通所リハビリテーションで必要な帳票・様式を一覧でご紹介！

通所リハビリテーションでは、事業所を運営するにあたって様々な帳票を作成・管理しなければならず、それらの帳票が適切に作成・管理されているかどうかを、指定権者による運営指導（実地指導）で定期的にチェックされることになります。運営指導は、指定の有効期間中(6年間)に少なくとも1回以上は行われ、法令を遵守した事業所運営ができていないと判断された場合は、行政処分を受けることもあります。
運営指導で指摘や指導を受けないためにも、作成しなければならない帳票は必ず作成し、日頃から適切に保管しておくことが大切です。

【通所リハビリテーションで必要な文書（帳票・様式）の一覧】

• 重要事項説明書
• 利用契約書
• サービス担当者会議の記録
• 居宅サービス計画
• サービス提供記録
• 通所リハビリテーション計画
• 診療記録
• 勤務実績表
• 勤務体制一覧表
• 介護保険番号、有効期限等を確認している記録
• 請求書
• 領収書
• 運営規程
• 雇用の形態（常勤・非常勤）がわかる文書
• 研修計画、実施記録
• セクシャルハラスメント・パワーハラスメント防止の方針、相談記録
• 業務継続計画 、研修および訓練計画、実施記録
• 業務日誌
• 非常災害時対応マニュアル（対応計画）
• 避難・救出等訓練の記録
• 感染症及び食中毒の予防及びまん延防止のための対策を検討する委員会名簿、委員会の記録
• 感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための指針
• 感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための研修の記録及び訓練の記録
• 個人情報同意書
• 従業者の秘密保持誓約書
• 苦情の受付簿
• 苦情者への対応記録
• 苦情対応マニュアル
• 事故対応マニュアル
• 市町村、家族等への報告記録
• 事故再発防止策の検討の記録
• ヒヤリハットの記録
• 虐待防止委員会の開催記録
• 虐待の発生・再発防止の指針
• 虐待防止の研修及び訓練計画、実施記録
• 虐待防止の担当者を設置したことが分かる文書
• 設備、備品台帳
• 就業規則、雇用契約書
• 加算に関する計画書、記録、報告書等
  など

ここからは、通所リハビリテーションで準備すべき帳票・様式の一部を、作成するタイミング（開業前・サービス提供時・サービス提供後）で分けてご紹介していきます。

通所リハビリテーション事業所の開業前に準備する必要がある帳票には、運営規程や勤務体制一覧表といった指定申請にかかわる書類のほか、雇用契約書や就業規則、利用契約書・重要事項説明書、個人情報同意書、従業員の研修計画、各種マニュアルなどが挙げられます。

利用契約書・重要事項説明書とは

契約書とは、通所リハビリテーションの利用を開始するにあたって、事業者と利用者様との間で取り交わす法的拘束力をもつ書面です。

一方、重要事項説明書とは、契約書の内容について個別具体的に説明するための書面で、契約に関する重要な項目について詳細に説明するために利用します。
こちらの記事では、通所リハビリテーションの利用契約書・重要事項説明書のひな形をご用意しています。

勤務体制一覧表とは

勤務体制一覧表とは、通所リハビリテーションの人員体制が人員基準を満たしているかどうかを証明するための書面で、指定申請を行う際に必要となります。
勤務体制一覧表には、従業員ごとに

• 職種
• 勤務形態
• 資格
• 氏名
• 1日あたりの勤務時間数
• 1日あたりのサービス提供時間内の勤務時間数
• 4週間の勤務時間数合計
• 週平均勤務時間数
• 兼務状況

などを記載します。

雇用契約書兼労働条件通知書とは

雇用契約書兼労働条件通知書とは、職員と雇用契約を結ぶ際に作成する書類で、人員基準を満たしているのかを確認するために指定申請時に提出が求められます。
労働基準法では、職員を雇用する際に労働条件を明示することが義務付けられているため、雇用契約書や労働条件通知書を用いて、職員に対して雇用期間や賃金、就業場所などの労働条件を明示します。

サービス提供時に作成する帳票は、リハビリテーション計画書やサービス提供記録、業務日誌のほか、連絡帳や送迎管理表、従業員のシフト表、勤務実績表などが挙げられます。

リハビリテーション計画書とは

リハビリテーション計画書とは、医師の診療に基づき、リハビリテーションの短期目標や長期目標、本人・家族への生活指導の内容などを記載する帳票です。
リハビリテーション計画書を作成するにあたっては、通所リハビリテーションの運営基準に「通所リハビリテーション計画の作成」という項目がありますので、下記の要件を満たすように作成しましょう。

