介護事業の電子契約とは？契約書を電子化する際のルールや導入方法もご紹介
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介護事業を経営している皆様の中には、利用者様との契約書や重要事項説明書などの適切な管理に手間取っている方もいらっしゃるでしょう。
そのような中で、「業務効率化のために電子契約を導入したい」や「契約書を電子化するためにはどうすればいいの？」と感じているのではないでしょうか。
この記事では、介護事業の経営者・管理者の皆様に向けて、電子契約のルールやシステムの導入の流れなどについて解説していきます。
目次
- 電子契約（契約書の電子化）とは？
- 令和3年度から介護事業で電子契約が可能
- 介護事業の電子契約（電磁的方法）についてのルール・ガイドラインとは？
- 介護事業所が契約書を電子化するメリットとは？
- 介護事業所が電子契約を導入する方法とは？
- まとめ
電子契約（契約書の電子化）とは？
電子契約とは、従来は紙で作成していた契約書に代わり、電子データに電子署名や電子サインなどを入力することによって、契約を締結することを言います。
電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）の第3条には、電子契約書に本人による電子署名が行われているときは、契約が成立したものと推定すると規定されています。
電子契約は以下のような流れで行います。
【電子契約の流れ】
- パソコンで契約書を作成する。
- 電子契約システムなどを介して相手に契約書（電子データ）を送る。
- 利用者様・ご家族等が契約内容の確認を行い、電子署名や電子サインなどで承認を行う。
- 締結した契約書を電子データとして保管する。
令和3年度から介護事業で電子契約が可能
令和3年度（2021年度）の介護報酬改定では、利用者様およびその家族等の利便性向上と事業者の業務負担軽減の観点から、事前に利用者等の承諾を得た上で、介護事業の契約書を電子化することが認められました。
利用者様へ渡す書類の電子化などについては、以下のような省令改正が行われています。
- 利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する。
- 諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。
介護事業の電子契約（電磁的方法）についてのルール・ガイドラインとは？
指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準の解釈通知には、「事業者等は、書面で行うことが規定されている又は想定される交付等（交付、説明、同意、承諾、締結その他これに類するものをいう。）について、事前に利用者等の承諾を得た上で、次に掲げる電磁的方法によることができる」とされています。
ここからは、介護事業者が電子契約を行う場合のルールやガイドラインを詳しく見ていきます。
電磁的方法による交付
電磁的方法で契約書や重要事項説明書などを交付する場合、以下の規定を守る必要があります。
2 指定訪問介護事業者は、利用申込者又はその家族からの申出があった場合には、前項の規定による文書の交付に代えて、第五項で定めるところにより、当該利用申込者又はその家族の承諾を得て、当該文書に記すべき重要事項を電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって次に掲げるもの（以下この条において「電磁的方法」という。）により提供することができる。この場合において、当該指定訪問介護事業者は、当該文書を交付したものとみなす。
一 電子情報処理組織を使用する方法のうちイ又はロに掲げるもの
イ 指定訪問介護事業者の使用に係る電子計算機と利用申込者又はその家族の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法
ロ 指定訪問介護事業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された前項に規定する重要事項を電気通信回線を通じて利用申込者又はその家族の閲覧に供し、当該利用申込者又はその家族の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該重要事項を記録する方法（電磁的方法による提供を受ける旨の承諾又は受けない旨の申出をする場合にあっては、指定訪問介護事業者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルにその旨を記録する方法）
二 磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに前項に規定する重要事項を記録したものを交付する方法
3 前項に掲げる方法は、利用申込者又はその家族がファイルへの記録を出力することによる文書を作成することができるものでなければならない。
4 第二項第一号の「電子情報処理組織」とは、指定訪問介護事業者の使用に係る電子計算機と、利用申込者又はその家族の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。
5 指定訪問介護事業者は、第二項の規定により第一項に規定する重要事項を提供しようとするときは、あらかじめ、当該利用申込者又はその家族に対し、その用いる次に掲げる電磁的方法の種類及び内容を示し、文書又は電磁的方法による承諾を得なければならない。
一 第二項各号に規定する方法のうち指定訪問介護事業者が使用するもの
二 ファイルへの記録の方式
6 前項の規定による承諾を得た指定訪問介護事業者は、当該利用申込者又はその家族から文書又は電磁的方法により電磁的方法による提供を受けない旨の申出があったときは、当該利用申込者又はその家族に対し、第一項に規定する重要事項の提供を電磁的方法によってしてはならない。ただし、当該利用申込者又はその家族が再び前項の規定による承諾をした場合は、この限りでない。
引用元：指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準
電磁的方法についてのガイドライン
電磁的方法については、以下のガイドライン等を遵守することが求められています。
介護事業所が契約書を電子化するメリットとは？
介護事業の契約書の電子化には、以下のようなメリットが考えられます。
【契約書を電子化するメリット】
- 保存する紙の量が減ることで、紙を管理する手間と保管に必要な場所を減らせる。
- ペーパーレス化により印刷費用が削減できる。
- 契約書など書類の作成時間を短縮できる。
- 契約に関する情報共有が簡単にできる。
- 過去の書類を検索できるため、書類を探す手間が省ける。
厚生労働省が令和4年に行った「文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業」には、実際に契約書の電子化を行った通所介護事業所が、契約書の作成・製本作業に1件あたり30分～1時間かかっていたところ、電子化により5～10分に短縮した事例も報告されています。
介護事業所が電子契約を導入する方法とは？
介護事業所・訪問看護事業所では、以下の流れで契約書の電子化を行っていきます。
- 機能を選ぶ
- 情報を集めて比較検討する
- 運用方法・ルールを決める
それでは、一つひとつのステップについて詳しく見ていきましょう。
ステップ①機能を選ぶ
まずはじめに、電子契約サービスの機能を選びましょう。電子契約サービスによって以下のような機能の違いがあるため、ご自身の事業所の契約フローにおいて必要となる機能を確認しましょう。
- 証明機能
- 改ざん防止機能
- 契約書のテンプレート機能
- 契約書の保管機能
- 検索機能
- ワークフロー機能
- アラート機能
- アプリへの対応
ステップ②情報を集めて比較検討する
次に、電子契約サービスに関する情報を集めて比較・検討を行います。
比較検討のポイントは、ステップ①で選定した必要な機能を搭載しているかどうかに加え、
- 導入費用
- 月額費用
- 契約締結1件あたりの費用
- 使いやすさ・使用感
- アカウント数・契約の上限数
- セキュリティ対策
- 他のシステムとの連携
などが考えられます。
ステップ③運用方法・ルールを決める
使用する電子契約サービスが決まったら、電子契約の運用方法を構築します。
適切で円滑な運用が行えるよう、以下のような準備を行いましょう。
- 事業所内での承認フローの設定
- 電子契約サービスの利用に関するマニュアル作成
- 利用者様に電子契約を説明する際に使用する資料
- 電子契約以外の方法を希望する利用者様・ご家族へ対応マニュアル
まとめ
ここまで、介護事業の電子契約のルールやメリット、導入方法などについて解説してきましたが、いかがでしたか。
電子契約を導入することで契約業務を効率化することができますが、電子契約は、ルールや要件を理解し、利用者様・ご家族の同意を得て進める必要があります。
そのための第一歩として、利用者様とご家族に、スマートフォンやパソコンの利用状況、交付する書類の電子化の可否についてアンケートを行ってみてはいかがでしょうか。
そして、アンケート結果をもとにシステムを活用できそうかを判断するのが良いでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
