通所に対応している介護ソフトを選ぶポイント
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たくさんの介護ソフトの中から、ご自身の事業所にマッチしたソフトを選ぶことに悩んでいる通所介護、通所リハビリの事業者の方々へ。料金、内容、導入実績等、機能の異なるソフトの中から１つのソフトを選択することは非常に難しいことと思います。今回は、様々な介護ソフトの中から通所に対応した最適なものを選ぶポイントをまとめてみましたので、ぜひご参考にしてください！
目次
通所介護・通所リハビリに対応している介護ソフトの特徴とは
まず、通所介護（ディサービス）用介護ソフトに備わっている主な機能と特徴として、次のようなものが挙げられます。
利用者の帳票の作成・管理
通所介護のサービスを受ける際の利用者についての事前アセスメント、それに基づく介護計画、そして定期的なモニタリング及び評価書類を作成し、管理することが法律で求められています。紙媒体で資料や書類を管理していると、利用者が多い場合にはファイルから資料を探すだけでも大変です。介護ソフトを使い、これらの書類作成と管理を簡単に行うことができます。ソフト上で異なるワークシートを一括して管理できることが望ましいでしょう。
スタッフのスケジュール管理
通所介護においては、管理者・生活相談員・看護師・機能訓練指導員・介護職員・送迎ドライバーなど 異なった資格を持つ人たちがチームワークを図って働いています。それぞれに配置人員数や勤務時間及び勤務形態が異なるため、シフト調整、勤務管理はとても重要になります。また、月間の行事やイベント、曜日や1日ごとの各スケジュールに合わせ、スタッフの人員数や担当などの調整も必要です。小規模の事業所の場合は、勤務管理のみならず給与計算や振り込みといったことまで、スタッフに関することだけに絞っても、たくさんの事務作業があります。介護ソフトであれば勤務管理を楽に行うことができ、ソフトによってはこれら給与に関する業務の機能まで搭載されています。目的ごとに複数のソフトを導入するとなると、業務も複雑になりコストもかかりますが、1つのソフトでこれらのこともカバーできると使い勝手がよいでしょう。
利用報告書
この機能では日々の利用実績をまとめることができます。また、個々の利用時の様子や状態について記入し、問題や気になる点があり家族やケアマネージャーと連絡を取ることや相談した場合にはその旨についても記入できます。日報としての機能もありますので、利用者の人数や各加算サービスの利用実績も一覧で表示されるとわかりやすいです。また、ケアマネージャーから新規の受け入れ可能人数等について問い合わせがあった場合にも、すぐに回答できると良いでしょう。
請求業務
サービスの利用実績を基にして計算し、利用者への個人負担分の請求伝票と国保連への介護給付費の請求を行います。この介護給付費の請求の書類は書き入れる項目も多く、煩雑です。この業務を紙の資料を見ながら計算して転記していく作業というのはなかなか骨が折れますが、介護ソフトを使えば過去の利用実績を基に自動で計算でき、作業時間が大幅に短縮されます。
通所リハビリに備わっている主な機能と特徴
通所リハビリにおいても、通所介護と同様に、利用者の帳票の作成・管理、スタッフのスケジュール管理、利用報告書、請求業務が主な機能となっています。通所リハビリにおいては、車いすでの送迎のある利用者、歩行時に介助の必要な利用者も多く、送迎のルートや順番の調整、添乗スタッフも重要になってきます。効率的に送迎ルートを考えられるよう、利用者の住所データを自動的に呼び出し地図上でマッピングといった補助機能が便利です。日常業務ほど効率化が重要です。
また、スタッフの人員配置基準も異なり、理学療法士、作業療法士、言語聴覚士といった専門スタッフが配置されることもあります。これにより、スタッフのスケジュール管理がますます重要になります。
通所介護に対応している介護ソフトを導入することで得られるメリット
通所介護の１日の流れに沿って、どのような場面でソフトを活用可能か見ていきましょう。
例）送迎：ドライバー、添乗スタッフ、利用者の記録、送迎加算への記録
健康チェック：看護師によりバイタル測定及び記録
アクティビティ：レクレエーションや体操などの計画及び記録
入浴：入浴の記録、入浴加算への記録
昼食：摂取量、状態などの記録
機能訓練：個別機能訓練加算への記録
アクティビティ：行事やイベントなどの記録
おやつ後送迎：送迎の記録、送迎加算への記録
通所リハビリにおいては、上記のほかに個別または集団リハビリ、健康相談などを行います。それらの記録もソフトで作成・管理することができます。また健康チェック時のバイタル測定をタブレット等により随時記録すれば、普段の数値や過去の状態をその場ですぐに確認することができるといったメリットがあります。
また、通所介護及び通所リハビリでは、実地指導にて書類を提示する場合もあるため、様々な書類を正しく記入し、きちんと保管しておく必要があります。介護ソフトを使っていない事業所ではこの事務作業は膨大な量であり、結果的に現場職員にとっての負担になりかねません。介護ソフトを使用することで、転記など時間を要する重複作業を削減し、効率化を図ることができます。さらに、その時間を使って更なる提供サービスの向上を図ることができるため、残業時間の削減、労働環境の改善にも繋がることが期待されます。
通所介護・通所リハビリに対応しているカイポケのご紹介
では、実際に現場で利用されているソフトの一例として、カイポケをご紹介いたします。
介護ソフトカイポケ（通所介護版）
は、日々の業務に必要な帳票の作成・管理から、初めての方は不安な国保連の伝送請求まで一括で行うことができます。また、1つのデイサービス事業所に対し1台のタブレット（iPad）を無償レンタルするので、パソコンを開かなくてもその場で利用者さんのバイタルチェックやケア記録を登録・管理することができます。
通所介護向けページから、特徴的な機能等、ポイントをおさえてみました。
- 帳票の作成や管理、国保連への伝送請求まで一括対応できる
- 事業所１つに対し、タブレット１台無償レンタルできる
- パソコンを開かなくても、その場でバイタルやケアの記録を登録及び管理できる
- 様々な帳票が連動しており、転記による重複作業を大幅に削減できる
- シフト作成及び管理、給与計算から振り込みまで連携
- カイポケ利用で会員数60万人越えの「カイゴジョブ」に無料で求人掲載できる
- 2カ月〜最大18カ月の無料体験期間あり
- スムーズな導入のために電話によるサポート体制あり
- 導入実績は現在約12,000事業所
特に強調したい点としては、基本的な機能に加えてタブレット無料貸与やカイゴジョブの利用など、事業運営の際にあると便利な機能が豊富なところです。これらの機能は、無料体験期間においても全て試してみることが可能なので、まずは使用感を確かめていただければと思います。
まとめ
通所介護や通所リハビリでは、常に記録や書類の記入、転記等の事務仕事に追われている方も多いかと思います。また、これがスタッフの残業時間を増やし、負担になっているのではないでしょうか。せっかく情熱、知識、経験、資格に溢れるスタッフを採用しても、仕事量の多さと負担が蓄積し、退職という事態に陥ってしまったとしたら、事業所として大きなダメージを負うことになってしまいます。効率的にできることは改善し、重複する作業を削減、プロとして専門の仕事に集中できる環境を整えることができれば、生き生きと働ける機会をつくることができます。業務の効率化、スリム化をする１つの施策として、今回紹介した通所介護、リハビリのソフトを使いことが挙げられます。今回の記事で介護ソフトの有益性、また、どんな介護ソフトを導入すべきか、ということを少しでもご理解いただけたなら幸いです。
