介護記録ソフトを導入するメリットを紹介！無料版と有料版の違い、無料体験の活用方法も解説！

公開日2022年05月31日 更新日2025年12月19日 SMS CO.,LTD

介護現場では、サービス提供の記録を作成し、保管することが重要ですが、作成したり、別の書類に転記したりすることが大変だと感じている方も多いでしょう。そのような皆様の中には、「どんな記録ソフトを現場に導入するといいの？」や「無料版の介護記録ソフトって使っていいの？」といった疑問を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、介護記録ソフトの導入・乗り換えを考えている事業者の皆様に向けて、介護記録ソフトを導入するメリットや、無料版と有料版の違い、無料体験の活用方法などについてご紹介していきます。

目次

• 介護記録ソフトとは？
• 介護現場の記録に役立つソフト
• 無料・フリーのソフトのデメリットと注意点
• 介護ソフトの無料版と有料版の違いを比較
• 介護ソフトの無料体験とは？
• 無料体験期間のある介護ソフトの一覧
• 無料体験を経て介護ソフトを導入した事業者の声
• まとめ

介護記録ソフトとは？

介護記録ソフトとは、利用者様の基本情報やサービスの実施状況などを記録するためのソフトです。介護記録ソフトを利用することで、介護記録を効率的に作成できるようになり、また、書類間の転記、請求データへの実績の入力などを効率化することができます。

介護現場の記録に役立つソフト

介護の現場で紙で記録を残している皆様は、紙に記録を書く作業が大変だと感じている方も多いでしょう。現場での記録作業を効率化するために開発されたのが、タブレットやスマートフォンで利用できる記録用のソフトです。

介護記録ソフトを導入するメリット①記録の作成を効率化できる

記録ソフトの中には「頻繁に利用する文章をテンプレートで登録できる機能」や、「同一の利用者様が同じ時間に同じサービスを受けた場合などに一括で記録を入力できる機能」などが付いているものもあります。そうした機能を活用することで、入力作業を効率化することができます。
また、スマートフォンやタブレットを使うことで、カメラで撮影した写真を記録に添付することや、音声入力の文字起こしの機能を利用することで、効率的に充実した記録の作成ができるようになるでしょう。

介護記録ソフトを導入するメリット②記録の管理が楽になる

紙で記録を作成すると、利用者様一人ひとりに対するサービス提供の記録やその日の業務日誌など、たくさんの書類を作成し、ファイリングして棚などに保管しなければなりません。紙で記録を作成することをやめて、ソフトなどで作成し、電子化して保存することで、書類を整理して保管する手間がなくなります。また、必要な情報を検索してすぐに探し出せるようになることもメリットです。

介護記録ソフトを導入するメリット③記録を実績に転記する時間を削減できる

記録に入力した内容は、他の様々な書類に転記することになります。記録ソフトに請求機能がついていて、連動している場合、記録したサービス提供の記録から自動で他の書類にデータが反映されるので、転記する作業を大幅に減らすことができます。

無料・フリーのソフトのデメリットと注意点

無料で利用できる介護ソフトを選ぶ際には、以下のようなデメリットがあるので注意が必要です。

• 機能の種類が限られている
• 利用期間が制限されている場合がある
• 法改正にリアルタイムで対応できない場合がある

機能の種類が限られている

無料で利用できるソフトは、介護保険請求や記録など一部の機能に特化して作成されているものや、有料ソフトの一部の機能を無料で使えるようになっているものなどがあります。業務で活用するためには、無料で使える機能の内容をしっかりと把握しましょう。

利用期間が制限されている場合がある

フリーの介護ソフトには、永続的に無料で利用できるものもある一方で、無料で利用できる期限が決まっているものもあります。
無料ソフトを導入する前に利用可能期間を調べ、利用期限がある場合は、無料期間が過ぎたあとの料金についてもしっかり確認しておきましょう。

法改正にリアルタイムで対応できない場合がある

介護保険法は3年ごとに改正されるため、介護ソフトも法改正ごとにアップデートが必要になってきます。
有料ソフトの場合は常に最新の情報にアップデートされますが、無料ソフトの場合は法改正時の対応に時間がかかる傾向にありますので、これまでの対応状況や今後の対応予定などを確認しておきましょう。

介護ソフトの無料版と有料版の違いを比較

ここからは、無料の介護ソフトと有料ソフト（カイポケ）の違いについて、以下の3つの観点から比較していきたいと思います。

• 価格・料金
• 機能
• サポート体制

介護ソフトの比較のポイントを詳しく知りたい方は、 こちらの記事をご覧いただけると幸いです。

無料と有料の介護ソフトを価格・料金で比べる

無料と有料の介護ソフトを機能で比べる

無料ソフトと有料ソフト（カイポケ）の大きな違いの一つとして、機能の種類があります。以下の比較表を参考に、ご自身の事業所に必要な機能があるソフトを選びましょう。

無料と有料の介護ソフトをサポート体制で比べる

無料の介護ソフトと有料ソフト（カイポケ）には、サポート体制に関しても大きな違いがあります。以下の比較表で、それぞれのソフトについて、導入前後のサポート体制の違いを見ていきましょう。

