使いやすい介護ソフトを見極めるために！チェックすべき3つのポイント

2022-05-31 　更新日 2024-02-19　 SMS CO.,LTD

皆さんは今、どのような介護ソフトをご使用されていますか？その介護ソフトの使い勝手はどうでしょうか。満足されている方も、不満をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。
この記事では「もっと簡単な操作で業務を削減したい」「誰でも使いやすい介護ソフトで、安心して業務を行いたい」といった考えをお持ちの介護事業者の方々に、是非読んでいただきたい内容となっています。どのような介護ソフトが事業所にとって使いやすいものなのかを見極めるために、必ずチェックすべき項目を３点にまとめました。

使いやすい介護ソフト

その①【使いやすい介護ソフトとは？】

使いやすさの定義

ここでは使いやすさを、以下に挙げる3つの条件を満たしているものとします。

まず一つ目は 「パソコンやタブレットの使用経験がない方でも短期間で利用できるようになる」 ことです。事業所によっては、介護ソフトを専任の担当者が一人で使う場合もあれば、複数の担当者が日替わりで使用する場合もあると考えられます。多くの人が使いやすいと感じるソフトを導入するのが望ましいですが、使いやすさの感覚は人それぞれ異なるでしょう。
多くの介護ソフト会社では無料お試し期間を設けているので、事前に複数の担当者が使用することでその感触を実際に確かめることも一つの手段といえます。
また、担当者が介護ソフトを初めて使用する場合や、そもそもパソコンの操作に不慣れである場合にも、上記と同じことが言えます。いざ導入してみたものの、全く使いこなせなければ実際の業務にも支障をきたしますし、ただコストになってしまいます。お試し期間を有効活用して、パソコン自体やソフトの操作に慣れておければ、導入後の業務も円滑に進められることでしょう。

二つ目は 「業務を効率的に行うことにソフトが貢献するかどうか」 です。いくら操作がシンプルで覚えやすくても、業務に必要な機能が不足していては意味がありません。反対に、機能がたくさんあり過ぎて使わない機能が出てきた、という状況も避けたいところです。導入を検討する前に、ご自身の事業所にとって本当に必要な機能を整理し、優先順位をつけておくが肝要です。

そして三つ目は * 「充実したサポート体制」* です。介護ソフトの使いやすさから少し話が逸れてしまいますが、ソフトを使用している上で疑問が生じた時、何かトラブルが起きた時にすぐに解決できることは非常に重要です。疑問やトラブルをなあなあにしてしまっては、業務上ロスになることは間違いありませんし、そもそも業務改善をするために介護ソフトを取り入れているので、矛盾が起こっています。なので、今回はサポート体制が整備されていることも、使いやすさの一要素として加えたいと思います。

導入方式による違い

次に導入方式ごとのメリット・デメリットについて紹介します。
介護ソフトには大きく2種類の導入方式があり、それぞれの特徴も異なります。もちろん、事業所によって最適な導入形式も様々だと思いますので、２種類の使い勝手について理解を深めてからソフトの導入に踏み切りましょう。

一つ目は 「パッケージソフト型・導入型」 です。これはパソコンに直接CD-ROMやメーカーのHPなどからソフトをダウンロードして、インストールするタイプです。パッケージ型・導入型のメリットとデメリットは以下の通りです。

◎パッケージソフト型・導入型のメリット

ソフトがパソコンの中にインストールされるので、インターネットができる環境がなくても利用することができる。
個人情報などのデータをパソコン内で管理するので、普段の運営においてはデータ漏洩の心配がない。

△パッケージソフト型・導入型のデメリット

パソコン内にデータを保管しているため、故障やトラブルによりデータが消去されてしまう可能性がある。そのため、定期的にバックアップを取ることが必要。
介護保険の法改正などのプログラムの変更の対応については、各ソフトメーカーから案内され　　るCD-ROM等のアップデートソフトを使って自分で更新をする必要があるので手間がかかる。

