介護ソフトを導入することにより、レセプト作成業務の効率化を図る｜介護・看護・障害ソフトやシステムならカイポケ

介護ソフトを導入しレセプト業務の効率改善を図りたい方、自分の事業所に適した介護ソフトを考え直したい方はこの記事を参考にしてみてください。

レセプト作成業務の効率改善に繋がる介護ソフトとは？

介護レセプトの作成では多くのデータ管理が大変重要であり、非常に複雑な業務の一つです。
ここでは、通所介護レセプトを例に挙げ、より業務の効率改善に繋がる介護ソフトについて、またその機能の特徴についてお話します。

扱う情報と必要となる管理機能

通所介護レセプトを作成する際に扱う情報は、アセスメントや台帳を含めた利用者の情報、予定・実績の情報、国保連への請求情報、通所介護計画書等が挙げられます。
以上のことから、これら情報を管理する機能が必要と言えるでしょう。次より必要となる各機能について掘り下げていきます。

利用者の情報管理

利用者の情報管理は基本的な情報はもちろんのこと、アセスメントや複数の事業所がある場合の台帳管理、介護保険証の情報管理も行うことができれば便利です。それぞれについて解説したいと思います。
まず、アセスメントです。アセスメント機能があることにより、利用者の状態をデータで管理・送受信できるため、二重に作成する必要がなくなります。介護保険証の管理では過去の情報も管理しておかないと、制度が変わったときに早期対応することができません。介護ソフトであれば、紙媒体ではなくデータで楽に管理することができます。
そして、中には日ごとのバイタルチェックの結果や、食事の有無など、細かい情報を入力することができる介護ソフトもあります。このようなソフトを導入すれば、基本的にはパソコン一つで施設内のあらゆる利用者情報を管理することが可能になります。

予定・実績の管理

予定・実績の管理は、個々の利用者の日ごとの予定や実績をカレンダー形式で管理、それをそのまま国保連への請求データとして作成できると良いでしょう。利用者によっては予定がパターン化している方もおられるので、コピー機能などがあれば、余計な作業を省くことができるため非常に便利です。
予定・実績は現場の職員とも共有して使う場合があるため、万人に見やすい画面であることがソフトを選ぶ際に重要になります。こちらは後ほど詳しく解説します。
また、現場にタブレットなどを配置し随時情報共有することによって、万が一キャンセルが起きて予定に変更が出た場合の修正が、スムーズになります。

国保連へのデータ請求

介護ソフトのほとんど全てがこの機能を持っています。データ入力した実績をもとに、国保連への請求データを作成してくれるので作業効率はぐんと上がるでしょう。
介護ソフトの種類によっては、入力する介護記録から請求まで情報が連携されており、一切転記が不要となるものもあります。このような機能があれば、ミスも少なくなり仕事のロスを減らすことができます。

通所介護計画書の管理

通所介護計画書は介護ソフトを導入していない施設では、各施設の様式に沿ってデータを入力することになります。その場合、保管場所がレセプトを作成する場所とは異なる可能性も出てきます。
例えば、レセプト作成は事業所の事務所で行うが、通所介護計画書はスタッフルームに置いてある、という場合が考えられます。この場合よくありがちな事例として、レセプトを作成する職員が現場でどのようなサービスが行われているか、あまり把握できていないことが挙げられます。こんなとき介護ソフトを導入すれば、ソフト内のフォーマットで通所介護計画書を作成、それを事務所と現場双方に配置することで情報を共有することができます。このように介護ソフトの導入は、レセプト作成が効率化になるというメリットだけではなく、その他の機能をうまく使うことにより現場にも良い影響を与えることが可能です。