介護ソフトの無料体験とは？

介護ソフトの無料体験とは、有料で提供されている介護ソフトを無料で試してみることをいいます。使い勝手がわからない状態で、ソフトに高額な料金や導入の手間をかけることに不安を感じる事業者が多いため、無料で体験できる期間が設けられています。

介護ソフトの無料体験を行うメリット

介護ソフトの無料体験を行うメリットは、現場の職員と一緒に実際にソフトを触る機会を持つことができ、資料請求や口コミだけでは分からない使いやすさを確かめることができる点にあります。
介護ソフトの導入にあたっては機能や価格だけでなく、職員が使いやすいかどうか、現場で使いこなせるかどうかが大切です。そのためにも、無料体験ができる介護ソフトは、導入前に無料体験することをおススメします。

無料体験でつまずくポイントとは？

介護ソフトの無料体験をする際に、以下のような理由でつまずいてしまう可能性があります。

• ソフトのインストールまたはアカウント（パスワード・ID）の作成などの初期設定が分からない
• 実際に操作するまでに登録しなくてはいけない基本情報の項目が多い
• ソフトを利用するためのデータ移行の方法が複雑
• 画面の見方や操作方法が分からない
• データを登録しようとしてもエラーが出てしまう

無料体験ではサポートを受けることが大切！

無料体験期間中には、初期設定やデータ移行、操作方法などで不明点が発生することが予想されます。無料体験期間中に不明点を解消し、実際の業務で行うのと同じように介護記録ソフトの使用感を確かめるためにも、無料体験時のサポート体制が整っているソフト会社を選ぶことが大切です。

無料体験があるおススメの介護ソフトは『カイポケ』

カイポケは、利用者情報管理、介護計画書の作成、タブレットやスマートフォンを利用した介護記録の作成から国保連請求・利用者負担金の請求まで一気通貫で行うことができるクラウド型の介護ソフトです。
カイポケでは、『最大36カ月の無料期間』（※）をご用意しております。また、無料体験期間中は、専任の担当者が電話だけでなく訪問でのサポートも行っております。介護請求ソフト・介護記録ソフトの導入を検討しているようでしたら、ぜひカイポケまでお問い合わせください。
※無料期間は条件により異なります。

無料体験期間のある介護ソフトの一覧

最後に、完全に無料で使用できる介護ソフトと、無料体験期間が設けられている介護ソフトを一覧（五十音順）でご紹介します。無料体験の期間はソフトによって異なりますので、無料体験が始まる前に確認しておくのがおすすめです。

無料体験を経て介護ソフトを導入した事業者の声

ここでは、無料体験を行った後に介護ソフト（カイポケ）を実際に導入した事業者の方々の声をご紹介していきます。

無料体験でカイポケの分かりやすさを実感（通所介護、訪問看護）

独立した当時は、以前の法人で利用していた介護ソフトを導入したが、タブレットで作成したスケジュールや記録と実績のデータがうまく連動する時としない時があり、パソコンの横にタブレットを置いて実績を照らし合わせるという不毛な確認作業を行っていた。
そこで、知り合いが導入したというカイポケの無料体験に申し込んだ。使ってみたら、感覚的に操作ができ、とても分かりやすく簡単に使えることを実感した。
２カ月間の無料体験期間のうち、１カ月目ですぐに導入を決めた。というのも、最初は練習のつもりで請求データを作ってみたが、うまく行ったので「本格的に導入しよう」と判断できた。無料体験期間中には、データ移行サービスで前のソフトの利用者情報などのデータを入れていただいて、その翌月分からカイポケで請求ができた。

無料体験で操作がしやすいことが分かり決め手に（居宅介護支援、訪問介護）

もともと使っていたソフトは利用料金が高く、国保連への伝送機能を付けるとさらに追加料金がかかるということで、ソフトの変更を検討していた。
カイポケは価格が安く定額制であること、さらに無料体験をしてみた時に機能がシンプルで操作がしやすい ことも決め手になった。
また、訪問介護のほかに新しく居宅介護支援も始めたが、訪問介護で使っていたカイポケを居宅介護でも導入した。料金が安いため2つのサービスで使ってもコストを抑えることができている。

まとめ

介護現場の記録に役立つ無料のソフト、無料版と有料版の違い、無料体験の活用方法などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
無料版ソフトの最大のメリットは料金がかからないという点ですが、一方で、様々な注意点も存在します。有料の介護ソフトと機能やサポート体制などの違いを理解して、十分に比較検討をしましょう。また、介護ソフトの無料体験を行う際には、サポートを受けて、職員と一緒に使用感を確かめてみましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。

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