業務の中で最も煩雑なものとして、国保連合会への請求や、ご利用者への1割～3割の自己負担分の請求を行う、いわゆるレセプト業務が挙げられます。この業務の効率化と正確さが担保できなければ、介護ソフトを導入する意味はないといっても過言ではありません。
また、レセプト業務の基になる介護の記録についても、入力作業が簡単で、入力したデータの検索や出力などのデータ管理を効率的に行えることが求められます。
介護ソフトを選ぶにあたって、この2つは必須の条件といえます。これらの機能がしっかりしていれば、おすすめできる介護ソフトの1つといえるでしょう。
現在では、この2つの基本機能に加えて、介護職員の勤務表の作成機能やそれに基づく勤怠管理機能、日々の業務の役割を決めるシフト作成機能、LIFE（科学的介護情報システム）へのデータ提出やケアプランデータ連携システムへの対応など、さまざまな機能を備えた介護ソフトが登場しています。そのため、すべての事業所にとっておすすめといえる介護ソフトを定義することは非常に困難です。
このように多様な介護ソフトがある中で、ご自身の事業所に合った介護ソフトをどのように見つければよいのでしょうか。
自らの事業所に適したおすすめ介護ソフトの探し方
自らの事業所に適した介護ソフトを探す場合、次のような手順が考えられます。
ステップ1 情報を収集する
介護ソフトに関する情報収集では、まずインターネット検索や、ソフト会社のパンフレット・資料請求などを活用することが考えられます。そのほかの手段として、全国社会福祉協議会などが主催する「国際福祉機器展（H.C.R.）」などの展示会に参加してみることも有効です。
こうした展示会では、介護用品や福祉機器はもちろん、介護ソフトも複数の会社が出展しており、実際に見て触れ、担当者に直接質問できる貴重な機会です。
ただし、展示会ならではのデメリットもあります。全国の介護事業所から担当者が参加するため、特に人気の介護ソフトのブースは非常に混雑し、じっくりと比較検討する時間が持てないことがあります。あらかじめ見学するブースを決めておき、それ以外のソフト会社についてはパンフレットを持ち帰るなど、工夫をしたほうが効率的です。
また、最近ではオンラインでの説明会やデモンストレーションを行っているソフト会社も多いので、あわせて活用するとよいでしょう。
ステップ2 見積もりやデモンストレーションを依頼する
集めた資料を基に候補を絞り込み、事業所の規模や利用者数、必要な機能やオプションの有無、操作する職員の人数などを伝えて、具体的な見積もりを依頼しましょう。
見積もりの内容が事業所の費用対効果の基準をクリアしたら、無料体験やデモンストレーションができる介護ソフトであれば、実際に使用する事業所内で試してみることをおすすめします。
このとき、可能であれば、すでに事業所にあるパソコンやタブレットで介護ソフトを動かしてみて、動作や画面表示に問題がないかを確認しておくと安心です。
ステップ3 試用期間を利用してお試し利用する
おそらく、ここまでの段階で数社ほどに絞られているのではないかと思います。最終的な見積もりを受け取ったら、介護ソフト選びも最終段階です。
介護ソフトによっては、数日から数カ月の試用期間を設けているところもあります。この試用期間を活用して、介護の記録から国保連合会への伝送、ご利用者への自己負担分の請求までの一連の流れを何回か体験し、業務効率が本当に向上するのか、業務コストが期待どおりに軽減されるのかを、実際の使用経験から判断しましょう。
おすすめの介護ソフトの選び方
情報収集を行い、デモンストレーションや試用期間を経た後は、自らの事業所で業務の効率化が実現できるかどうかを主な基準に、介護ソフトを選びます。
介護事業所の規模によって、サービスの提供量や、操作する職員のスキル・経験・人数などが異なるため、選ぶ基準もさまざまです。
以下では、参考として規模別の選び方をご紹介します。
大・中規模事業所
大・中規模事業所では、利用者数や1日あたりのサービス利用者数が多く、入力業務を行う介護スタッフも多くなります。そのため、複数台のパソコンやタブレットがクラウドなどを通じてネットワーク化され、各端末から同時に入力・閲覧できる仕組みを選ぶことが前提条件となります。
もし複数の端末で同時に利用できない場合、介護の記録などを入力するスタッフが端末の前で順番待ちをすることになり、業務効率の低下につながってしまうからです。
小規模事業所
小規模事業所の場合、複数の介護職員が同時に記録などを行うことは少ないと思われますが、職員数が少ない分、スタッフ1人あたりの業務範囲は多岐にわたります。そのため、トイレや浴室、食堂など、どこにいてもタブレットなどでリアルタイムに入力でき、過去の記録も確認できるよう、Wi-Fi環境で利用できるかどうかが、業務の効率化につながるポイントといえます。
もしこの仕組みがないと、トイレや浴室、食堂で一度メモ用紙に書いた介護の記録を、後からパソコンに転記するという二度手間が生じることになります。
全事業所共通
以前の介護ソフトでは、パソコンを使いこなす能力（コンピューターリテラシー）が求められることがあり、パソコンや介護ソフトに慣れた職員がどれだけいるかによって選択肢が変わりました。しかし今では、操作性に優れ、どの介護職員でも気軽に使える介護ソフトが主流となっています。すべての介護職員に定着するかどうかも、ソフトを選ぶ際の重要なポイントとなるでしょう。
おすすめ介護ソフトにある便利な機能
まず、介護保険制度の改正や介護報酬の改定に対応していることは、介護ソフトの必須条件といえます。そのほか、介護職員へのサポートや、トラブル発生時の迅速な対応、セキュリティ対策などが充実していると安心です。
また、介護ソフトを乗り換える際には、以前のソフトから新しいソフトへ利用者のデータなどを移行できるサービスがあると、データの移行作業を安全かつ迅速に行うことができます。
まとめ
介護事業者におすすめの介護ソフトとは、業務の効率化を実現でき、そのためのコストを抑えられるソフトだといえます。
介護ソフトの導入によって事務作業の時間を短縮できれば、生まれた時間を介護サービスなどの直接的なケアに充てることができ、介護サービスの質が向上するなど、結果的にご利用者にもメリットをもたらします。
なお、介護ソフトの導入費用は、都道府県が実施する介護テクノロジー導入支援事業などの補助金を活用して抑えられる場合もあります。
この記事を参考に、ご自身の事業所に合った最適な介護ソフトを導入していただければ幸いです。
株式会社エス・エム・エス
カイポケメディア編集部
カイポケメディア編集部には、看護師や社会福祉士をはじめ、介護事業所の運営経験者、介護ソフトの導入サポート経験者など、幅広い知見を持つメンバーが在籍しています。
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