事業所の状況に合わせた介護ソフトの選び方を解説！選ぶ時に重視すべきポイントと注意点とは？

公開日2022年05月31日更新日2025年12月19日 SMS CO.,LTD

介護ソフトの導入・乗り換えを検討している皆様は、「自分の事業所にあった介護ソフトの選び方が分からない」や「最適な介護ソフトを選ぶためにはどのような点に注意すればいいの？」といったお悩みをお持ちかもしれません。
この記事では、事業所の状況やサービス種別に合わせた介護ソフトの選び方や、介護ソフトを選ぶ際に注意すべきポイントをご紹介していきます。

介護ソフトとは？

介護ソフトとは、介護事業所において、サービス提供の記録や国保連への介護報酬請求といった様々な業務を効率化するためのツールです。ソフトを導入することで、書類作成などの事務作業に割いていた時間を減らし、サービス提供や営業活動などに使う時間を増やすことができるようになります。
近年、厚生労働省では介護現場におけるICT化を推し進めています。介護ソフトやタブレット端末の導入を支援する「ICT導入支援事業」によりICTを導入した事業所数は、令和元年度の『195事業所』から令和3年度には『5,371事業所※』と約28倍になっており、導入している事業所が急激に増えていることが分かります。
※出典：厚生労働省令和元年度～3年度 ICT導入支援事業導入効果報告

介護ソフトの選び方

ここからは、事業所の状況やサービス種別に合わせた介護ソフトの選び方をご紹介していきます。

これから事業所を開業・開設する場合の介護ソフトの選び方・重視するポイント

新しく開業する事業所の介護ソフトを選ぶ際は、開業資金の負担を減らすために、初期費用が少ないことを重視して、クラウド型のソフトを選ぶと良いでしょう。介護事業所は開業後2カ月間は介護報酬の入金がありません。そのため、高額な初期費用がかかると開業資金・運転資金に影響してしまいます。
また、開業にあたって不安や悩みが出てくると思いますので、開業支援サービスを受けられるという点を介護ソフト選びの基準にするのも良いでしょう。

デイサービスの介護ソフトの選び方・重視するポイント

デイサービスの介護ソフトを選ぶ際は、「事業所の規模に合わせた料金」と「機能」を重視するのが良いでしょう。
規模の小さい地域密着型通所介護では、料金が高額になってしまうと経営に対する負担が大きくなるので、料金が重要なポイントになるでしょう。
通常規模や大規模の通所介護では、「個別機能訓練加算を算定するためのプログラム」や「送迎を管理する機能」、「利用予定と職員のシフトを管理する機能」など、加算の算定や効率的な事業所運営に役立つ機能がついているかが重要なポイントになるでしょう。

訪問介護の介護ソフトの選び方・重視するポイント

訪問介護の介護ソフトを選ぶ際は、「外出先で利用できること」と「料金」を重視するのが良いでしょう。
訪問介護では、職員はサービス提供のために利用者宅を訪問するため、外出している時間が多くなります。外出先で、利用者情報や計画書、訪問スケジュールを確認でき、サービス提供の記録を作成し、管理者やサービス提供責任者とリアルタイムで共有できることで業務の効率が格段に上がります。
また、料金については経営に与える影響から、「月額固定料金のソフト」と「基本料金＋従量課金のソフト」を、利用者数・職員数・スマホやタブレットの台数などの予定数から比較して選ぶのが良いでしょう。

訪問看護の介護ソフトの選び方・重視するポイント

訪問看護も訪問介護と同様に、「外出先で利用できること」と「料金」を重視するのが良いでしょう。
訪問看護でも、職員はサービス提供のために利用者宅を訪問するため、外出している時間が多くなります。外出先で、利用者情報や計画書、訪問スケジュールを確認でき、サービス提供の記録を作成し、管理者や他のスタッフとリアルタイムで共有できることで業務の効率が格段に上がります。
また、料金については経営に与える影響から、「月額固定料金のソフト」と「基本料金＋従量課金のソフト」を、利用者数・職員数・スマホやタブレットの台数などの予定数から比較して選ぶのが良いでしょう。

居宅介護支援の介護ソフトの選び方・重視するポイント

居宅介護支援のソフトを選ぶ際は、「外出先で利用できること」、「希望する書式・様式に対応していること」、「他の介護サービス事業所との情報連携の機能」などを重視するのが良いでしょう。
居宅介護支援でも、ケアマネジャーは利用者宅等を訪問するために外出している時間が多く、外出先で利用者情報やスケジュールを確認でき、アセスメント・モニタリングの内容をソフトに直接入力できることで業務の効率が上がります。
また、アセスメントシートをはじめ、ソフトによって対応する書式・様式に違いがあるので、事業所として使用したい書式・様式に対応しているソフトを選ぶことに留意しましょう。
それ以外にも、居宅介護支援のケアマネジャーの業務として日常的に介護サービス事業所との連絡・情報共有を行うので、情報を連携するための機能がついているソフトを選ぶことで業務の効率化を図ることができるでしょう。

