介護ソフトで失敗したくない人のためのサポート解説
SMS CO.,LTD
介護ソフトの導入にあたって日々の疑問やトラブルを解決してくれるサポート体制は非常に重要です。
毎日安心して介護ソフトを扱いたいという介護事業者の方はこの記事をご覧ください。
目次
介護ソフトにおけるサポートとは
以前に比べ、介護ソフトの需要は確実に増加しておりますが、その理由の１つとして多くの事業所のニーズを満たせるような機能が実装されてきていることが挙げられます。しかし、いくら有益な機能が増えたとしても、それを使いこなせなくては意味がありません。新しいソフトや機能を導入した当初には、逆に以前よりも業務に時間がかかってしまう、なんてケースも少なくないのではないかと考えられます。
このような時、電話や訪問による対応、時にはパソコンやモバイル端末を遠隔操作してもらうことによる、その困りごとを解決する支援を行ってくれるサービスを、サポート体制と呼びます。
もし、このサポート体制がない場合、介護事業所のスタッフは導入時に付属された操作マニュアルを用いての解決を強いられるなど、業務効率の向上を目的に導入したはずの介護ソフトが、かえって効率低下の要因となってしまうことがあります。
サポート体制の種類一覧とその特徴
介護ソフトを提供する会社や販売店が用意する代表的なサポート体制の一例として、次の内容を挙げることができます。
- カスタマーサービス
- 緊急時の対応
- リモートサービス
- データ移行
- 法改正への対応
以下より、それぞれの特徴等について確認します。
カスタマーサービス
操作に困ったときや何かトラブルが起きたとき、最初に活用するであろうサポート体制がカスタマーサービスです。カスタマーサービスは、電話やメールにてソフト利用者に生じた疑問点を解消するためのサポートです。そのため、もし介護ソフト会社が開業や営業支援分野など、幅広い事業を展開している場合、経営・運営についてのサポートサービスを持つ場合もあるでしょう。第三者的目線で事業所の状態を分析してくれるため、介護事業所の強力な後方支援となることでしょう。
緊急時の対応
介護ソフトを導入した後では、ソフトに触れる日はないほど身近な存在になるのではないかと思います。ソフトを利用している最中、パソコンやモバイル端末が突然故障してしまうことや、フリーズといって、パソコンが動作しなくなってしまうなどのトラブルが生じることも稀にあります。このような場合、入力中だったデータの状態など不安と感じた際にもカスタマーセンターへ問い合わせ、現状の確認方法を教えてもらいながら操作することで解消可能でしょう。
また、いつもソフト操作を担当しているスタッフが不在な時、急に請求書などを印刷しなければならなくなった場合にも、カスタマーセンターへ問い合わせることで、操作方法等を教えてもらうことが可能です。このように、比較的小さな緊急時においても気軽にサポートスタッフに相談・説明してもらうことが可能です。
リモートサービス
リモートサービスとは、カスタマーセンタースタッフが、事業所の操作担当者と同じ画面を見ることや、時にはユーザーに代わってデータ入力の操作を代行してもらう仕組みです。
このため、電話だけの説明では意味が理解できない場合や、事業所の操作担当者がパソコン等に詳しくない場合、カスタマーセンター側のスタッフが操作を行い、疑問点の解決や操作を代わってもらうことが可能となります。
数年前までは、どうしても疑問点などが電話だけでは解決できない場合、介護ソフト会社の営業担当などに来てもらい、対応することが一般的でしたが、この仕組みにより、業務効率は各段に向上したといえます。
データ移行
現状で介護ソフトを導入している介護事業者が、既存のソフトよりさらに効率的に、かつ低コストのソフトを見つけ、入れ替えを行おうとした場合、必ず課題として持ち上がることが、このデータ移行に関することです。ソフトの変更を行う場合には、新しいソフトに旧介護ソフトから利用者や職員の情報を移す必要があります。
介護ソフト会社によっては、このデータ移行のサポートを行ってくれる場合もあり、非常に効率的、かつ楽にデータ移行を終わらせることができます。もし、データ移行サポートがないソフト会社に乗り換える場合には、手作業で情報を書き直す必要があるため誤入力を避けるためにも、データ移行サポートのある介護ソフトを選ぶことをおすすめします。
法改正への対応
介護事業者にとって、介護保険制度や介護報酬単価などの改正・改定は避けて通ることができず、介護ソフトにあっても、この改正・改定に合わせた対応を行う必要があります。
例えば、介護報酬の改定が行われた場合、単価の改定作業を行わなければなりませんが、この対応を介護ソフト会社側で代行してくれるのが、法改正への対応サポートです。法改正対応していないソフトの場合、事業所側が手作業にて変更をすることになり、非常に手間のかかる作業となってしまいます。また、例えば新しい総合事業のように改正により事業区分が変更する場合、事業所側では対応できないので、そもそも介護ソフトを使う意味がなくなってしまいます。
ここまで紹介した4つのサポート体制に関しては、出来る限り採用すべきサポートといえるのではないかと思います。
理由としては、介護ソフトを導入する目的の大部分は、煩雑となりがちな事務作業の効率化を図ることであり、これらのサポートが採用していない介護ソフトでは、むしろ効率が低下してしまうということが危惧されるからです。介護ソフトを使用する以上、このような本末転倒な事態は避けたいところです。
サポートにかかる料金とは
続いて、サポート体制を受けるための費用に関してですが、介護ソフト会社によって料金体系は様々です。
まず、多くのソフトでは、電話でのカスタマーサービスは無料で提供しています。中には、電話でのサポートに加え訪問サポートやリモートサービスも無料提供を実現している会社もあります。
しかし、ソフトによっては電話でのサポートも有料な場合やデータ移行サービスを行うには追加料金を徴収する企業もあるようです。介護ソフトは日常的に使い続けるツールです。上記、導入するべき４つのサポート体制に関しては、いつでも気軽に利用できるよう無料で提供している介護ソフトを選択することをおすすめします。
まとめ
介護ソフトのサポート体制は、カスタマーサービスを基本とする緊急対応やリモートサービス、法改正への対応、さらにはソフトの入れ替えの時に重要となるデータ移行が軸となり、この利用料金は、電話サポートに関しては概ね無料のところが多いですが、それ以外については、有料サポートとなる場合があることが今回の内容から確認できました。
介護ソフトの導入は、介護事業者における業務の効率化を目的の１つに導入することが基本となりますので、サポート体制の選択については、必須の選択になると思われます。
介護ソフト会社が提供するサポート体制の中には、開業や経営、営業の支援まで含めている会社もあることから、介護の記録や国保連合会への請求という基本機能の比較にとどまらない、サポート体制といった付加機能も含めた介護ソフトの選択を行うことで、介護事業者は、パソコン操作に限定しない広範囲のサポートを得られることになるので、大・中規模の事業者はもちろん、ケアマネージャー単独の事業者など、小規模な事業者においても、経営や運営、営業といったサポートに関する、いわゆる相談役を得られたと同じことになります。
サポート体制を導入したことによる、リスクや損することなどは皆無と思われますので、積極的な選択と活用が期待されます。
あなたの介護事業に見合った、サポート体制のある介護ソフトは見つかりましたか？
カイポケの各サービスごとにどのようなサポート体制があるのか、
ナビゲーションメニューの「カイポケの対応サービス」よりサービスごとのサポート体制について見る
ことができますので、ぜひご参考にしてください。
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