介護記録ソフトのメリットと活用方法！現場でよく使われている機能もご紹介
SMS CO.,LTD
介護事業の開業を予定している方や、事業所を運営している方は、記録にかかる現場の負担を軽くするためにも、介護記録ソフトの導入を考えていらっしゃるのではないでしょうか。様々な介護記録ソフトが存在する中で、「介護記録ソフトにはどのような機能があるの？」や「介護記録ソフトを活用するためにはどうすればいいの？」といった疑問を感じているかもしれません。
この記事では、介護記録ソフトのメリットや活用方法、現場で実際によく使われている機能などについてご紹介していきます。
目次
介護記録ソフト・システムとは
介護記録ソフトとは、サービス提供の状況や利用者様の情報を記録し、保存するためのシステムを指します。介護記録ソフトを利用することで、帳票の作成や保管・管理を効率的に行えるようになり、書類間の転記、請求データへの実績の入力などの手間を省くことも可能になります。
介護記録ソフト・システムの主な機能の一覧
介護記録ソフトには以下のような機能があります。
| 機能 | 機能の概要 |
|---|---|
| 利用者情報管理 | 利用者の基本情報（氏名、年齢、要介護度、認定有効期間など）を登録し、管理するための機能。 |
| 介護計画の作成・管理 | 介護計画書（本人の希望や解決すべき課題などの基本情報、長期目標や短期目標などのケアサービス計画、週間計画表）を作成・登録し、管理するための機能。 |
| 介護記録の作成・管理 | 介護記録を入力することで、実績の集計や利用者様個別の記録を管理するための機能。 |
| サービス利用票・提供票の作成・管理 | サービス利用票を作成するほか、介護記録をもとにしてサービス提供票を作成・管理するための機能。 |
介護記録ソフトによっては、これ以外の機能・サービスが備わっているものもあります。例えば、利用者様の生活リズムを可視化する機能、記録をご家族に共有するための機能などが付属している介護記録ソフトもあります。
介護記録ソフト・システムでよく使われている機能
実際の現場では、介護業務等支援ソフトウェアのどのような機能がよく利用されているのでしょうか。令和3年度厚生労働省老人保健事業推進費等補助金により三菱総合研究所が行った 「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究」 によると、利用している介護業務等支援ソフトウェアの機能 のうち、『具体的なサービス内容等の記録』にかかわる機能については以下のような結果となっています。
- サービス利用票（提供票）【実績】の作成、変更・・・68.5%
- サービス提供記録の作成、変更・・・63.7%
- サービス利用票（提供票）【実績】の管理・・・58.8%
- モニタリング記録（報告記録）の作成、変更・・・58.1%
- サービス提供記録の管理・・・56.3%
- サービス提供記録の閲覧・・・55.2%
- サービス利用票（提供票）【実績】の法人内における共有・・・47.4%
- 業務日誌の作成、変更・・・32.9%
介護記録アプリ（記録特化型）の一覧
介護記録ソフトの中には、現場で行う介護記録を効率化する機能に特化した、スマートフォンやタブレットで利用ができるアプリがあります。
それでは、介護記録アプリを一覧（五十音順）でご紹介していきます。
| アプリ名 | 社名 |
|---|---|
| ケア記録アプリ | 株式会社 介護サプリ |
| ケアコラボ | ケアコラボ株式会社 |
| CareViewer | CareViewer株式会社 |
| c-report | 株式会社エタンセル |
| でらケア | 株式会社 F.S.C |
| テレッサ mobile | 株式会社タニシ企画印刷 |
| Blue Ocean Note | 株式会社日本ケアコミュニケーションズ |
介護記録ソフト・システムを導入するメリット
ここからは、介護記録ソフトを導入するメリットをご紹介していきます。
- 介護記録の作成を効率化できる
- 知りたい情報を簡単に探せる
- ペーパーレス化により経費削減が期待できる
- 申し送り・引継ぎを効率化できる
それでは、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
メリット①介護記録の作成を効率化できる
介護事業所では、介護サービスを提供しながら、バイタルや摂取した水分量など、利用者様に関する様々な記録を残さなければなりません。
こうした記録を紙に手書きで書くとなると、あとで清書したり、介護記録を他の書類に転記したりする作業も発生してしまいます。
介護記録ソフトを導入すると、介護記録ソフトやタブレットの文章ひな型などを利用すれば、記録の入力を省力化することができ、また、入力した記録がそのまま他の書類に連動するため転記の手間が省け、介護記録を始めとした書類の作成を効率化することができます。
メリット②知りたい情報を簡単に探せる
紙・ファイルで情報を管理していると、ファイリングされた書類の中から手作業で探す必要があるため、知りたい情報を探すのにどうしても時間がかかってしまいます。
介護記録ソフトに情報を入力し、保管することで、整理された情報の中から、簡単に必要な情報を検索できるようになります。
例えば、「何月何日の、この利用者様のサービス利用状況を知りたい」という場合、利用者情報の画面から日付を入力して検索すれば、知りたいデータをすぐに閲覧できます。
メリット③ペーパーレス化により経費削減が期待できる
紙・ファイルで記録・保管を行っていると、紙代や印刷代だけでなく、書類を保存するためのファイルや棚の備品代がかかってしまいます。
介護記録ソフトで書類をデジタル化することで、紙代・印刷代だけでなくファイルや棚などの備品の購入費用も抑えることができ、経費削減につながるでしょう。
メリット④申し送り・引継ぎを効率化できる
