値段だけで介護ソフトを選ぶのは間違ってる？選び方をご紹介

公開日2022年05月31日更新日2026年09月28日 SMS CO.,LTD

日本の少子高齢化の進展により、今日では「介護」という言葉が注目されています。
介護の現場では様々な努力が行われていることと思います。
しかし、介護サービスを提供する事業者の増加による競争の激化、介護人材の獲得難、介護報酬の改定、物価や人件費の上昇などの影響により、介護事業所が倒産や廃業に追い込まれ、淘汰が進んでいる現状があります。
このように経営の難度が増す介護業界において、業務効率化を促す介護ソフトの選択は重要なテーマとなります。

では、どのような介護ソフトを使うべきなのでしょうか。
それは一概に示すことはできません。なぜなら、介護ソフトを選定する際には機能や値段、セキュリティやサポート体制など、様々なサービスとご自身の事業所を照らし合わせる必要があるからです。
今回は、その中でも重要と考えられる「値段」という観点から考えてみたいと思います。
介護ソフトをもっと安く使いたい、介護ソフトの導入で業務が効率化できるのか、などの疑問や不安を抱えている介護事業者の皆様は、是非ご参考にしてください。

介護ソフトの料金体系とは

介護ソフトは、業界特有の複雑な従業員の勤怠管理機能から国保連への請求機能まで、多岐にわたる業務を快適に運用するための便利なシステムです。
介護ソフトは大きく、「パッケージ型」と「ASP型（クラウド型）」の2つに分けることができ、この違いにより料金体系も大きく異なります。

「パッケージ型」

介護ソフトを購入して、自社のサーバーまたはパソコンにインストールして使う方式です。

「ASP型（クラウド型）」

介護ソフト会社のサーバーにある介護ソフトと自社のパソコンやタブレットをインターネット回線で繋いで使う方式です。現在はこの方式が主流となっています。

「無料期間」

介護ソフトを無料で使える期間のことです。いわゆる介護ソフトの使い勝手や操作性などを確かめるお試し期間の意味合いがあります。ソフト会社によって、その期間や機能制限の有無などに違いがあります。

「パソコンの台数による料金変動」

介護ソフトの中には、そのソフトを導入したパソコンの数に応じて、月額費用が変動するタイプが存在します。
このタイプのほとんどがパッケージ型ですが、例えば、ソフトを1台のパソコンに導入する場合が1万円（仮定）なら、2台で1万5千円、3台で1万8千円など、月額費用は増加する一方、導入数を増やすほど1台あたりのコストは抑えられるようになっています。
なお、ASP型（クラウド型）では、利用者数や事業所数、職員のアカウント数に応じて料金が決まるタイプもあります。

料金体系

「月額費用」

月毎の介護ソフト利用料です。「ASP型（クラウド型）」の一般的な料金体系となります。

「年間費用」

多くの場合「ASP型（クラウド型）」の介護ソフトに発生する、年毎の介護ソフト利用料です。

「年間保守費用」

多くの場合「パッケージ型」の介護ソフトに発生する、年毎の介護ソフトの保守に関する費用となります。主な内容は、パソコン環境の変化への対応、法改正への対応などです。

「初期費用」

多くの場合「パッケージ型」の介護ソフトに発生する費用となります。ライセンス数（ソフトを使いたいパソコンの数）やサーバーの有無などにより値段は大きく変動します。

「サポート費用」

電話やメール、訪問などによるサポートを受ける為の費用になります。

介護ソフトの相場

前述の通り、介護ソフトは「パッケージ型」か「ASP型（クラウド型）」の2つに大きく分類され、料金体系の違いはもちろん、総額の費用も大きく異なってきます。

また、この分類に関わらず、事業所が実施する介護サービスによって、介護ソフトの機能を絞ることで費用が変わることが一般的です。
例えば、「居宅介護支援/訪問介護」のみを行っている事業所であれば、この介護サービスに役立つ機能を使用することを前提にした料金体系を選択する必要があります。

このような基本機能以外に掛かる費用として、オプション機能の追加による料金体系があります。
個別の帳票出力機能やアセスメント機能を付与させることで費用が上乗せされる介護ソフトもあるようです。

総合的にみると、安く介護ソフトを使用したい場合は「ASP型（クラウド型）」、費用面より介護ソフトに多機能性を求めたい場合やカスタマイズを行いたい場合は「パッケージ型」を選択することが一般的のようです。