二つ目は 「ＡＳＰ(アプリケーション・サービス・プロバイダー)型」 です。こちらはインターネット経由でメーカーが提供するソフトを利用するタイプです。ASP型はソフトメーカーのサーバー内に利用者等のデータを保存することになります。ASP型のメリットとデメリットは以下の通りです。

◎ＡＳＰ(アプリケーション・サービス・プロバイダー)型、クラウド型のメリット

インターネット環境さえあれば、いつでも・どこでも利用可能。
データのバックアップ・ソフトのバージョンアップ・介護保険の制度改正などの対応は基本的にソフトメーカーが受け持つため、ユーザーの負担が軽く済む。
国保連への伝送をソフトメーカーが対応する場合は、ＩＳＤＮ回線が不要。

△ＡＳＰ(アプリケーション・サービス・プロバイダー)型、クラウド型のデメリット

ＩＤ・パスワードなどの管理を徹底していないと、第三者による機密情報の漏洩につながる可能性があるので注意が必要。
ソフトのバージョンアップが行われ、操作感が変わる可能性がある。

その②【使いやすい介護ソフトと、使いにくい介護ソフトの見分け方】

体験版を利用する時に確認すべきポイントとは

気になる介護ソフトが見つかったら、まずは体験版を利用してみましょう。体験期間はメーカーによって異なり、2週間～半年程度とばらつきがあります。実際に使用できる機会ですので、事業所に見合ったソフトかチェックしましょう。以下では、どの事業所でもチェックする必要のある項目についてまとめました。

介護ソフトとしてのユーザーインターフェースが優れているか

「ユーザーインターフェース」とは、

使用者がコンピューターを操作する上での環境。また、扱いやすさや、操作感
引用元：デジタル大辞泉

とされています。前述した、パソコンの操作に不慣れな人でも覚えやすい操作方法の介護ソフトであれば、使いやすいと言っていいでしょう。入力画面も大きくて見やすいソフトのほうが操作しやすいかと思います。

サポート体制が充実しているか

しっかりとしたサポート体制が整っているソフトメーカーを選択できれば、導入後に困ったことが発生しても安心です。電話やメールでのサポートは対応していて当たり前では、と思われる方もいらっしゃると思いますが、対応は会社により様々です。必ず事前に確認しておきましょう。また、会社によっては導入時に基本操作についてレクチャーを受けられるサービスを実施していたり、非常時に遠隔サポートによる対応を採用している会社もあります。

介護ソフトメーカーとしての実績があるか

介護ソフトメーカーとしての実績もソフト選びの大きな指標の１つとなるでしょう。例えば、介護ソフトにとって法改正は避けては通れない事象ですが、最近設立された法改正を経験していない会社では、対応に遅れが出てしまうのでは、と不安を払拭しきれない場合もあるでしょう。その点、長期にわたって継続運営されている会社であれば、ノウハウを活かした迅速なアップデート対応を心がけているソフト会社が多いはずです。

その③【使いやすいソフトに共通する点】

ユーザーに好評なソフトの共通点

操作方法が簡単で、入力画面が見やすい。パソコンに慣れた人なら、マニュアルを読まずともメイン機能は直感で操作できる。
サポート体制が整っている。特に導入直後は分からないことも多いため、電話で相談できると良い。請求時期など、忙しい時にも電話が繋がる。
法改正に伴ってのアップデートを無料で行っている。
使いやすいので、多くの事業所で利用されている。

最後に

世の中にはたくさんの介護ソフトがあります。その中には使いやすいもの、そうでないものもたくさんあります。介護ソフトは決して安い買い物ではないので、ご自身の事業所の規模や必要としている機能、使い勝手や価格などの観点から十分に比較検討して最適な介護ソフトを選択できると良いでしょう。

介護ソフト選びにおいて、どのような機能が用意されているのか気になられている方も多いかと思います。
こちらからカイポケに用意されている機能を一覧で見ることができますので、ぜひご参考にしてください。