介護のスケジュール管理を効率化するコツとは？オススメのツールもご紹介
介護事業所における利用スケジュール管理は、収入確保や売上アップのために必要不可欠な業務です。
利用スケジュール管理を担当することになった方の中には、「スケジュール管理を効率化するにはどうすればいいの？」「他の事業所ではどんなツールを使っているの？」と疑問をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。
この記事では、介護事業所における利用スケジュール管理の目的や課題、効率化のコツ、おすすめのツール・アプリについて、サービス形態別に詳しくご説明します。
目次
介護事業でスケジュール管理を行う目的とは？
介護事業におけるスケジュール管理は、利用者に対して、いつ、どのようなサービスを提供するのかを管理することを指します。
その日の利用者数、利用者の希望や状態、事業所が提供しなければいけないサービスなどを考慮し、職員の勤務予定や配置、提供するサービスの内容、時間帯や順番などを決めます。
介護サービス種別によりスケジュール管理の目的は若干異なりますが、いずれもスケジュール管理を最適化することは、提供サービスの質の向上や、職員の働きやすさ、収益増加につながっていきます。
訪問系サービス：売上アップのためにスケジュール管理を行う
訪問介護や訪問看護などの訪問系サービスでは、売上アップを目的としてスケジュール管理を行います。
訪問介護や訪問看護の売上アップのためには訪問件数を増やす必要があり、訪問件数を増やすためには、今いる職員が効率的に利用者宅を訪問できるようにスケジュールを管理する必要があります。
職員の空き時間・手待ち時間を減らし、移動時間が短くなるような効率的な訪問スケジュールを組むことで、訪問件数を増やし、人件費を抑えることができ、新規利用者の受け入れを増やすことにも繋がります。
通所系サービス：売上アップと適切な事業所運営のためにスケジュール管理を行う
通所介護や通所リハビリテーションなどの通所系サービスでは、売上アップと適切な事業所運営のためにスケジュール管理を行います。
通所介護や通所リハビリテーションでは、事業所の定員数に合わせて利用予定を調整し、高い稼働率にすることで売上を確保します。
また、通所系サービスでは、利用者数に応じて介護職員を配置しなければいけないので、スケジュール管理を行い、シフト等を調整することが適切な事業所運営につながっています。
施設系サービス：適切な施設運営のためにスケジュール管理を行う
特別養護老人ホームや介護老人保健施設などの施設系サービスでは、適切な施設運営のためにスケジュール管理を行います。
特別養護老人ホームや介護老人保健施設では、365日24時間、切れ目なくケアを提供する必要があるため、1日のスケジュールの中で健康管理・食事・入浴介助・機能訓練など実施しなくてはいけないサービスを、誰に、いつ（どのような順番で）、提供するのかを管理する必要があります。
スケジュール管理で苦労するポイント
介護事業におけるスケジュール管理は、利用者と職員のスケジュールの調整に加えて、「急な変更への対応」などもあるので管理業務に苦労する方は多いのではないでしょうか。
ここでは、スケジュール管理で苦労するポイントをご紹介します。
訪問系サービス：利用者と職員のスケジュールを組み合わせるのに苦労する
利用者の希望と職員の希望が複雑
訪問介護や訪問看護では、利用者ごとに希望する時間とサービスの提供場所（住所）が異なります。
利用者だけでなく職員の勤務時間や希望、スキルも異なるため、それぞれの希望や相性を考慮すると、複雑なパズルのようにスケジュールを組み合わせる必要があり、苦労します。
効率的な移動ルートを設定する必要がある
訪問先までの効率的なルートの設定にも苦労します。
効率的なルート設定ができないと、サービスを提供する職員の空き時間が増えたり、訪問先への移動が間に合わないなどのトラブルの原因になったりします。
そのため、訪問先から次の訪問先までの移動ルートや交通手段、移動時間を把握して、効率的なルートを設定する必要があります。
2時間ルールへの対応
訪問介護や訪問看護には、「同一の利用者に対し同じ日に2回以上サービスを提供する場合、2時間以上間隔を空けなければならない（2時間以上時間を空けないで訪問した場合、訪問時間を合算した単位数で請求する）」という『2時間ルール』があるので、このルールを考慮してスケジュール管理することにも苦労する場合があります。
通所系サービス・施設系サービス：人手が必要な時間を考慮して調整するのに苦労する
人員基準の遵守
通所系サービス・施設系サービスでは、利用者・入居者の人数や時間帯などに応じて、厚生労働省が定める人員配置基準に従い、職員を配置する必要があります。
利用者数・入居者数によって、配置すべき介護職員等の人数が変わるので、職員の希望シフトとの調整が必要になります。
人手が必要な時間を考慮して調整する必要がある
通所系サービス・施設系サービスでは、送迎・食事・入浴介助など、「一時的に人手が集中して必要になる時間帯」があります。
このような忙しい時間帯に必要な職員数を確保できていないと、サービスの質が低下したり、職員の負担が偏ったりするリスクがあります。
当日の利用予定や体調の変化等にあわせた細やかなスケジュール調整が求められるため苦労します。