複数の介護サービスを運営している場合の介護ソフトの選び方・重視するポイント

複数の介護サービスを運営している場合は、「運営しているすべてのサービス種別に対応しているか」と「機能」、「料金」を重視するのが良いでしょう。
もちろんサービス種別によって必要な機能が違うので、それぞれのサービス種別に合わせた介護ソフトを導入するメリットもありますが、同じ介護ソフトを利用することで、「データの形式が統一される」、「パック料金などにより料金を抑えることができる」、「操作に関しての社内のノウハウを共有できる」といったメリットがあるでしょう。

介護ソフトを選ぶ時に注意すべきポイント

介護ソフトを選ぶ際に、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
令和3年度厚生労働省老人保健事業推進費等補助金により三菱総合研究所が行った「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究」によると、介護ソフトの変更を検討した経験がある事業所は約3割にのぼります。
ソフトの変更を検討したきっかけは以下のようになっています。

費用が高かった・・・35.3%
契約更新の時期だった・・・30.9%
業務効率が良くならなかった・・・30.4%
自由にカスタマイズする機能が少なかった・・・26.2%
入力したい項目の設定がなかった・・・23.1%
操作方法が面倒・分かりにくかった・・・22.9%
職員から不満の声があった・・・19.5%

このように、導入後にソフトの変更を検討する事態にならないためにも、ソフト選びに注意するべきポイントについて確認していきましょう。

条件（機能・料金）を明確にする

まずは、介護ソフトに求める機能と予算の範囲を明確にしましょう。
必要な機能を洗い出す際には、事業所で解決したい課題や困りごとを従業員への聞き取りなどを通して把握し、その課題を解決するためにどのような機能が必要なのかという観点で考えてみましょう。
また、介護ソフトの価格帯は様々で、無料で利用できるものから、数年間で数百万かかるものまであります。そのため、あらかじめ予算の上限を設定しておきましょう。

使用感・使い勝手は必ず確認する

介護ソフトを導入する前に、ソフトの使用感や使い勝手は現場の従業員と一緒に必ず確認するようにしましょう。先ほどご紹介した「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究」にも、ソフトの変更を検討したきっかけに「操作方法が面倒・分かりにくかった」と回答した人の割合は約2割いました。
導入後に使い勝手がよくなくて「ソフトを変更したい！」とならないためにも、無料体験やデモンストレーションをぜひ活用してみてください。

介護サービス種別や事業所の規模により向き・不向きがあることを理解する

介護ソフトの種類によっては、小規模事業所にとっては必要な機能が付いていて料金を抑えることができるが、大規模事業所にとっては必要な機能を使うと料金が高額になってしまうなど、事業所の規模によって向き・不向きのあるソフトもあります。
例えば、「利用者の人数や訪問回数、介護報酬請求額、利用するパソコンの台数に応じて利用料金が変わる」というような従量課金制の料金体系を採用しているソフトがこれに当てはまるでしょう。
利用者人数や介護報酬請求額の少ない事業所設立初期段階にある事業所では、他のソフトよりも安く利用できることがありますが、利用者の数や介護報酬請求額が増加することで、他のソフトに比べると高額になる可能性があります。

代表的な介護ソフト10社

介護ソフトを提供している企業は多くありますが、今回は10社についてご紹介していきます。（以下五十音順）

ソフト名	社名
カイポケ	株式会社エス・エム・エス
カナミック	株式会社カナミックネットワーク
CARE KARTE	株式会社ケアコネクトジャパン
けあ蔵	アルティウスリンク株式会社
寿	株式会社ソフトサービス
ナーシングネットプラスワン	プラスワンソリューションズ株式会社
福祉の森	株式会社日立システムズ
HOPE LifeMark-WINCARE	富士通株式会社
ほのぼのNEXT	エヌ・デーソフトウェア株式会社
ワイズマンシステムSP	株式会社ワイズマン

介護ソフトを選ぶなら『カイポケ』がオススメ

カイポケは、利用者情報管理、介護計画書の作成、介護記録の作成から国保連請求・利用者負担金の請求まで一気通貫で行うことができるクラウド型の介護ソフトです。
記録・請求業務だけでなく、開業支援・人事労務管理・財務支援など、介護事業の経営を支援する様々な機能・サービスがあります。
カイポケの詳細については、こちらから詳しい資料を見ることができますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

ここまで、事業所の状況やサービス種別に合わせた介護ソフトの選び方や、介護ソフトを選ぶ際に注意すべきポイントをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
介護ソフトを選ぶ際は、機能や料金などの条件を明確にし、条件に合ったソフトの中から使いやすいものを選びましょう。また、ソフトが対象としている介護サービス種別や事業所の規模による料金体系の違いなどにも留意してソフト選びを進めましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。