前者の場合、比較的規模の小さな事業所から中規模ほどの事業所に導入されているケースが多く、提供する介護サービスの種類も1つから数種類に特化しているなど、必要最低限の機能で事足りる場合が多いです。
提供する介護サービスの種類が複数の場合でも、ソフト会社の異なる複数の「ASP型（クラウド型）」の介護ソフトを使うなどの創意工夫により必要経費を抑えている事業所もあるようです。

後者の場合、多種の介護サービスを提供する大規模事業所が使用しているケースが多く、1つの介護ソフトで一括対応させたいという要望が多く見受けられます。

しかし、各事業所特有の業務フローと介護ソフトの機能との間にギャップが生じることはよくあることです。
業務フローを介護ソフトの機能面にどのようにフィットさせるのか、現在の業務と介護ソフトをどのように組み合わせるのか、事前に分析しないままソフトを導入してしまうと、費用面で損失となってしまいます。

また、大規模事業所ゆえに、パソコンの台数も多く費用は高額になることが多いため、リース契約という契約方式を採用することもあります。
この場合、その貸借期間は年単位の比較的長期間になってしまいます。

さらに、ITの発達によりASP型（クラウド型）の介護ソフトでも多くの機能を搭載しているソフト会社が多くなってきました。
ASP型（クラウド型）の介護ソフトは小規模の事業所にしか使われない、という考えが以前はありましたが、今ではそんなことはありません。
中～大規模の事業所でもASP型（クラウド型）を採用していることが増えており、事業所の規模に関わらず、様々な介護ソフトを検討する余地が拡大しています。

介護ソフトが値上がりする理由

「ASP型（クラウド型）」や「パッケージ型」に関わらず、介護ソフトは値上がりする場合があります。
主な理由としては、以下のようなものが考えられます。

3年ごとの介護報酬改定や法改正に伴う、機能のアップデート
LIFE（科学的介護情報システム）やケアプランデータ連携システム、電子申請・届出システムなど、国のシステムとの連携機能の追加
タブレットやスマートフォン対応、音声入力など、機能面の追加
個人情報を守るためのセキュリティ対策の強化
利用者数の増加に伴うシステム性能の向上
物価や人件費の上昇

補助金を活用して導入費用を抑える

介護ソフトの導入費用は、国や自治体の補助金を活用することで抑えられる場合があります。

代表的なものが、各都道府県が実施する「介護テクノロジー導入支援事業」です。介護ソフトや介護ロボット、ICT機器などの導入経費の一部を補助する制度で、事業名称や補助内容、募集時期は都道府県によって異なります。
また、中小企業を対象とした「デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）」を活用できる場合もあります。

募集期間が限られていることが多いため、導入を検討している場合は、事業所のある都道府県のホームページなどで早めに最新情報を確認しておきましょう。

結局どのように介護ソフトを選べばよいのか

世の中に介護ソフトは数多くありますが、実際の介護業界の現場にそぐわないものも多くあります。
その理由としては以下の通りとなります。

介護業界は、2000年の介護保険制度の開始以降に急速に発展した業界です。それゆえ、業務の進め方が事業所ごとに大きく異なっています。つまり、業界の一般的な業務慣習が見えにくい状態になっており、介護ソフト会社としても全ての事業所に合ったソフトは開発できない状況です。
厳しい介護業界の中にいる事業者は、導入時の必要コストなどの目先のコストにどうしても注目してしまう現状があり、後にその齟齬に気付く場合も少なくありません。
一部の大規模事業所以外、介護ソフトを扱うITに強い人材を専門職として採用する余裕はありません。

これらの理由が絡み合い、介護ソフトはその機能面における内容が、ソフト会社によって大きく異なる状況があります。
事業所としては、実際の業務の把握、そして、その業務の適正化を考えた上で、介護ソフト導入の初期コストだけでなく、業務との整合性を考慮することが重要です。

運営する事業者としては、より多角的にご自身の事業所を俯瞰する必要があるでしょう。今、自分の事業所では何が足りていないのか、最低限改善したい業務は何か、予算はどの程度に抑えたいか、機能をしっかりと使いこなせる環境にあるのか、操作性に優れているのか等、ご自身の事業所が欲しているものや現在の状況を全て書き出してみることをおすすめします。

まとめ

介護ソフトの値段はソフトの種別や機能面の選択、オプションの有無などによって大きく左右されることがご理解いただけたでしょうか。
介護ソフトの導入を考える上で値段などの費用面や、ソフトの機能面だけを考えるのではなく、導入後に業務を最適化する上で、今の業務を把握することの重要性を感じていただけたなら幸いです。