機能訓練の内容もタブレットを使って楽々管理│リハビリ型デイでの業務改善の実践

#通所介護

合同会社希

多様な機器を使ったトレーニングと理学療法士や作業療法士による施術を個々の利用者に合わせて提供する「半日型リハビリデイサービス リハBee」を運営

•  開業年月 2021年09月
•  千葉県松戸市
•  通所介護
•  利用定員 22名
•  6名（2023年8月時点）

• 課題
  • 1日型向けのソフトのため、機能訓練に特化した半日型のデイでは使いづらい。
  • 利用者に関わらない業務はリモートでできる環境を実現したい。
  • 利用者の計画書等は紙で印刷し情報共有していた。
• 導入の
  ポイント
  • 機能訓練の記録業務にタブレットを無料で1台導入できる。
  • 機能訓練内容に合わせて記録項目をカスタマイズでき、簡単に情報が入力できる。
  • 利用者情報を職員間でスムーズに共有できる。
  • 業務用のスマートフォンが格安でレンタルできる。
• 効果
  • 機能訓練の記録業務が効率化し、時間に追われず利用者と関わることができている。
  • 情報連携がスムーズに実践でき、リモートワークを取り入れられた。
  • 利用者家族との連絡は業務用のスマートフォンで行い、職員のプライバシーを守っている。

合同会社希様では、多様な機器を使ったトレーニングと理学療法士や作業療法士による施術を個々の利用者に合わせて提供する「半日型リハビリデイサービス リハBee」を運営されています。 事業所の立ち上げやソフト選定に関わり、現在は管理者兼相談員を務める平井様に、カイポケの使い方や業界動向を踏まえた業務改善の考え方についてお話を伺いました。

合同会社希　管理者兼相談員　平井 晴之様

職員間の情報連携のしやすさ重視でソフトを選定

デイサービスでカイポケをご利用いただいています。ソフト選定の際に重視したポイントや他社製品と比較した点を教えてください。

以前はここと同じ半日型で、機能訓練に特化したデイサービスで働いていたのですが、使っていた請求ソフトは1日型・入浴ありのデイサービスであることが前提の機能になっていました。そのため記録が半日型のデイには合っておらず、使いづらいと感じていました。当時はその法人も創業期で、代表が価格面を重視して導入を決めたのだと思います。

今回、自分が業務支援ソフトを選定する立場になって重視したのは、管理者あるいは事業構築に関わる立場の者と現場職員の双方が使いやすいソフトであること、そして職員間で情報共有ができるソフトであることです。以前使っていたソフトは別の職員が作成した利用者の計画書をほかの職員が閲覧することができず、情報共有のためにわざわざ印刷していました。

ソフトの選定では、複数のソフトを比較し、タブレットを1台無料で貸してもらえることが決め手となり、カイポケを導入することに決めました。価格ももちろんですが、記録業務にタブレットを楽に導入できることが大きかったです。 カイポケのタブレット記録は1日型か半日型かを設定することができるので、記録がしやすく、使いにくさや不便は感じませんでした。

オプション契約でモバイルも導入いただいていますね。どのようにご活用されているのでしょうか。

今は介護保険事業でも、ICT化への対応が強く求められていると感じています。 それから、デイサービス事業所はできるだけ利用者様との関わりに集中できる場所にしたいと思っています。事業所内に限らず、リモートでできる業務はリモートでできる環境をつくろうと考えた時に、まず思い浮かんだのがスマートフォンの活用でした。

加えて、当事業所では紙の連絡帳を使っていません。ご家族でもスマホを使いこなされる方は増えてきているので、日々の利用者様のご様子などは職員がご家族にSNSを通じて直接連絡しています。それ以外の場面でも、利用者様やご家族から職員の連絡先を聞かれることはよくあります。ご家族への連絡は会社から貸与したスマホを使ってもらうことで職員のプライバシーを守れると思い、カイポケのレンタルスマホを導入しました。一般的なレンタルスマホよりも安く導入することができ、助かっています。

ほかにもスマホは、送迎時の連絡や地図アプリの確認にも使っています。ナビを入れると20〜30万程度はかかってしまうので全ての車両には入れていないのですが、そうした一部の車両ではナビ代わりに使うこともあります。

効率的に働ける仕組みづくりを目指される中で、カイポケを導入いただいていたのですね。

そうですね。コロナ禍の影響もあって、今、一般の業界で大手企業なら「ほとんど出社しません」とか「本社に行きません」という働き方は普通だと思います。 介護保険事業でも、接客など直接サービスを提供しなくてはならないのはもちろんですが、それ以外の部分で見直せるところはないかと当初から模索していました。

クラウド型ソフトのカイポケなら、場所を選ばず必要な機能にアクセスできるため、柔軟な働き方を手助けしてくれると考えました。

利用者に併せた機能訓練プログラムの開発もカイポケの使い方を職員が自発的に工夫

職員のみなさんには、どのようにカイポケを活用いただいていますか。

機能訓練の内容などをタブレットで記録する際、よく使う表現や器具の名前は使いやすいように現場職員がカスタマイズしています。導入時には私も大枠のメニューを登録しましたが、現場職員が使いやすいようにどんどん設定を工夫していて、機能訓練の各プログラムの名称などが設定されています。

私たちのサービスのスタイルとしては、まず最初に、理学療法士や作業療法士の資格をもつ機能訓練指導員が利用者様の状態をアセスメントします。そこから個々の利用者様に提供する機能訓練のメニューを決めていきます。あとはご本人の意欲なども踏まえつつ負荷を調整して適したメニューを提供していくのですが、カイポケ上でもそのプログラム内容がわかりやすく判別できるように、独自に名称を付けています。

ソフトの使い方も、サービスメニューの考案や提供についても、できるだけ職員達で話し合って決めてもらえたらなと思っているし、実際に色々な意見が出てきています。利用者様の状態を第一に考えて職員同士で意見交換ができるのも、カイポケで情報の連携がスムーズに行えているからこそだと思います。

半日型のリハビリデイ特化型デイサービスとして、理学療法士や作業療法士が利用者様の状態に合わせた機能訓練メニューを提供している。

便利なツールを積極的に取り入れ、使いこなそうとする方針が職員の方にも浸透しているんですね。

記録ソフトを含むITツールの使い方や、それに伴う業務効率化はまだまだ発展途上だと思っています。これからも必要だと感じたものは試しながら使っていき、新しい使い方を見つけたら取り入れていけばいいのかなと思います。

大切なのは、ICTが苦手な世代にもこうしたツールの使い方や、仕事の進め方を柔軟に改善していくという姿勢をどう共有していくかですよね。今後生き残っていく組織になるには必要な取り組みだと感じています。

デイサービスで提供しているサービスも、今のものが完成形ではありません。利用者様の困りごとを無くし、ご満足いただいて自宅に帰ってもらう状態を達成するには、まだまだやれることがある。まずは、現在12個ある機能訓練のプログラムを14とか、15個までは増やしたいと思っています。

運営法人：合同会社希

事業所名：半日型リハビリデイサービス リハBee

所在地：千葉県松戸市