介護現場のシフトをソフトで管理、勤務表を作成するメリットとは

公開日2022年05月31日更新日2026年09月28日 SMS CO.,LTD

勤務形態が複雑で、職員の入れ替わりも多い介護事業所にとって、シフトや勤務表の作成は手間のかかる仕事のひとつです。
シフト作成用のソフトやExcelなど、シフトを作成する方法はさまざまありますが、今のシフト作成・管理の方法では効率が上がらないと感じている介護事業者の方に向けて、シフト作成・管理の効率化や経費削減につながる介護ソフトの選び方について説明します。

介護ソフトの種類

介護ソフトには、パッケージ型とASP型（クラウド型）があります。パッケージ型ソフトは、インターネット環境に関係なく利用できますが、基本的にはソフトをインストールしたパソコンでしか利用できないため、複数台のパソコンで利用したい規模の大きい施設には不向きな場合があります。
一方、ASP型（クラウド型）ソフトは、インターネットを通じて利用するため、複数のパソコンやタブレットから同じデータにアクセスできます。以前は、施設ごとにシステムをオーダーメイドで構築する高価な方式が主流でしたが、近年はクラウドサービスの普及により、事業所に必要な機能だけを契約できるようになり、比較的安価に利用できるようになりました。

介護ソフトのシフト作成・管理機能

介護ソフトでシフトを管理する場合も、基本的な考え方は、これまでのExcelや紙での管理と大きくは変わりません。職員のシフトであれば、誰が、いつ出勤し、どのような業務を行い、いつ退勤し、その結果1カ月にどのくらい勤務したのか、といった内容を管理します。利用者の予定についても同様です。ただし、介護ソフトを使うと、シフトを新しく登録したときや修正したときに、関連する情報を一括で登録・修正できます。

ソフトを使っていない事業所では、職員のシフトを修正する際、その職員が担当する予定だった利用者の予定も、別途変更する必要があるのではないでしょうか。ソフトを使えば、それらを一括で管理できるようになります。また、ソフトによっては、シフトの修正によって人員が足りなくなった場合に通知してくれる機能もあるため、思わぬミスを減らすことにもつながります。

介護ソフトでシフト管理をする場合のメリットと注意点

事務作業時間の減少

ソフトでシフト管理を行う最大のメリットは、事務作業の時間が減ることです。事業所にもよりますが、シフト管理ソフトを導入していない場合、各施設のリーダーや責任者が、職員の希望や利用者の人数を考慮しながらシフトを作成・管理しているのではないかと思います。
その際、Excelなどを使って手作業で入力しているのではないでしょうか。人手不足が続く介護現場では、責任者やリーダーも介護業務に携わることが多く、たとえ1人でも事務作業に手を取られてしまうことは、職場全体の負担となります。
シフトを簡単に作成できる介護ソフトがあれば、作成者は事務作業を早く終えることができ、結果として職場全体の負担を減らすことにつながります。

入力ミスの減少

2つ目のメリットは、入力ミスを減らせることです。手入力でシフトを作成すると、どうしてもミスが生じてしまいます。これはソフトを使っても同じことです。
しかし、ソフトの中には、職員や利用者のシフトの不備を通知してくれる機能を搭載しているものもあります。人員の不足は、事業所の人員基準・配置基準に違反する場合もあり、指定取消などの行政処分につながるおそれもあるため、事業所としては絶対に避けなければなりません。こうした機能を上手に活用すれば、重大なミスにつながる心配も減るでしょう。

注意点

事業所に合ったソフトを選ぶこと

シフト作成・管理ソフトに限ったことではありませんが、ご自身の事業所に合ったソフトを選ぶようにしましょう。施設の規模や形態に合わないシステムを導入してしまうと、かえってコストが増えてしまう場合も考えられます。

他のツールとの連携

事業所によっては、シフト作成・管理ソフト以外にも、給与計算ソフトや人事管理ソフトを導入しているのではないでしょうか。それらのソフトを今後も使い続ける場合は、新たに導入するソフトと連携できるかどうかを確認しておきましょう。ソフト間の連携がうまくいかなければ、かえって事務作業に費やす時間が増えてしまいます。

税・社会保険料の変更への対応について

まず、社会保険料について簡単に紹介します。社会保険料とは、公的な社会保険制度を運営するための保険料で、会社などに勤めている人は、事業主と本人がそれぞれ負担します。社会保険料には、一般的に次のようなものがあります。

健康保険料
介護保険料（40歳以上の方が対象）
厚生年金保険料
雇用保険料
労災保険料

このうち、全額を事業主が負担する労災保険料を除いた4種類の保険料が、給与から天引きされます。さらに、健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料の3種類は、標準報酬月額に保険料率をかけて計算します。（雇用保険料は、その月の給与総額に保険料率をかけて計算します。）
標準報酬月額は、原則として毎年見直されるほか、給与が大きく変動した場合にも改定されます。また、健康保険料や雇用保険料などの保険料率も、年度ごとに変更されることがあります。そのため、給与計算機能を含むことが多いシフト管理ソフトでは、こうした標準報酬月額や保険料率の変更に対応していることが重要です。

では、この機能が備わっていないと何が起きるのでしょうか。おそらく、シフトから給与を計算した後、社会保険料を差し引いた金額を手作業で計算することになるでしょう。繰り返しになりますが、シフト管理ソフトは事務作業の効率化が大きな目的なので、保険料率や税額表の改定などに対応しているソフトを選ぶように心がけましょう。

ソフト選びの際の注意点

最後に、実際にソフトを選ぶ際の注意点です。
ソフトを選ぶ基準として、便利で使いやすいことや機能面を意識することはもちろん重要ですが、導入後のサポート面も大切な要素の1つです。
施設全体でソフトを利用する場合、パソコンを使う職員全員がソフトの操作方法を把握する必要があります。
そのようなとき、サポート体制が整っていれば、職員が個々にソフト会社へ確認できるため、管理者がソフトの使い方を説明するために時間を割く必要が少なくなります。
それぞれの事業所に必要な機能やサポートを見極めて、最適な介護ソフトを選び、上手に活用しましょう。

また、セキュリティ面もソフト選びでは重要です。
パッケージ型の介護ソフトは、インターネットにつながっていない分、外部への情報漏えいの不安は少ないといえます。

一方、クラウド型のソフトは、どこからでも利用できて便利な反面、インターネットを経由するため、ID・パスワードの管理などの対策が欠かせません。事業所としてIDやパスワード、データの管理を徹底するとともに、ソフト会社のセキュリティ対策がしっかりしているかどうかも確認しましょう。
例えば、次のような対策がとられているかを確認するとよいでしょう。

システムが常時監視されているか。
データのバックアップが毎日取られているか。
データセンターが24時間体制で管理されているか。
パソコンが故障したり盗まれたりしても、データが安全に保管されるか。
データセンターへの入館が、特別な許可を持つ人に限られているか。

まとめ

シフト作成・管理ソフトについて、いかがでしたでしょうか。
現在ソフトを導入していない事業者の方の中には、今までのやり方で事足りてきたので、導入の必要性を感じないという方もいらっしゃると思います。
しかし、ソフトが業務に与える影響は、シフトを簡単に作成できてミスが少なくなることだけではありません。給与計算や給与振込などの機能と連携させることで、さらに見やすく、簡単に業務を進められるようになるでしょう。