（通所系サービス）効率的な送迎ルートを設定する必要がある
通所系サービスでは、事業所と利用者宅の間の送迎があるため、当日利用する方の住所に合わせて効率的な送迎予定を組む必要があります。また、急な利用予定のキャンセルや変更があった場合は、送迎ルートを調整し、利用者・ご家族へ連絡等を行わなければいけません。
（施設系サービス）職員の希望の公平性を担保しなくてはいけない
施設系サービスでは、24時間365日、切れ目なくケアを提供するため、職員は、早番・遅番・日勤・夜勤といったシフト制で対応します。
職員の希望する勤務時間帯等を可能な限り叶えつつ、全員が納得できるよう、公平性のあるスケジュールを調整する必要があります。
勤務時間や休日に不公平を感じていると、職員間の人間関係の悪化や離職につながる恐れがあります。
スケジュール管理を効率化するコツとは？
スケジュールの管理業務を効率化するためには、「スケジュールに関するルールを整備する」、「情報を一つの場所（共有カレンダーや共有Excelファイルなど）に集約する」という2つの基本をおさえることが重要です。
例えば、「急な欠勤連絡は、必ず事務所に電話を一本入れる」など、スケジュールに関するルールを明文化し、全職員に共有することで、伝達トラブルなどを防げます。
また、スケジュールに関する全ての情報を共有カレンダーなどの一つの場所に集約して管理することで、確認の手間や伝達ミスを大幅に減らせます。
ここからは、さらに効率化するためのコツをご紹介していきます。
様々な情報を「見える化」する
「スケジュールに関するルールを整備する」、「情報を一つの場所に集約する」といったことを進めるためには、職員の保有スキル・資格・移動手段、利用者の利用予定・要望・必要なケア・相性などの情報をExcelや介護ソフトなどに一覧化しておくとよいでしょう。
様々な情報を事前に一覧化して簡単に確認できる状態にしておくと、急なキャンセルや変更など、突発的なスケジュール調整が必要な時にもスムーズに対応することができます。
時間帯ごとの必要人数を整理し、パターン化する
通所系サービス・施設系サービスでは、送迎・食事・入浴介助など、人手が多く必要な時間帯があります。
1日の中で「どの時間帯に、どの業務をできる人（誰）を何人配置すべきか」をあらかじめ明確にしておくことで、シフト作成がしやすくなり、業務負担の偏りも防げます。
また、利用者の住所エリアごとに分けて送迎ルートの基本パターンを作成したり、「利用者が〇名以下の日」「入浴が多い日」など、状況に応じたフロア配置の基本パターンを作成しておくと、スケジュール管理がスムーズになります。
ツール・アプリを導入する
ツールやアプリを導入することで、スケジュール管理を大幅に効率化することができます。
紙やホワイトボード、Excelだけでスケジュール管理を行っていると、記入ミスや情報共有漏れなどの人的ミスが発生するリスクがあります。
ツール・アプリを使うことで、これらの人的ミスも減らすことができます。
例えば、訪問介護の場合、スケジュール管理ソフトを活用すれば、職員の急な欠勤や利用者のキャンセルにスムーズに対応することができ、連絡ミスも防ぐことができます。
介護事業でスケジュール管理に使えるおすすめツール・アプリ
Googleカレンダー
『Googleカレンダー』はGoogleが提供する無料のスケジュール管理ツールで、Googleのアカウントを作成すれば、誰でも利用することができます。
他の職員の予定を共有する設定にしておけば、自分の予定だけでなく他の職員の予定も簡単に確認できます。
スマートフォンからもパソコンからもアクセスが可能で、登録した予定の変更も簡単です。
ToDoリストの作成機能もあり、メモを登録することも可能です。
Excelテンプレート
スケジュールの管理にはExcelのテンプレートを活用することもできます。
Excelは、事業所ごとの運用に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが大きな利点です。
関数やマクロを活用することで、アラート表示や利用者ごとのサービス提供時間、事業所全体のスケジュール管理が可能になります。
ただし、Excelの関数やマクロが得意な職員が退職・異動した場合、エラーに対応できなくなってしまったり、Excelに不慣れな職員が関数やマクロを壊してしまったりすることがあります。
介護ソフト『カイポケ』でスケジュール管理をする
介護ソフト『カイポケ』では、請求や記録だけではなく、利用者のスケジュール管理も可能です。
外出先からでもスマートフォンやタブレットを使っていつでもスケジュールを確認できるため、急な予定変更があった際の情報共有がスムーズに行えます。
まとめ
ここまで、介護事業におけるスケジュール管理の目的や苦労するポイント、効率化のコツやツールについて詳しく解説してきました。
スケジュール管理は、売上アップと適切な事業所・施設運営につながっています。
「もっと効率的にスケジュール管理をしたい」と考えていらっしゃる方は、請求・記録だけでなくスケジュール管理もできる介護ソフト『カイポケ』をご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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