請求業務が月30時間減！｜社会福祉法人が運営するデイサービスでのカイポケ活用
社会福祉法人岸和田市社会福祉協議会
大阪府の社会福祉法人岸和田市社会福祉協議会様は、岸和田市内で「デイサービスセンターほっと久米田」を運営しています。
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開業年月 2018年8月
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大阪府岸和田市
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通所介護
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利用定員 1日30名
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職員数 12名（2023年10月時点）
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課題
- 利用者の出欠やサービス内容の記録、連絡帳を手書きで作成しており転記作業が多い
- 記録を確認しながら行うため、提供票に「実績の1立て」をする業務に膨大な時間がかかる
- 毎月の請求業務に5日かかり、2人で1日3時間、計30時間の残業が発生
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導入の
ポイント- 2か月間の無料体験期間だけで、早期に使いやすさを実感できた
- カスタマーサポートも疑問に対し親身に対応してくれる
- ソフト運営会社の規模が大きく安心
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効果
- 転記作業や連絡帳の作成など間接業務が減り、利用者に関わる時間が1日1時間増えた
- 請求業務は2日で終わる！作業も1人で日中2時間程度に短縮し、1人15時間の残業が削減
- タブレットを担当者会議に持参し、家族やケアマネに利用者の様子を具体的に伝えられる
大阪府の社会福祉法人岸和田市社会福祉協議会様は、岸和田市内で「デイサービスセンターほっと久米田」を運営しています。事業課係長の射手矢様に、カイポケの導入に至るまでの経緯と導入効果を伺いました。
ラジオ体操やゴムチューブトレーニングなど基本のメニューと、エアロバイクなどのマシントレーニングを組み合わせ、個別に鍛えたい箇所や生活での困っている場面を想定したトレーニング計画を実施している。
要支援の方に対応する、トレーニングを中心とした「デイサービスセンターほっと久米田」を開所しました
社会福祉法人でデイサービスを開所したきっかけは何ですか？
開所した当時は、地域に要介護の方向けに食事や入浴、排泄の介助をするサービスはありましたが、半日型の運動をメインとしたデイサービスはあまりありませんでした。まだ要介護状態ではないけれど、「少し足元に自信がなくなってきた」、「生活に不安を感じることがある」、「今の生活や活動を続けるためにリハビリや運動をしたい」といったご意見をたくさん聞き、要支援の方々のニーズに応えられていないという現状がありました。そこで、私たち社会福祉協議会が要支援の方に対応する、トレーニングを中心とした「デイサービスセンターほっと久米田」を開所することになりました。
カイポケを知ったきっかけは何ですか？
他のデイサービスで使っていたソフトはとても使いづらいと感じていたので、新たに請求ソフトを導入するときは違うソフトを採用したいと思っていました。周囲の法人に使っているソフトを聞いてみたり、インターネットで検索して大手数社の資料を取り寄せ、情報収集をする中でカイポケを知りました。当時の上司に使いやすさという点も含めた比較をして、導入したいソフトを説明する必要があったので、カイポケの無料体験に申し込みました。
記録から自動入力された実績を確認するだけ！2時間程度で請求業務は完了します
カイポケを無料体験で操作してみた感想を教えてください。
無料体験を始めてすぐに、「とても使いやすい！様々な業務が楽になりそうだ！」と感じました。デイサービスの事務作業は紙から紙への業務が多いことが原因で、転記業務がやたらと多く、利用者さんの出欠や入浴などのサービス内容について同じことを記録書や連絡帳などに手書きで何度も書いていました。人が行う作業ですから、記録自体が間違っていたり、抜け漏れがあることもあります。そこを確認して修正する作業も大変です。請求業務では手書き記録を確認しながら、1人1人の利用者さんの提供票に「実績の１立て」を行っていました。毎月1日〜9日までの請求期間は、2人がかりで終業後の18時〜21時まで1日3時間は残業が必要で、5日間はかかっていました。2人分の残業時間を合計すると毎月30時間は請求業務のために残業していました。
それがカイポケを試してみたら、タブレットで利用者さんの出欠を登録するだけでサービス提供実績に連動して自動で１立てが登録されているし、連絡帳もすぐに出せるから驚きました。転記作業にかかっていた時間が無くなって、請求業務に必要な時間が格段に短くなりました。今では残業せずに日中の業務時間内で終わりますし、既に記録と連動して入力されている実績を確認するだけですぐ請求データの作成ができるので、画面上の操作自体凄く少なく済んでいると思います。請求データの作成は、2人がかりではなく1人で対応できるようになり、1日1時間、2日間の合計2時間ほどで終わるようになりました。
利用者と会話しながらカイポケのタブレットアプリで記録を作成する職員の様子。
精神的な負担や不安も軽減しました
そんなに請求業務にかかる時間が短縮できたんですね。効率化したことでどんな効果がありますか？
手書きで書いていたバイタルや入浴、リハビリの記録がタブレットになったので、転記が不要で連絡帳の作成に追われることが無くなり、日中利用者さんに関わる時間が増えました。1人1時間程度は増えていると思います。また、毎月の残業は大変でしたから、請求業務に対する精神的な負担や不安も軽減しましたね。カイポケは無料体験期間だけでなく、アフターフォローもしっかりしてくれたので心強かったです。カスタマーサポートへ電話すると迅速に、親身に対応頂けて、質問に対してたらい回しにされることもなく、その場で解決できる点が助かります。
請求業務以外にも、事業所の外でもタブレット記録を活用するメリットを感じています。利用者さんが病院へ行く際は、1か月分のバイタルをすぐに出すことができます。サービス担当者会議では、「百聞は一見に如かずカード」といって利用者さんの様子をみんなでまとめるんですが、ご家族やケアマネジャーへタブレットを使って、その場で「最近の血圧はこのくらいです」とか、「トレーニングは○○を何回できるようになっています」など具体的にお見せすることができます。タブレットだけですべての利用者さんを同じように説明できるし、説得力も増して、会議でも会話が弾みます。
本当にカイポケは良いソフトだなと感じているので、歴史ある社会福祉法人がどんどん導入すればよいのになと思います。
これからも自分の居場所を感じていただける事業所でありたい
様々なシーンでカイポケの導入効果を感じていただき嬉しいです。最後に、どのような事業所を目指されているか教えてください。
利用者さん、スタッフ、地域に愛される事業所でありたいなと思っています。利用者さんは、年齢を重ねて身体や生活に不安を感じ、後ろ向きな発言をしてしまうときもあると思います。そのようなときでも、「ほっと久米田に来れば楽しく、明るく過ごすことができる」と思っていただき、自分の居場所だと感じていただければありがたいです。
「ほっと久米田」という事業所の名前は職員からの公募で決めたのですが、利用者さんから「ほっとするわ」とお言葉頂くこともあり、名前が馴染んできているなと嬉しく思います。今後はキッチンで淹れたコーヒーを販売したり、地域のバザーなどを企画していますので、引き続きみんなに愛される事業所にしていきたいです。
