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介護記録ソフトで、書類作成や請求業務をICT化!最適な介護記録ソフトの選び方とは?



世の中には、さまざまな用途に合わせた介護ソフトが出回っています。サービス種別や規模によって、介護ソフトの合う・合わないがありますが、皆さんは、ご自身の事業に合った介護ソフトを選択し、業務の効率化を図ることが出来ているでしょうか。
介護事業所では、まだまだ紙を使った業務が多く、それにより事務作業の負担が多いというのが現状です。
日々の記録業務をICTによって電子化し、効率的にすることで職員の負担軽減や、削減した時間を活用し、利用者様に向き合う時間を増やしたりする事でサービスの質向上にも繋がってきます。業務効率化・ICT化したいけどどの様なソフトを選定すればいいか、メリット・デメリットについても分かりやすく解説していきます!

介護 記録 ソフト

タブレットを使って、訪問先で記録業務ができたり、
事業所で転記作業をしなくても、入力した内容が連動したり、
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※2台目からは追加料金がかかります

目次

介護記録をICT化できる介護ソフトとは?

介護ソフトにおける「記録」というのは、医療現場でいうところの「カルテ」に相当します。

例えば、訪問介護でいうと実施記録書や訪問看護では看護記録書Ⅱの記録がこれにあたります。このような記録を紙で記録するのではなく、介護ソフトの導入により、事務所のパソコンで入力したりタブレット形式の媒体で記録することをICT化といいます。

それ以外にも、利用者の訪問記録、訪問履歴など、利用者個人に関する時系列の情報を入力、管理することが出来る機能が付帯しているものを「記録機能を持つ介護ソフト」と解釈してください。

介護記録をICT化するメリット

介護記録をICT化できるソフトを理解できたところで、ソフトを導入した際に具体的にどのようなメリット・デメリットがあるか見てみましょう。

ICT化の一番のメリットは、介護記録ソフトを使い記録を電子化することで、煩雑な作業を効率化できる事です。従業員の働きやすさの改善はもちろん、人件費の削減やサービス提供回数の増加にも寄与できます。

さらに、スタッフがスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末をもつことで、スタッフ間の情報共有やコミュニケーションが活発化することも期待できます。また、事業所内の生産性を向上させることも可能です。

介護記録をICT化するデメリット

ICT化の一番のデメリットは導入コストが高いことです。ICT化を実現するには、インターネット環境を整備したり、パソコンやスマホなどのデバイスを購入したりする必要があります。個人情報を扱う場合は情報漏えいにも気をつけなければいけないので、セキュリティ対策にも注意を払う必要があります。

自分以外の職員もソフトを使うとなると、その人のリテラシーによってはレクチャーに時間を取られることも考えられます。そういった、ソフトの利用料金以外の「目に見えない費用」もきちんと意識してソフトは選びましょう。

以下の表にメリット・デメリットをまとめています。

介護記録のICT化をするメリット 介護記録のICT化をするデメリット
業務の効率化をする事で職員の負担軽減を行い離職防止に繋がる 導入コストが高い(インターネット環境も必要)
外出先でも情報が確認できたり、事業所に帰ってから記録する必要が無いので直行直帰が実現でき残業時間軽減にも繋がる パソコンやタブレットが苦手で使いこなせないスタッフへは教育が必要
これまで事務作業にあてていた時間をケアの時間にあてることで、ケアの質の向上も期待できる いつでもどこでも情報が確認できる反面、情報漏洩への対策が必要
スマホやタブレット端末で必要事項をいつでも確認できるため、スタッフ間の伝達漏れによるミスも減り、連携も強化される

介護記録ソフトを選ぶときの4つのポイント

①【料金】で比較

介護ソフトの料金は大きく以下の2つに分かれます。

初期費用が大きく数年後までリースで使えるものと、初期費用+月額費用でランニングコストを支払って利用するものです。

また、どちらの場合でも、金額の大きさは「機能」「サポート」の充実度によって変わってきます。ご自身の事業所の経営状況や事業形態に合わせて、どれだけ介護ソフトにお金をかけられるのかは判断が必要です。

どんなに安くても機能が不十分では導入しても意味がありませんが、逆にどんなに機能が充実していても料金が見合っていなければ導入は難しくなります。そのため、まずは料金面の確認をしましょう。

