介護ソフトの乗り換え選定やタイミングについて｜介護・看護・障害ソフトやシステムならカイポケ

介護事業者が既に導入している介護ソフトを、何らかの理由により乗り換えたいと考えているとき、実際に乗り換えることが可能なのか。

また、乗り換えが可能なのであればそのタイミングはいつなのかなど、乗り換える際に気を付けたい基準などをまとめましたので、より使い勝手の良い介護ソフトを選定したい介護事業者の方はこの記事を参考にしてください。

なぜ介護ソフトを乗り換えるのか

介護事業者が導入している介護ソフトを乗り換えようとするきっかけには様々なものが考えられます。

例えば、せっかく導入したはずの介護ソフトをスタッフが介護の現場などで上手く使いこなせず、むしろ介護ソフトの導入が業務効率を低下させてしまっているとき。また、ソフトの使用に際して不具合などが生じた際に適切なサポート対応が受けられない、またはサポートを受けられるまでに時間がかかってしまったとき。

どちらの場合においても作業の停滞や増加、または使い勝手など介護ソフトそのものに対しての不満が募っていき、介護ソフトを乗り換えるという選択に至るのでしょう。さらに、介護事業者の経営方針や組織体系が変わったことにより、より事業者に適した介護ソフトを探す必要が生じたときなど、他にも様々なきっかけがあると考えられます。

このような場合で、明らかに最新の介護ソフトの方が作業の効率化を実現できる場合や、手厚いサポート体制のある介護ソフトが見つかっている場合は、前向きに介護ソフトの乗り換えの検討をするでしょう。

また最近ではASP(クラウド)型の介護ソフトなども普及してきており、単純にコスト面から経費の削減を目的に乗り換えることも多くなっていますので、介護事業者の収支の健全化を目的として、単純により良い介護ソフトへの乗り換えを検討することも有効といえます。

介護ソフトを乗り換える基準

それでは、実際に介護ソフトを別のものに乗り換えるという選択をするにあたって、介護事業者として気をつけておくべきこととは一体何なのでしょうか。

ここでは、介護ソフトを乗り換えるにあたり注意しておくと、より望ましいと考えるその基準についていくつかご紹介いたします。ご自身の中で介護ソフトを乗り換える際の判断基準をあらかじめ持っていると、その分事業所により合った介護ソフトを選択できますから、是非参考にして下さい。

現状の課題や悩みを解決できるか？

基本となる判断基準は、現在介護ソフトにおいて抱えている問題が介護ソフトの乗り換えによって解決できるかどうかです。判断基準としては基本的なことかもしれませんが、乗り換え先として性能が良いソフトであるということしか意識しなかった結果、業務効率は更に改善されたとしても従業員にとってはより使いにくい介護ソフトになり、業務上のトラブルが多くなっては本末転倒です。

データの移行（引継ぎ）は可能か？

2つ目の判断基準は、現在利用している介護ソフトから乗り換えた際に、新しい介護ソフトに今までのデータを引き継げるかどうかです。介護事業所の規模が大きくなればなるほど、それに比例して介護ソフト内で扱う情報（データ）が多くなりますが、このデータが乗り換える介護ソフトへ全部、或いは、部分的にでも移行（引継ぎ）可能か否かを確認することが必要となります。

介護ソフトの会社によっては、このデータ移行の仕組みはソフト上で用意するが、実際の移行作業はユーザー側で行わなければならない場合や、移行作業の代行業務自体にかかるお金の有無が異なる場合があるので、事前の確認が必要となります。

国保連合会へ請求するための情報に誤りがあると、国保連合会はもちろん保険者である自治体や関係機関からの信頼を無くすことになるので、データの移行作業には慎重な作業が求められます。

具体的な乗り換えに際しての移行期間などは？

新たな介護ソフトへの乗り換えにあたり、具体的な移行期間やその間の通常業務への支障の有無も、判断基準の1つとなります。

移行期間の長さに影響する大きな要素として、データの移行に要する時間（日数）と操作に慣れるまでの期間が挙げられます。

現在では、ユーザーインターフェースの優れた介護ソフトも存在しますので、スマートフォンを使う感覚で使用できるソフトであれば、習熟期間を短縮、すなわち移行期間を短縮することも可能となります。

また、クラウド型の介護ソフトを選択することにより、使用予定のパソコンなどへソフトをインストールする手間が省略できますので、この部分でも移行に要する期間を短縮することが可能となります。

無料の試用期間などを使った併用利用で慎重に検討する

介護ソフト会社によっては、介護ソフトの無料試用期間を用意しているので、この期間を有効に使ってソフトの使い勝手などの効果測定をすることができます。中には、無料試用期間中であってもカスタマーサービスなど実際の利用者しか利用できないサービスも体験することができるソフトもあります。

また、新旧ソフトの併用利用をすることになるので、移行に向けての準備期間とし、介護の記録や請求データを旧ソフトと同じように入出力できるようになった時点で切り替え、通常業務に支障をきたすことなく乗り換える方法をとることもできます。

介護ソフトを乗り換えるタイミング

介護事業者の通常営業に最も支障なく介護ソフトを乗り換えるタイミングとして、国保連合会への請求日である毎月10日が一般的とされています。

介護ソフトが扱うデータの中で、もちろん利用者への介護の記録を間違えることはできませんが、記録を誤ったことによって請求内容に不備があるとされ、介護事業所の存続にも影響する介護収入を得られない可能性が出てきます。

また、既存のソフトをリース契約で導入している場合は、その契約更新日の3～4ヵ月程度前が新たなソフトへの移行期間の開始時期となり、この3～4か月間を新旧ソフトの併用利用期間・移行期間とすることが、混乱なく介護事業者が乗り換えるために必要な期間とタイミングといえます。

新たに導入しようとする介護ソフトへ乗り換えることを決定したならば、早めのリース終了の手続きが必要となります。

リース会社にもよりますが、更新月の1ヵ月前までには書面で継続しないことを通知しなければならず、何もしない場合は、自動的にリースが更新されてしまうことが多いからです。

まとめ

ここまで読んでいただいて、この記事は参考になりましたでしょうか？

介護事業者が介護ソフトの変更を検討している場合、現状の課題や悩みを解決できるかや、データの移行（引継ぎ）は可能か、また、具体的な乗り換えに際しての移行期間などについて、無料の試用期間などがある場合にはそれを使って併用利用するなど、様々な条件を考慮して慎重に乗り換えを検討することが求められます。

乗り換えのタイミングは、国保連合会への請求日である毎月10日が一般的となっています。

介護ソフトの乗り換えは、介護事業者における業務効率の向上に寄与するばかりか、選択したソフトによってはコストの削減につながる場合もあるので、一度導入したからといってそのまま使い続けるのではなく、定期的に介護ソフトの効果測定を行い、自身の事業所に合った介護ソフトの導入を行ってください。

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介護ソフトの乗り換え選定やタイミングについて

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