放課後等デイサービスで必要な帳票（様式・書式）を一覧でご紹介
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放課後等デイサービスの開業を検討している皆様の中には、「放課後等デイサービスを開業するためにはどのような帳票を準備する必要があるの？」や「放課後等デイサービスの実地指導ではどんな書類をチェックされるの？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、放課後等デイサービスの実地指導に向けて準備する必要がある書類を一覧でご紹介し、その中からいくつかの帳票についてピックアップして説明していきます。
目次
- 放課後等デイサービスの実地指導でチェックされる帳票（様式・書式）の一覧
- 放課後等デイサービスの開業前に必要な帳票（様式・書式）
- 放課後等デイサービスのサービス提供時に必要な帳票（様式・書式）
- 放課後等デイサービスのサービス提供後に必要な帳票（様式・書式）
- まとめ
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放課後等デイサービスの実地指導でチェックされる帳票（様式・書式）の一覧
放課後等デイサービスを運営するには、雇用、勤怠状況、サービス提供に関する記録、請求業務にかかわる帳票等を作成し、管理していく必要があります。
放課後等デイサービスでは、厚生労働省や指定権者が公開しているひな形をダウンロードして、事業所の実態に合わせて調整して使用するケースが多いようです。
こうした帳票の作成・保管状況については、指定権者による実地指導で定期的に確認を受けることになります。法令を遵守した事業所運営をしていることを証明する書類が揃っていないと、指摘を受けることになり、行政処分につながってしまうこともあります。ですから、作成しなければならない帳票は必ず作成し、日頃から適切に保管しておくことが大切です。
【放課後等デイサービスで必要な帳票（様式・書式）の一覧】
- 運営規程
- 重要事項説明書
- 契約書
- 個人情報使用同意書
- パンフレット
- アセスメントシート・フェイスシート
- モニタリングの記録
- サービス担当者会議の記録
- 障害児支援利用計画
- 個別支援計画
- サービス提供記録
- 業務日誌
- 障害児通所給付費等明細書（請求書）
- サービス提供実績記録票
- 利用者負担金等の請求書・領収書（控）
- 契約内容報告書
- 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表
- 勤務実績表
- 雇用契約書
- 出勤簿（タイムカード）
- 従業員給与台帳
- 組織体制図
- 秘密保持の誓約書
- 就業規則及び給与規程
- 利用児童の一覧表
- 受給者証
- 決算・事業報告（関係書類）
- 法定代理受領通知
- 業務継続計画、研修記録、訓練記録
- 衛生管理に関する委員会開催記録、研修記録、訓練記録
- 身体拘束等の適正化に関する指針、委員会開催記録、研修記録、身体拘束等の記録（該当者がいる場合）
- 苦情に関するマニュアル、苦情記録、公表したことがわかる記録
- 事故防止マニュアル、事故記録、ヒヤリハット記録
- 虐待防止に関する委員会開催記録、研修記録
- 職員研修の記録
- 消防設備の定期点検結果、消防計画・マニュアル、防火管理者の選任届（該当する場合）、洪水等の避難確保計画（該当する場合）、職員の緊急連絡網、訓練記録
- 安全計画、研修記録、訓練記録
- 預り金関係（該当者がいる場合）の契約書、個人別出納台帳、管理者の例月点検の記録、親族等への収支報告の記録、受領書
- ハラスメントの防止に係る方針
- 加算届、送迎記録、相談支援記録等加算に関する書類
など
ここからは、放課後等デイサービスで必要な帳票・様式を、作成するタイミング（開業前・サービス提供時・サービス提供後）に分け、いくつかの帳票をピックアップして内容等をご紹介していきます。
放課後等デイサービスの開業前に必要な帳票（様式・書式）
放課後等デイサービスで開業前に準備する帳票として、運営規程、従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表、雇用契約書、就業規則、サービス利用契約書・重要事項説明書、契約内容報告書、従業員の研修計画、各種マニュアルなどが挙げられます。
利用契約書・重要事項説明書とは
契約書とは、放課後等デイサービスを利用するにあたって、事業者と利用児童の保護者との間で交わす法的拘束力をもつ書面です。
放課後等デイサービスの運営基準には、「内容及び手続の説明及び同意」という項目が定められており、サービスの提供をする前には、必ず契約書及び重要事項説明書の内容を説明し、保護者の同意を得ることが求められています。
一方、重要事項説明書とは、契約に関する重要な項目について詳細に説明するための内容を記載した書面です。
こちらの記事では、放課後等デイサービスの利用契約書・重要事項説明書のひな形をご用意しています。