②【機能】で比較

介護ソフトでできる業務範囲はさまざまです。基本的に【国保連への請求データの作成】はどのソフトでも可能ですが、それ以外に【訪問先で記録業務を行えるもの】、【給与計算や勤怠管理まで網羅しているもの】などもあります。

介護ソフトの機能が多ければ多いほど、業務効率は格段に向上しますが、その分コストや料金がかかる場合もあります。

これから事業所を立ち上げる方、今の事業所のソフト見直しを検討されている方、どちらにとっても【 今の事業所に必要な(必要になる)介護ソフトの機能】を考えて、比較してみましょう。

③【サポート体制】で比較

「介護ソフトを導入したけど使い方がわからない」「新しいソフトに切り替えて操作方法を覚えられるかどうか不安」という方が大半だと思います。

介護ソフトの導入時に最重要ポイントといっても過言ではないのが、この【サポート面】の充実度です。

ソフト提供会社によってサポート体制は異なり、サポートの種類は、電話・メール・訪問などで分かれます。電話でのサポートに加え訪問サポートやリモートサービスも無料提供を実現している会社もあります。

しかし、ソフトによっては電話でのサポートも有料な場合やデータ移行サービスを行うには追加料金を徴収する企業もあるようですのでサポート体制に関しては、いつでも気軽に利用できるよう無料で提供している介護ソフトを選択することをお薦めします。

また、法改正に伴うバージョンアップが必要となった場合でも、無料でしてくれる介護ソフトもあれば、有料のものもありますので、こういった後々の対応がきちんとされているかの確認は、導入前に確認することも重要です。

④【操作性・使いやすさ】で比較

介護ソフトは事業所に勤める職員の皆さんが日々使うものになります。希望する機能があったり、内容が充実していたとしても、使いにくければ逆に業務の効率が下がってしまうこともあります。
入力画面での内容や画面の見やすさ、操作が簡単なものが良いでしょう。ただその判断を導入前にするのは難しいかもしれません。
そうした場合を防ぐためにも、もし介護ソフトの実際の操作感を試せる機会があれば、積極的にその機会を活用して現場の人に慣れてもらう事が重要です。

おすすめの介護記録ソフトは?

ここまで記録機能を持つ介護ソフトのメリット・デメリットについて記載しましたが、実際にどのようなソフト会社があるかみていきましょう。

  • A社…業務効率化のツールはあるが初期費用が高い
  • B社…費用は安いが国保連請求機能しかない
  • 初期費用を抑えて業務効率化できるソフトなら「カイポケ」がおすすめです!

カイポケは保険請求(レセプト)機能はもちろん、一部のサービス種類ではタブレットやスマホを使用し訪問先で記録を取ることができ、記録した内容が実績や帳票に連動するので煩雑な作業を効率化し生産性を高める事が可能です。

また、スマホやタブレット端末で必要事項をいつでも確認できるため、スタッフ間の伝達漏れによるミスも減り、スタッフ同士の連携も強化されます。
さらに、勤怠・給与計算など事業所の運営上に必要な機能まで幅広い業務範囲に対応しています。

サポート体制についてもカイポケを安心してご利用いただけるように、会員様専用の電話問い合わせ窓口はもちろん、ソフト内からメールで問い合わせすることも可能です。
さらに利用料金についても初期費用・更新料・サポート費用0円、月額の定額制とシンプルな料金体系となっています。また、契約期間の縛りもなく、お客様の事業所の状況に合わせてご契約・ご解約ができます。

「カイポケの機能を試してみたい!」「実際の画面ってどうなってるの?」「ソフトの操作性を見てみたい」などのご要望があれば、機能制限なし・専任のサポート付きの無料体験期間も用意されているため、検討もスムーズに進めることができます。ページ下部のボタンをクリック、必要項目を入力のうえ、お気軽にお問合せください!

まとめ

ここまで、記録システムのある介護ソフトについてご紹介しました。業務効率化を行う事でどの様なメリットがあり、どんな介護ソフトが自社の課題解決に繋がるのかを明確にして見比べる必要があります。

また、職員の方々が日々使うものになるので使いこなせるかどうかも出来るだけデモを導入し、実際に体験することをお薦めします。


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