（通所リハビリテーション計画の作成）
第百十五条　医師及び理学療法士、作業療法士その他専ら指定通所リハビリテーションの提供に当たる通所リハビリテーション従業者（以下「医師等の従業者」という。）は、診療又は運動機能検査、作業能力検査等を基に、共同して、利用者の心身の状況、希望及びその置かれている環境を踏まえて、リハビリテーションの目標、当該目標を達成するための具体的なサービスの内容等を記載した通所リハビリテーション計画を作成しなければならない。
2　通所リハビリテーション計画は、既に居宅サービス計画が作成されている場合は、当該計画の内容に沿って作成しなければならない。
3　医師等の従業者は、通所リハビリテーション計画の作成に当たっては、その内容について利用者又はその家族に対して説明し、利用者の同意を得なければならない。
4　医師等の従業者は、通所リハビリテーション計画を作成した際には、当該通所リハビリテーション計画を利用者に交付しなければならない。
5　通所リハビリテーション従業者は、それぞれの利用者について、通所リハビリテーション計画に従ったサービスの実施状況及びその評価を診療記録に記載する。
6　指定通所リハビリテーション事業者が指定訪問リハビリテーション事業者の指定を併せて受け、かつ、リハビリテーション会議（医師が参加した場合に限る。）の開催等を通じて、利用者の病状、心身の状況、希望及びその置かれている環境に関する情報を構成員と共有し、訪問リハビリテーション及び通所リハビリテーションの目標及び当該目標を踏まえたリハビリテーション提供内容について整合性のとれた通所リハビリテーション計画を作成した場合については、第八十一条第一項から第四項までに規定する運営に関する基準を満たすことをもって、第一項から第四項までに規定する基準を満たしているものとみなすことができる。

業務日誌とは

業務日誌とは、通所リハビリテーションのサービス提供日ごとに、その日の利用者数や担当職員（管理者、医師、看護職員等）、サービス内容や送迎時間などについて記載する書類です。サービス提供記録は利用者様一人ひとりに対する記録であるのに対し、業務日誌は事業所全体の記録として作成されています。

送迎表とは

送迎表とは、利用者様を送迎する際の車両やルート・到着予定時間や、送迎時の出来事などを記入する様式です。送迎担当者がルートや到着予定時間を把握するため、そして、送迎を行った記録として保管するために作成します。
こちらの記事では、送迎表の記入例と無料のひな形をご用意しています。

サービス提供後に作成する帳票には、介護給付費請求書・明細書、利用者請求書、領収書といった請求業務に関わる書類や苦情対応記録などが挙げられます。

介護給付費請求書とは

介護給付費請求書とは、通所リハビリテーション事業所が1カ月の間に提供したサービスに対する介護給付費を国民健康保険団体連合会（国保連）に請求するために作成する書類です。
介護報酬を受け取るためには、介護給付費請求書と介護給付費明細書を国保連へデータで伝送する必要がありますので、毎月これらのデータを介護ソフトを使って作成することになります。
こちらの記事では、介護給付費請求書について詳しく説明しています。

介護給付費明細書とは

介護給付費明細書とは、通所リハビリテーションのサービス提供実績から利用者様ごとの介護給付費を計算し、国保連への請求額や利用者負担額などを算出するための様式です。
こちらも毎月、介護給付費請求書と共に作成し、国保連へデータを送ることになります。
こちらの記事では、介護給付費明細書について詳しく説明しています。

利用者請求書とは

利用者請求書とは、利用者様に対して利用者負担金を請求する際に作成する書類で、通所リハビリテーションのサービス提供があった際には、毎月作成することになります。
利用者請求書には、介護給付費（利用者負担）の内訳、その他費用などを記載します。
エクセルなどで入力して作成することもできますが、介護請求ソフトを使用することで、利用者請求書、介護給付費請求書・介護給付費明細書を簡単に作成することができます。

苦情対応記録とは

苦情対応記録とは、利用者様やご家族等から苦情を受けた場合にその内容を記録・保存するための書類で、苦情の内容、事実確認の状況、対応状況等を記載します。
通所リハビリテーションの運営基準には「苦情を受付けた場合には、当該苦情の内容等を記録しばければならない」ことが定められていますので、そのような事案が発生した場合には苦情対応記録を作成します。

ここまで、通所リハビリテーションを開業する前に作成する必要がある帳票、サービス提供時に作成する帳票、サービス提供記録後に作成する帳票と、作成するタイミング別で通所リハビリテーションの帳票・様式についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
通所リハビリテーションの事業所運営を適切に行うためには、様々な種類の帳票を作成・管理する必要があることがお分かりいただけたかと思います。
開業後にスムーズな事業所運営ができるよう、開業前に帳票や様式のフォーマットを早めに準備しておきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。