就業規則とは
就業規則とは、労働時間や賃金、休暇、安全衛生といった職員が遵守するべき職場のルールを定めた書面です。職員の人数が常時10人以上（パートタイマーや非常勤職員も含む）の放課後等デイサービスは、就業規則を作成する義務があり、指定申請を行う際に就業規則の提出を求められる場合もあります。
従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表とは
従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表とは、放課後等デイサービスの人員体制が人員基準を満たしているかどうかを証明するための帳票で、指定申請を行う際に必要となります。
勤務体制一覧表には
- 職種
- 勤務形態
- 氏名
- 勤務時間数
- 4週間の勤務時間数合計
- 週平均勤務時間数
- 勤務換算後の人数
- 開所時間
などを記載します。
（出典：佐賀県）
放課後等デイサービスのサービス提供時に必要な帳票（様式・書式）
放課後等デイサービスのサービス提供時に作成する帳票には、アセスメントシートやフェイスシート、個別支援計画、業務日誌、担当者会議の記録、従業員のシフト表、勤務実績表などが挙げられます。
アセスメントシートとは
アセスメントシートとは、サービス提供開始に伴い、児童や保護者と面談を行い、情報収集をする際に使用する帳票です。
アセスメントでは、児童や保護者の希望する生活や課題等を把握するために、児童の日常生活や学習の様子、社会性やコミュニケーション等を聞き取ります。児童が相談支援事業所を利用している場合は、相談支援事業所と連携してアセスメントを行うことになります。
（出典：大阪府）
フェイスシートとは
フェイスシートとは、アセスメントの際に児童や家庭の情報、環境などの児童が置かれている状況を客観的に把握するために使用する帳票です。
児童の氏名や住所、家庭の情報のほか、これまでに関わってきた機関や病院、服薬状況、通院の状況などを記載します。
（出典：大阪府）
個別支援計画とは
個別支援計画とは、アセスメントによって明らかになった問題・課題を解決するための支援計画を記載するための帳票です。個別支援計画には、解決すべき課題に対する長期目標や短期目標、具体的な支援の方針などを記載します。
アセスメント終了後、児童発達支援管理責任者が個別支援計画の原案を作成します。原案をもとに、担当者会議でその内容について支援にあたる担当者や保護者と検討を行い、保護者の同意を得て、計画書を交付することになります。
詳細については、こちらの記事をご覧ください。
（出典：大阪府）
業務日誌とは
業務日誌とは、サービス提供日ごとに、その日の利用児童の指名、職員の勤務情報、サービス内容、送迎などについて記載する書類です。
詳細については、こちらの記事をご覧ください。
放課後等デイサービスのサービス提供後に必要な帳票（様式・書式）
放課後等デイサービスでサービス提供後に必要な帳票には、給付費請求書・明細書、利用者請求書、領収書といった請求業務にかかわるもののほか、サービス実績記録票やモニタリングの記録、ヒヤリハット報告書などが挙げられます。
サービス実績記録票とは
サービス実績記録票とは、月ごとに作成する帳票で、日付や曜日、サービス提供実績（サービス提供の状況、提供形態、開始時間、終了時間、加算等）、保護者等の確認欄があります。
サービス実績記録票には、サービスを提供するたびに記入をし、毎回、保護者に確認を得なければなりません。
（出典：大阪府）
モニタリング記録とは
モニタリングの記録とは、個別支援計画で決めた目標が達成されているかどうか評価した内容を記載する帳票です。具体的な到達目標に対して、達成度合や現状・要因の分析、保護者の意見、今後の対応などについて記載します。
（出典：大阪府）
ヒヤリハット報告書とは
ヒヤリハット報告書とは、サービス提供中に事故につながりそうな事例（ヒヤリハット）が発生した際に、その内容について記録・報告するための帳票です。
報告書には、日時や発生場所といったヒヤリハットの概要や発見時の状況、ヒヤリハットを未然防止するための取り組みなどについて記載します。
（出典：大阪府）
まとめ
ここまで、放課後等デイサービスで作成しなければならない帳票についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
ここまで見てきたように、放課後等デイサービスでは、様々な種類の帳票を作成・管理する必要があります。すべての帳票をエクセルや手書きで作成すると、入力や転記、チェック、保管に時間がかかってしまいます。帳票の作成・管理の手間・時間を削減するためにも、放課後等デイサービス向けのソフト等の導入を検討してみましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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