レセプト作成に適した介護ソフトの選択とは？

こちらでは上記で挙げた以外のレセプト作成に役立つ機能を紹介していきます。

機能一覧

まず、保険適用外の利用料の計算、利用者への請求書・領収書の作成の2つの機能についてお話しします

保険適用外の利用料の計算

通所介護では介護保険以外のサービスが発生し、保険適用外とみなされ利用者の家族へ追加金額の請求をしなければならない場合があります。
この場合、通常サービスの計算に加え、保険適用外の金額を計算し、別枠として請求書を作成することになり、レセプトを作成する職員にとっては負担となる仕事といえます。そんなとき、介護ソフト内で保険適用外の利用料を計算できる機能があれば、利用料の計算を全て賄うことができるようになり、大変便利でしょう。
さらに、大抵のソフトではその保険適用外の金額を他の機能でも共有することができるため、毎回計算する手間や計算ミスを最低限に抑えることが出来ます。

利用者への請求書・領収書の作成

利用者への請求書・領収書について、みなさんはどのように作成していますか？
ソフトを導入していない事業所や、事業所ごとに導入しているソフトが異なる事業所では、それぞれの施設ごとで用いられている様式に沿って書き込んでおられると思います。介護ソフト内の機能で請求書・領収書を作成すれば、実績をソフト内で統一することが出来るので、余計な手間が減ります。
さらに、上記でも記載したように、介護保険適用外の金額も請求書・領収書へそのまま記載することもできるので一気にレセプト業務も効率的になります。
また、介護ソフトは機能だけではなく、購入した後のサポート体制も非常に重要になります。例えばソフトの使い方がわからないときや故障したときのサポート体制も各会社で異なるため、自分たちの使い方に適したサポート体制についても考えなければなりません。

介護ソフト導入によるレセプト作成業務の効率化

ここでは介護ソフトを導入することにより、レセプト作成が現場・事務所にどのようなメリットをもたらすのかをお話しします。
これまで介護ソフトにおけるいくつかの機能を紹介しましたが、もう一度、あらゆるデータの管理がまとめてできる、ということに対するメリットについて紹介します。
データ管理がまとめて行えるということには２つのメリットがあります。
１つ目は情報共有の円滑化です。
介護ソフトなしの業務では、業務ごとに個別のファイルを作るため、作成者が異なり、結果として情報に齟齬が生まれる場合がありました。
なぜなら、職員の業務の入力には主観的な意見が含まれてしまう場合があり、他職員にその意見が正確に伝わらないためです。
しかし、介護ソフトを導入し、全ての情報を同じフォーマットに書き込んで共有することで、これまで生じていた職員間の認識の誤差を軽減することができます。
また、介護の業務では、データを現場で共有することが大変重要になってきます。
ソフトを導入していない事業所では、レセプト作成をする職員は基本的に現場へ入ることが少なく、その結果、現場の職員と事務所の職員とで認識の違いが生まれてしまうことがあるようです。
しかし、データを共有することでその認識の違いが解消され、また、現場の職員もレセプト作成に携わることができるため、後継者の育成にも役立ちます。
２つ目はレセプト作成において入力ミスが圧倒的に減る点です。
これまでレセプトを作成する場合データの更新や転記など、全て手作業によって行われてきました。
しかし介護ソフトを用いることで、データの更新や転記なども同じソフト内で行えるため、間違いが生じにくくなります。仮にデータ管理にミスが生じても、ソフト内でデータが連動しているため１ヵ所の訂正で、全てのデータの訂正ができるようになります。

まとめ

今回は、介護ソフトを導入することによるレセプト作成業務の効率化についてお話をさせていただきました。
先ほども記載しましたが、介護ソフトを導入することによって、レセプト作成業務だけではなく、現場にも良い効果をもたらすことがあります。
そのため、もしも導入や交換を検討されている方は、現場にもどのようなものを導入すべきか相談してみるのもいいのではないでしょうか？みなさんも介護ソフトを導入しレセプト作成業務の見直しをしてみてはいかがでしょう。

カイポケのレセプト作成機能について、こちらから各業種ごとのレセプト作成機能を見ることができますので、ぜひご参考にしてください。

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