介護事業における勤怠管理システムの機能、導入するメリット、選び方を解説
介護事業において勤怠管理に課題を感じている経営者・管理者の方の中には、「勤怠管理システムを導入するメリットは？」、「勤怠管理システムはどのように選べばいいの？」などの疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、介護事業における勤怠管理の課題、よく使われている勤怠管理の方法、勤怠管理システムの主な機能と導入するメリット、選び方などを解説します。
ぜひ、最後までお読みください。
目次
- 勤怠管理とは？
- 介護事業における勤怠管理の課題
- 介護事業で使われている勤怠管理の方法とは？
- 介護事業の勤怠管理システムの主な機能
- 介護事業の勤怠管理システムを導入するメリット
- 介護事業の勤怠管理システムを選ぶ時のポイント
- まとめ
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の勤務実績が適正に記録されているか管理する業務を指します。
勤怠管理は法律で定められている事業者の義務であり、従業員の出退勤の時刻や労働時間、休暇の取得状況などを管理し、記録を保管しなければいけません。
介護事業における勤怠管理の課題
介護事業では、職員の働き方（勤務時間や勤務場所）が多様なため、勤怠管理が難しくなっています。
ここでは、勤怠管理の主な課題について解説します。
打刻ミスや申請漏れ、集計ミスがある
出退勤や残業時間、有給休暇の申請は職員自らが行うため、ミスや申請漏れが発生する可能性があり、これらを正確に把握し、管理するのはとても大変です。
出勤簿やタイムカードなどの紙媒体で記録を行っている場合、職員の記載ミスや打刻ミス、不正、管理者の集計ミスや転記による入力ミスが発生する可能性があります。
有給休暇の管理が難しい
正社員や契約社員、パート、アルバイトなどの雇用形態によって、有給休暇の付与日数の計算や時間単位の有給休暇の処理などの管理が煩雑になります。
また、紙の有給休暇の申請書などを使用している場合、チェックと転記、保管などにも手間がかかってしまいます。
訪問サービスは出退勤の時間を把握しにくい
特に訪問サービスで働く職員が直行直帰を行う場合には、実際の出退勤時刻や労働時間、休憩時間を正確に把握することが困難です。
介護事業で使われている勤怠管理の方法とは？
ここでは、介護事業で使われている4つの勤怠管理の方法とそのメリット・デメリットを解説します。
手書きの出勤簿
手書きの出勤簿による勤怠管理の事業所もあります。
出勤時と退勤時に、職員ごとの紙の出勤簿に日付・出勤時刻・退勤時刻などを手書きで記入します。
職員ごとの勤務時間は、管理者が出勤簿をもとに手作業で集計します。
メリットは、用意する備品が紙と筆記用具だけなので、コストをかけずに勤怠管理ができるということです。
パソコンやスマホの操作が苦手な職員でも対応しやすいこともメリットです。
一方デメリットは、記入漏れや集計ミスが発生しやすいことです。
職員が記載するのを忘れてしまうことや、管理者が手作業で勤務時間を集計することによりミスが起こることがあります。
また、紙で保管するので紛失のリスクや保管のためのスペースが必要になることもデメリットです。
タイムカードによる管理
タイムカードを使って勤怠管理する事業所もあります。
出勤時と退勤時に事業所に設置されたタイムレコーダーにカードを差し込み出退勤の時間を管理します。
タイムカードを確認して手作業で集計しなくてはいけないものと打刻したデータをシステムで自動集計できるものがあります。
メリットは、記録が正確ということです。
また、操作が簡単なので誰でもすぐに使えることもメリットになるでしょう。
一方デメリットは、打刻漏れや集計ミスが発生しやすいことです。
特に管理者が手作業で勤務時間を集計する場合、ミスが起きることがあり、紙を保管するためのスペースも必要になります。
Excelでの管理
Excelを使った勤怠管理を行っている事業所もあります。
職員が自分で共通フォルダなどに保存しているExcelに出勤・退勤時間を入力することで管理します。
メリットは、関数やマクロを使えば、勤務時間や残業時間、有給休暇の日数などを自動計算できるので管理が楽になり、計算ミスを減らすことができることです。
また、パソコンにオフィスソフトがインストールされている場合、追加のコストがかからないこともメリットです。
一方、デメリットは、複数人が同じファイルを操作する場合、誤って他の人のデータを消したり上書きしたりすることでトラブルが起きてしまう可能性があることです。
