安い介護ソフトを導入すれば本当にコスト削減になるのか？
SMS CO.,LTD
介護事業者が日々の業務で使用する介護ソフトを新たに導入しようと、あるいは、現在のソフトからの入れ替えを検討している場合、なるべく価格の安いソフトで業務の高効率化を求められるソフトを選びたいと考えるのが一般的と思われます。
この記事では、安価な介護ソフトの特徴やその料金体系などについて記し、トータルで介護業務のコスト削減に結びつくような選択ができるよう情報をまとめましましたので、参考にしてください。
目次
料金が安い介護ソフトとは？
介護ソフトにおける料金の安さを求めた場合、例えば、初期費用や月額費用が、また、コストパフォーマンス（費用対効果）が良いなど、いくつかのパターンが考えられます。
初期費用（イニシャルコスト）が安い
介護事業所が導入する介護ソフトでは、現在、複数の介護ソフト会社から様々なソフトがリリースされており、初期費用が不要なソフトから数十万円、事業所の規模によっては数百万円の初期費用を要するソフトまで存在している状況となっています。
特にパッケージソフトと呼ばれるソフトの場合は、ソフトの代金に加えてサーバーやパソコンなどの様々な機器の購入代金も必要となるため、初期費用が高額となってしまうことが予想されます。
対してASP（クラウド）型の介護ソフトの場合は、ソフトを月額の利用料として支払うケースが多く、初期費用を比較的安く抑えられる仕組みとなっています。
月額費用（ランニングコスト）が安い
介護ソフトのランニングコストには、ソフト使用時のトラブルや不明点などへ対応してもらえるサポート料や、介護保険制度や介護報酬の改定などに併せた介護ソフトのバージョンアップ費用、ASP（クラウド）型のソフトの場合には、月額の利用料金といったランニングコストが生じてきます。
コストパフォーマンスが良い
介護事業所が介護ソフトを使う大きな目的は業務効率の向上にあり、介護の現場における記録業務の効率化、また、その結果の集計である国保連合会への請求業務の効率化が中心になります。
介護ソフトには、介護職員や事務職員が手作業で行う記録や請求業務にかかる時間がどれほど削減できるか、また、その結果にどれほど満足できるかを求めることになり、この差が大きいほどコストパフォーマンス（費用対効果）が良いソフトで表現することができます。
業務改善による人件費削減効果に対し安い
コストパフォーマンス（費用対効果）の高い介護ソフトは、必然的に介護事業所における業務を効率化させ、また、業務そのものを改善させる効果を持っています。
これまでの業務の無駄を排除することができ、介護事業所の経営資源の１つである介護人材を削減、あるいは、利用者への介護サービスをより手厚いものにすることへ転用することができますので、介護ソフト選びは慎重に行う必要が生じてきます。
介護ソフトの料金体系
介護ソフト会社が提供するソフトには、さまざまな料金体系が用意されています。
ここでは、介護ソフトに要する料金について記します。
一括購入型とレンタル型の支払方法の違い
介護ソフトには、大きくパッケージ型とASP（クラウド）型の２種類が存在しており、前者の場合は、導入時にソフト代金を一括で支払う“一括購入型”を多くのソフト会社で採用しています。後者では、導入時に介護事業所の情報などをソフトへ設定する設定費用など一部分を支払い、その後は、ソフトの利用料を定額の月額払いで運用する“レンタル型”が主な料金体系となります。現在の介護ソフトの支払方法は、大きくこの２つに分けることができます。
双方の料金体系面における違いを説明したいと思います。一括購入型の導入では、介護事業者が割賦やリースとした場合、レンタル型と違わない月額払いとすることができます。
この割賦やリース契約の場合、契約期間が設けられており、何らかの理由によりその契約が続けられなくなった場合でも購入代金を完済させるまで払わなくてはならないことや、違約金を払う必要が生じます。リース契約は非常に利便性の高いものではありますが、上記のようなリスクに注意しながら契約をする必要があります。
初期費用と月額費用を払う方式
パッケージ型ソフトを代表する一括購入型の場合、初期投資額の支払いを済ませた後も、サポート料と呼ばれるソフトの操作方法や運用面での困りごとなど、毎月の支払が発生するケースが多いです。ASP（クラウド）型などのレンタル型料金体系を採るものと同様に、初期費用と月額費用を支払う方式となることが一般的となっています。
従量課金制について
ASP（クラウド）型のソフトの場合、月額の利用料を従量課金制とする介護ソフト会社も存在しています。
この仕組みには、介護ソフトへ登録する利用者の数に基づき算定される場合と、介護ソフトを使う介護スタッフや事務職員の人数に基づく算定する場合との大きく２つに分かれており、それぞれ人数が多いほど月額の利用料金が高くなる仕組みとなっています。
法改正に伴うアップデートやデータ移行に関しての費用
初期費用や月額費用の他、介護ソフトを導入・運用する場合には、法改正に伴うアップデート費用や、ソフト導入時に他のソフトから入れ替える場合など、データ移行にかかわる費用が必要となる場合があります。
法改正に伴うアップデート費用は、月額のサポート費用や利用料金に含まれる場合と、そうでない場合とがあるため、介護ソフトの導入前に確認することが必要となります。
また、データ移行に関しても、数万円の費用が発生する介護ソフト会社もあれば無料で行ってくれる場合もありますので、やはり事前の確認が必要となります。
料金の安い介護ソフトの選び方
介護事業所が導入する介護ソフトには、初期費用や月額の利用料が幅広い価格帯で介護ソフト会社ごとに提供されていますが、単純な価格のみならず、コストパフォーマンス（費用対効果）を考慮した安い介護ソフトを選ぶ必要があります。
具体的には、削ることができた人件費と月額利用料金などとを比較し、双方が完全に相殺できているか、また、それ以上の削減効果があれば、あるいは、少しでも人件費が月額利用料を相殺できていれば、金額面としては介護ソフトの導入効果があるということになりますので、少なからず導入を進めて良いと判断できます。
価格面で安い介護ソフトを導入した結果、月額利用料が毎月の支出として増加し、人件費はこの入力作業等でさらに増加したという結果では、安い介護ソフトを導入した効果はなく、むしろ支出を増やす、すなわち業務効率を悪化させる選択になるといえます。
介護ソフトの選択にあたって、単に価格面のみではなく特にコストパフォーマンス（費用対効果）に注目した選択をしなければなりません。
まとめ
介護ソフトの選択は、介護事業所の運営・業務の流れ自体をも変えさせてしまうほど重要なものであり、当然に業務効率の良否に直結するものであるといえます。
現在、介護ソフト会社からリリースされているソフトは、介護の記録やそれに基づく国保連合会への請求といった基本業務部分のみならず、様々な機能を有する介護ソフトが台頭しています。利用料の集金業務やスタッフの給与計算、営業ツールの作成など、関連業務とデータ連携した多機能型ソフトへの発展や、通所介護や訪問介護など、事業の多角化にも対応する拡張性のあるソフトも提供されており、一層コストパフォーマンス（費用対効果）が高まる仕組みを選択できるものが現存していますので、総合的に安い介護ソフトを、この記事を参考にして選択してください。
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