介護事業における利用者負担分の口座振替をサポートするサービスのご紹介
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皆様の事業所では、利用者負担分の集金をどのような方法で行っていますか？
手数料などがかからないため、現金で集金している事業所も多いと思います。
その反面、大切なお金を持ち運ばなければならないリスクがあるうえ、ご利用者やそのご家族に、毎月銀行からお金を引き出して用意してもらう手間もかかります。
そうした点から、口座振替を検討している事業所も多いのではないでしょうか。
しかし、事務手続きや手数料などを理由に、導入をためらっている方も多いと思います。
この記事では、介護事業所が口座振替を導入するメリットや注意点を説明し、介護事業所の口座振替をサポートしてくれるサービスについてご紹介します。
口座振替にしたいけれど、どうしたらよいのかとお悩みの事業所の方は、ぜひ参考になさってください。
介護事業所に口座振替を導入するメリット
介護事業所が実際に口座振替を利用すると、事業者側にはどのようなメリットがあるのでしょうか？
さまざまな側面から考えてみましょう。
① 請求業務の作業量が減る
現金で集金する場合は、集金袋を作成・配布したり、集金のためにご利用者のお宅を回ったりといった作業が必要になります。
これらは膨大な作業量です。
口座振替であれば、多数の請求がある場合でも、指定日に一括で集金することができます。これまで集金業務に費やしていた時間や人件費、事務費を削減することが可能です。
② 未払いや支払い遅延のリスクが減る
口座振替であれば、指定日にご利用者の銀行口座から自動で引き落とされます。
「銀行からお金を下ろし忘れた」といったこともなくなり、未払いや支払い遅延のリスクが減ります。
③ 利用継続率が上がる
ここでは、ご利用者の立場で考えてみましょう。
毎月現金で支払う場合、ご利用者は、あらかじめ銀行からその金額を下ろし、端数の小銭まで用意する手間をかけて支払うことになります。
毎月のこととなると、手間に感じる方も多いと思います。
その点、口座振替であれば、口座にお金さえ入っていれば、手間をかけずに支払いを済ませることができます。
支払いのストレスがなくなることで、サービスを継続して利用される方が多くなります。
さまざまなメリットがあることが、お分かりいただけたと思います。
次は、注意点をご説明します。
介護事業所に口座振替を導入する際の注意点
① 口座振替の手数料・事務手続き
皆様も、公共料金の支払いに口座振替を利用している方が多いのではないでしょうか。
その際、支払う側が口座振替の手数料を負担することは基本的にありません。
しかし、口座振替は無料の仕組みではなく、実際には手数料がかかっています。
公共料金などは、請求する側が手数料を負担しているため、支払う側には手数料がかからないだけなのです。
同様に、介護事業所が口座振替を導入する場合も、口座振替の手数料がかかり、基本的には事業所が負担することになります（手数料は金融機関によって異なります）。
事務手続きとしては、初回にご利用者に口座振替の依頼書を記入してもらい、金融機関に提出する必要があります。
そのため、導入時には事務作業が多くなります。
手続きが完了すれば、これまで毎月の集金に費やしていた目に見えないコストや手間、時間は削減できますが、金銭面では目に見える手数料の負担が発生します。
② 金融機関の制限
事業所が個別に金融機関と契約して口座振替を利用する場合、引き落としができる金融機関が限られることが多いです。特に小規模な事業所の場合、複数の金融機関と契約するのは難しいでしょう。
そのため、指定の金融機関に口座を持っていないご利用者には、新たに口座を作ってもらう必要が出てきます。
ここまで読んで、「やっぱり導入は難しいかな…」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、これらの問題点が解消されれば、ぜひ利用したい魅力的なサービスといえるでしょう。
次に、これらの問題点を解決するためのサポートをしてくれるサービスをご紹介します。
介護事業所の口座振替をサポートするサービス
ここでは、クラウド型介護ソフト「カイポケ」のサービスの一つである「カイポケ口座振替」についてご紹介します。
「カイポケ口座振替」は、介護ソフト「カイポケ」を利用している事業者様が利用できるサービスです。
「カイポケ口座振替」を利用すると、カイポケで作成したご利用者への請求金額を、ご利用者の口座から自動で引き落とすことができるようになります。
引き落としの結果もカイポケ上で確認できるため、未収金の管理も簡単です。
「カイポケ口座振替」は、ゆうちょ銀行を含む全国1,300以上の金融機関に対応しているため、ご利用者がお持ちの銀行口座をそのまま利用でき、新たに口座を開設する手間はありません。
実際の請求の流れについても説明します。
事業者様は、介護ソフト「カイポケ」の利用者請求機能で作成した請求データを送付します。
振替日は毎月26日（金融機関の休業日の場合は翌営業日）なので、事業者様は振替日以降に振替結果を確認するだけです。
引き落とし件数は1件から利用でき、引き落としがない月には費用もかかりません。
いかがでしょうか？
先ほど挙げた問題点が解決されていることが、お分かりいただけたと思います。
それだけでなく、これまで集金にかかっていた労力やコスト、時間を大幅に削減でき、現金を扱うストレスからも解放されます。
事務の簡素化はもちろん、安心も得られる嬉しいサービスといえるのではないでしょうか？
手数料などの詳細や「カイポケ口座振替」について詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
おわりに
今回は、介護事業所における口座振替のメリット・デメリットと、デメリットを解消してくれる「カイポケ口座振替」について説明しました。
ご利用者とのお金のトラブルは信用問題にもなりかねないため、日々気を使われていることと思います。
事務の簡素化はもちろん、サービスを上手に活用して、さまざまなトラブルを回避したいものです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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株式会社エス・エム・エス
カイポケメディア編集部
カイポケメディア編集部には、看護師や社会福祉士をはじめ、介護事業所の運営経験者、介護ソフトの導入サポート経験者など、幅広い知見を持つメンバーが在籍しています。
制度と現場の実務に精通した視点から、介護事業所の開業、日々の業務効率化、経営改善に役立つ情報を発信しています。
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