また、特定の職員しか更新ができない関数やマクロを使用している場合、破損や更新が必要なタイミングで修正できない可能性があることもデメリットとして挙げられます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムを導入して勤怠管理を行っている事業所もあります。
クラウド型の勤怠管理システムを使うことで、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも出退勤を打刻できるようになります。
メリットは、正確な打刻ができる環境を構築でき、それをリアルタイムで管理者が把握することができること、勤務時間を簡単に集計できることです。
また、集計ミスや不正を防止する機能が付いている勤怠管理システムを選ぶことで管理業務の負担を減らすことができます。
一方デメリットは、初期費用や月額利用料など費用がかかるということです。
また、スマホやタブレットの操作に慣れていない職員が操作ミスをしてしまい、修正等の手間がかかってしまう場合もあります。
介護事業の勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには主に次のような機能が備わっています。
- 出退勤の登録
- 勤務実績の自動集計
- 有給休暇の管理
- 給与計算と連携
それぞれ詳しく見ていきましょう。
出退勤の登録
パソコンやスマホやタブレットを使って出退勤の記録を勤怠システム上に打刻する機能です。
クラウド型の勤怠管理システムは、スマホやタブレットを使って場所を選ばずに打刻することができます。
勤務実績の自動集計
勤怠管理システムに打刻された勤務実績を自動で集計する機能です。
有給休暇の管理
勤怠管理システム上で職員の有給休暇の付与日数の計算、取得状況、残数などを管理できます。
有給休暇の付与日数の計算は、雇用形態や勤務実績に応じた付与ルールを設定することができます。
給与計算と連携
給与計算システムと連携している勤怠管理システムが多いです。
給与計算システムと連携していることで、勤怠データをもとに自動で給与を計算することができます。
介護事業で勤怠管理システムを導入するメリット
介護事業で勤怠管理システムを導入するメリットは次の通りです。
職員の負担が減る
勤怠管理システムを導入することで、出退勤時間の記録を効率化することができます。
スマホやタブレットから簡単に打刻ができるため、打刻漏れや手書き・手入力によるミスを減らすことができます。
管理者の負担が減る
勤怠管理システムを導入することで、管理者が行っているチェックや集計の業務負担を軽減することができます。
出退勤やシフト状況などの情報も一元化されるため、現状の把握や急なシフト変更なども効率的に行うことができます。
介護事業の勤怠管理システムを選ぶ時のポイント
ここでは、介護事業における勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。
自社が設定する勤務形態に対応できるか
勤怠管理システムを選ぶ時は、自社が設定する勤務形態に対応できるかを確認しましょう。
シフトの種類や勤務時間を職員ごとに個別に設定できるシステムが望ましいでしょう。
想定している運用方法に対応できるか
例えば、ICカードとカードリーダーを導入し、勤怠管理を行いたいと思っている場合は、それに対応したシステムを選ぶ必要があります。
その他、訪問介護のように外出先で打刻をしたい場合は、スマホでの打刻に対応しているシステムを選ぶなど、自社の希望する運用方法に対応できるかどうかでシステムを選びましょう。
費用が予算の範囲内に収まるのか
勤怠管理システムの料金（初期費用、月額費用）は幅広い範囲の価格帯が設定されています。
そのため、各社の勤怠システムの料金を比較して、予算の範囲内に収まるシステムを導入しましょう。
誰でも簡単に使いこなせるか
システムの操作方法が複雑だと導入後に職員から不満がでたり、機能が活用されなかったりするので、操作がわかりやすい勤怠システムを選ぶことも重要です。
打刻画面、管理画面の見やすさや、申請や打刻漏れなどを簡単に確認・修正できるかがポイントとなります。
まとめ
この記事では、介護事業における勤怠管理の課題や方法、勤怠管理システムの主な機能やメリット、導入時に確認するべきポイントなどを解説してきました。
介護事業の勤怠管理は非常に手間のかかる作業です。
管理者の負担を減らし、効率的に勤怠を管理するためには「勤怠管理システム」の導入がおすすめです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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