記録と実績の連動で業務が効率化！通所介護と訪問看護の相乗効果を創出
株式会社エヌアール
リハビリに特化したデイサービスReha-Studioと訪問看護事業所を運営
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開業年月 2018年6月
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東京都立川市
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通所介護、訪問看護
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利用定員 1日30名（通所介護）
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職員数 20名(2023年7月時点)
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課題
- 記録と請求データがうまく連動しない
- 自作のExcelで実績記録表を作成、管理と更新が大変
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導入の
ポイント- 無料体験でカイポケの便利さと使いやすさを実感
- 記録が実績に連動し、請求業務が効率化できる
- ケアをしながらタブレットで記録が書ける
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効果
- 通所介護の連絡帳作成時間は3分の1に
- 記録が実績と連動し、実績の登録漏れがゼロに
- 半日かかっていた利用者への請求業務が15分で完結
東京都立川市にある株式会社エヌアール様は、リハビリに特化したデイサービスReha-Studioと訪問看護の2サービスでカイポケをご導入いただいています。カイポケ導入後の変化や業務効率化に対する意識についてお話しいただきました。
状態改善した利用者さんの受け皿となるデイサービスを作りたい
通所介護と訪問看護の2サービスを展開した背景を教えてください
私は理学療法士として、地域の皆さんにしっかりリハビリを提供したいという思いを持っています。この気持ちは、以前取締役として務めていた会社でも変わらず抱いていました。
当時は訪問看護事業所で、看護とリハビリのサービス提供を通じて、在宅療養している利用者さんが少しずつ家から出られるようなお手伝いをしていました。その後、家から出られるようになった利用者さんの受け皿として、私が指揮を執って機能訓練メインの通所介護をオープンさせました。しかし、その頃はそれぞれのサービスの間に連動性がなく、うまく相乗効果が生み出せていないと感じていました。
そこで、「通所介護と訪問看護をうまくコラボさせた事業所を作ろう」と思い、独立したんです。同じ事務所内で通所介護と訪問看護両方の職員がやり取りすれば、利用者さんの情報を共有しやすいですし、利用者さんにとっても自宅に来るスタッフがデイサービスにいれば、安心して外に出るきっかけになる。その逆も同じで、自宅療養になった方も「ここのスタッフだったら自宅に来てほしい」と思ってくれる。在宅にも行けるし通所に通ってもらうこともできるという事業形態は、会社にも利用者さんにもお互いにメリットがあると思います。
株式会社エヌアール 目黒 大幸様
無料体験でカイポケの分かりやすさを実感し、すぐに導入を決めました
カイポケ導入前の状況を教えてください
独立した当時は、以前の法人で利用していた介護ソフトを通所介護事業所に導入しました。その介護ソフトにもタブレットで記録を作成する機能がありましたが、スケジュールや記録と実績のデータがうまく連動する時としない時があって、パソコンの横にタブレットを置いて実績を照らし合わせる、なんて不毛な確認作業を行っていたんです。その後に訪問看護を始める段階に至った頃には、そのようなソフトの不確実性を不安に感じていました。
また、介護記録はExcelで自作し管理していました。複数のExcelファイルを結合したり関数を組んだりして集計作業も行っていました。前月のファイルをコピーして、今月用のファイルに変更して、先月の記録を削除して、新たに記録を入力する、という月ごとの更新作業も大変でした。どこか1か所データが崩れてしまうとうまくいかなくなるし、苦肉の策でしたね。
カイポケ導入のきっかけと導入時の状況を教えてください
過去に立ち上げを手伝った訪問看護事業所がカイポケを導入したんです。そこで話を聞いて、無料体験に申し込みました。使ってみたら、感覚的に操作できて、とても分かりやすく簡単に使えることを実感しましたね。２か月間の無料体験期間のうち、１か月目ですぐに導入を決めました。最初は練習のつもりで請求データを作ってみたんですが、うまく行ったので「本格的に導入しよう」と判断できたんです。無料体験期間中にデータ移行サービスで前のソフトの利用者情報などのデータを入れていただいて、その翌月分からカイポケで請求ができました。
デイの連絡帳作成時間は以前の３分の１になりました
カイポケで記録業務はどう変わりましたか？
デイサービスでの1番の変化は、タブレットを活用することで、記録の作成がその場で完結できるようになったことです。カイポケの導入前は、パソコンのある事務所に移動して、メモを見ながら記録を打ち込んでいました。しかし、今はバイタルを測りながら数値を入力したり、入浴の時に傷の状態を写真で撮ったりして、処置の内容をその場で打ち込めます。利用者さんの話を聞きながら、タブレットにタイムリーに情報を打ち込めるので、記録作業はとてもやりやすいです。また、その場で記録を追加できるので、何時何分に誰々さんからこういう情報をもらいました、といった時系列が明確な点も便利です。
朝一の来所記録をタブレットでしてしまえば、日中はケアをしながら記録の入力ができるので、夕方には連絡帳がいい感じに仕上がります。夕方に印刷をすれば利用者さんがお帰りになる際に渡す事ができるので、以前よりも仕事がしやすくなったと感じます。1日あたり約30人分の連絡帳を作るのですが、作成時間は以前の3分の1くらいになりました。
カイポケの導入を行って請求業務は変化しましたか？
記録が実績と連動するので、実績の登録漏れがなくなりました。通所介護、総合事業、訪問看護の請求業務がまとめて一気に作業ができるので、実質2日間くらいで完了しますね。訪問看護の方は管理者に運営を任せている部分がありますが、請求業務の前に少しエラー情報をチェックするだけでレセプトの作成ができます。また、利用者さんに対する請求も以前よりかなり楽になりました。以前の集金代行サービスは1件1件の金額を全て手入力する必要があったのですが、カイポケの口座振替サービスはレセプトから一括登録できるので金額に間違いがない。以前は利用者さんへの請求業務だけで半日はかかっていましたが、今は15分あれば完了します。引き落とし状況のチェックもすごく楽で助かっています。
今よりももっと効率化できる方法はないか、と常に考えています
業務の効率化についてのお考えと今後の展望を教えてください
理学療法士として過去には病院や老健、特養など様々な現場に勤めてきましたが、中には請求業務のためにサービス提供後2時間程の残業は当たり前だとか、ソフト等を使わず手計算でレセプト入力をしているような現場もありました。「効率が悪い」と思ったら自ら改善するためにExcelでレセプトが自動計算される仕組みを作ったりしてきました。その他にもリハビリテーション科の施設基準を取る経験や施設内のシステムを整える業務の経験の中で、今よりももっと効率化できる方法はないか、と常に考えてきたと思います。
独立時に描いていた、“訪問看護とデイサービスをコラボ”は叶えることができたかなと思っています。特にデイサービスReha-Studioは病院のリハビリ室のような雰囲気で、みんながわんさか集まって運動するデイサービスとして、ケアマネジャーさんにも認知してもらい、特に病院から退院が決まるタイミングで「リハビリを継続したい」というご相談を多くいただいています。
この次は、この場所で訪問介護を始めたいですね。デイサービスと訪問看護による医療的なアプローチと、訪問介護での生活のニーズに即したアプローチで、一人ひとりの利用者さんを支援していく。利用者さんの生活を総合的に支えるサービスが提供できるようにしたいです。