紙の介護記録を作成していると、申し送りをする際、申し送り書などに転記をしたり、個別に連絡したりすることになります。介護記録ソフトを導入することで、申し送り事項を介護記録ソフト上で入力し、それを別のスタッフが確認することで効率化を図ることができます。
介護記録ソフト・システムの活用方法
ここからは、介護記録ソフトを現場で上手に活用していくためのポイントをご紹介していきます。
活用のポイント①タブレット・スマートフォンを利用する
介護記録ソフトを活用するためには、ノートパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンを利用しましょう。
タブレットやスマートフォンを利用することで、事業所内の利用者様の隣にいる時や、利用者様の自宅、外出先など、様々な場所で入力作業ができるようになります。
また、タブレットやスマートフォンを利用した連絡・報告ができるため、スタッフ間の伝達漏れによるミスを減らすことも期待できます。
活用のポイント②紙媒体の利用を完全にやめる
介護記録ソフトを導入することで業務効率化が期待できるのは、「サービス提供の記録を別の書類に転記する手間を省く」という点です。
せっかく介護記録ソフトを導入しても、現場で介護記録ソフトに入力できず、紙にメモをして、あとで介護記録ソフトに入力するような運用方法では効率化されている状況とは言えません。
できるだけ早く介護記録ソフトの操作に慣れ、紙媒体を使うことを完全にやめることで、介護記録ソフトのメリットを活かせるでしょう。
活用のポイント③介護記録ソフトに慣れてもらうための研修を行う
介護記録ソフトやタブレット、スマートフォンの使い方をサポートするために、職員に対して研修を行うことも活用するためのポイントになってきます。
特に高齢の職員は、タブレットやスマートフォンの操作に慣れていないケースも多く、介護記録ソフトを使うことに負担を感じることもあります。
負担を感じることから離職につながるのを避け、介護記録ソフトを使いこなしてもらうためには、事業所内の研修や勉強会などを開催するといったサポート体制が必要になります。また、介護記録ソフトによっては、ベンダーが操作説明のサポートを行っているところもあるため、そういったサービスも活用しましょう。
介護記録ソフト・システムの選び方・比較のポイント
介護記録ソフトを選ぶ際は、以下のポイントをよく比較・検討してみましょう。
- 料金
- 機能・サービス
- サポート体制
- 口コミ・評判
介護ソフトの比較のポイントや方法などについて、
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
各社のソフトを比較して導入したい候補のソフトが挙がってきたら、現場の職員と一緒に使用感を確かめるためにも、無料体験やデモンストレーションを受けましょう。
令和3年度厚生労働省老人保健事業推進費等補助金により三菱総合研究所が行った
「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究」
によると、ソフトの変更を検討した経験がある事業所の変更を検討したきっかけの中には、
- 業務効率が良くならなかった
- 自由にカスタマイズする機能が少なかった
- 入力したい項目の設定がなかった
- 操作方法が面倒・分かりにくかった
- 職員から不満の声があった
といった回答がありました。せっかく導入した介護記録ソフトを変更すると、また操作方法を覚えることから始めることになってしまい職員に負担がかかります。そうならないためにも、無料体験を行い、「操作方法が分かりやすいか？」、「入力したい項目の設定があるか？」などを確認しておきましょう。
介護記録ソフト・システムを導入した事業所の声
ここでは、介護記録ソフト・システム（カイポケ）を実際に導入した皆様の声をご紹介していきます。
年間約100万円のコスト削減、月15時間を削減
デイサービス7施設を運営しているが、カイポケの導入によって、年間約100万円のコスト削減ができている。特に、請求だけでなく、記録業務も簡単にできて転記の作業もなくなったので、生産性向上も実現できている。記録には1日1時間かかっていたのが、15分程度に短縮できた。
タブレット導入で残業をほぼゼロに
職員全員がタブレットでの看護記録作成は初めてだったが、感覚的に使用できる部分が分かりやすく、使う中で操作を覚えることができた。わからない部分もコールセンターに電話をするとその場で教えてくれるので、安心して使うことができた。
訪問の合間の空き時間に車の中で記録作成を済ませてしまえるので、前職の時にあったステーションに戻ってから記録を完成させるという作業がなくなり、残業がほとんどなく運営できている。
介護記録ソフト・システムならカイポケがおすすめ！
カイポケは、タブレットやスマートフォンを利用した介護記録の作成から国保連請求・利用者負担金の請求まで、一気通貫で行うことができるクラウド型の介護ソフトです。記録が実績と連動しているため、転記の手間を省くことができます。
カイポケでは、最大36カ月の無料体験期間※をご用意しております。また、無料体験期間中は、専任の担当者が電話にてサポートを行っております。
ぜひこちらからお問い合わせください。
※無料期間は条件により異なります。
まとめ
ここまで、介護記録ソフトのメリットや活用方法、現場で実際によく使われている機能などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
介護記録ソフトとタブレット・スマートフォンを活用できると、介護記録や書類管理の業務を効率化し、職員の負担軽減につながります。
まだ介護記録ソフトを導入していない方は、ぜひこの機会にカイポケの無料体験をお申込みいただき、「自事業所の現場で使いやすいかどうか」を確認してみましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
