【2026年】介護記録ソフト・システムの比較ポイント。タイプ別の違いと選び方、導入メリットを解説

公開日2022年05月31日更新日2026年10月02日 SMS CO.,LTD

介護事業所では、日々のサービス提供の日時や内容、バイタル、申し送り事項など、多くの記録を残す必要があります。

紙やExcelで記録を作成している事業所では、「記録に時間がかかる」「あとで別の書類に転記する手間がある」といった悩みを抱えているでしょう。
こうした記録業務の負担を軽くする方法の一つが、介護記録ソフト・システムの導入です。

一方で、介護記録ソフトは種類が多く、「何を基準に比較すればよいかわからない」と感じている方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、介護記録ソフト・システムで電子化できる記録や種類ごとの違い、比較のポイントを解説します。

介護記録ソフト・システムとは

介護記録ソフト・システムとは、サービス提供の内容や利用者の状態などの記録を、パソコンやタブレット、スマートフォンで入力・保存・共有するためのソフトウェアです。

紙の記録を電子化することで、記録の作成や検索、職員間の情報共有を効率化することができます。

介護記録ソフトは、請求業務などを含む「介護ソフト」の機能の一部として提供されている場合と、記録機能に特化して提供されている場合があります。

介護ソフト全般の機能や種類、選び方、ランキングについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

介護記録ソフトで電子化できる主な記録

介護記録ソフトで電子化できる主な記録は、次のとおりです。

記録の種類	主な内容
サービス提供記録	提供日時、提供したサービスの内容、担当職員など
ケース記録（経過記録）	利用者の様子や発言、状態の変化など
バイタル・生活記録	体温・血圧・脈拍、食事量・水分量、排泄の状況など
申し送り	職員間で共有すべき連絡事項
事故・ヒヤリハット記録	発生状況、対応内容、再発防止策など
モニタリング記録	計画に対する実施状況、目標の達成状況など
業務日誌	事業所全体の1日の業務の記録

対応している記録の種類や入力項目は、各社のソフトによって異なります。

比較を始める前に、自事業所で使用している記録の様式や項目を整理しておくと、必要な機能を判断しやすくなるでしょう。

介護記録の電子化とは？保存のルール

介護保険サービスの事業者には、運営基準で記録の作成と保存が義務付けられています。

たとえば訪問介護では、「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」において、「提供した具体的なサービスの内容等を記録すること（第19条第2項）」と、「サービス提供に関する記録を整備して保存すること（第39条第2項）」が定められています。

そして、これらの記録は、紙だけではなく電子データ（電磁的記録）で作成・保存することも認められています。

現場でよく使われている記録機能

介護事業所では、ソフトのどのような記録機能が使われているのでしょうか。

三菱総合研究所が厚生労働省の補助事業として実施した調査では、介護業務等支援ソフトウェアを導入している1,421事業所に、利用している機能を尋ねています。記録に関する主な機能の利用率は次のとおりです。

機能	利用率
サービス利用票（提供票）【実績】の作成、変更	68.5％
サービス提供記録の作成、変更	63.7％
サービス利用票（提供票）【実績】の管理	58.8％
モニタリング記録（報告記録）の作成、変更	58.1％
サービス提供記録の管理	56.3％
サービス提供記録の閲覧	55.2％
サービス提供時の情報の事業所内での共有	54.0％
LIFE登録用ファイルの作成・出力	38.9％
業務日誌の作成、変更	32.9％

出典：株式会社三菱総合研究所「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究報告書」

同調査では、介護給付費明細書の作成・変更など請求に関する機能は「91.2％」と高い利用率である一方、サービス提供記録などの記録に関する機能は5〜6割程度の利用にとどまっていました。

介護記録ソフト・システムの種類と違い

介護記録ソフト・システムは、対応する機能の範囲、提供形態、入力する端末によっていくつかの種類に分けられます。

ここでは、比較の前に押さえておきたい種類ごとの違いを解説します。

記録特化型と記録・請求一体型の違い

介護記録ソフトは、対応する業務の範囲によって「記録特化型」と「記録・請求一体型」の2つに大きく分けられます。

比較項目	記録特化型	記録・請求一体型
主な機能	介護記録の入力・閲覧・共有が中心	記録に加え、計画の作成、実績の管理、国保連請求、利用者請求などに対応
請求との連動	請求には別のソフトが必要。請求ソフトとのデータ連携の可否は製品により異なる	記録した実績を請求データに反映できる製品もある
操作の習得	機能が絞られているため、覚える操作が比較的少ない	機能が多いため、業務ごとに操作を覚える必要がある
管理するソフト	請求ソフトとあわせて複数のソフトを管理する	1つのソフトで記録から請求までを管理できる
向いている事業所	すでに請求ソフトを使っており、記録業務を電子化したい事業所	記録から請求までの転記をなくしたい事業所、これから開業する事業所

どちらが適しているかは、現在使用しているソフトや、電子化したい業務の範囲によって異なります。

記録特化型を選ぶ場合は、現在の請求ソフトとデータを連携できるかを事前に確認しておきましょう。

提供形態（クラウド型・インストール型）の違い

介護記録ソフトには、インターネットを経由して利用する「クラウド型」と、事業所のパソコンなどにソフトを導入して利用する「インストール型（オンプレミス型）」があります。

クラウド型は、インターネット環境があれば事業所の外でも利用することができ、インストール型はインターネット環境に左右されずにインストールしたパソコンなどで使用できるという特徴があります。

厚生労働省老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」によると、ICT導入支援事業で補助を受けた事業所が導入した介護ソフトの提供形態は、クラウド型が70.3％、オンプレミス型が27.0％となっていて、近年では「クラウド型ソフト」が選ばれる傾向にあります。

クラウド型とインストール型の介護ソフトの違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

入力する端末（パソコン・タブレット・スマートフォン）の違い

端末	特徴
パソコン	文字入力や帳票の確認がしやすい。主に事業所内での入力に向いている
タブレット	持ち運びができ、画面が大きいため選択式の入力や一覧の確認がしやすい
スマートフォン	訪問先や移動中でも入力しやすい。個人の端末を使う場合は情報管理のルールが必要

スマートフォンやタブレットで使う介護記録アプリについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

介護記録ソフト・システムを比較するときのポイント

介護記録ソフトを比較する際は、料金や機能の多さだけでなく、自事業所の記録業務に合っているかを確認することが大切です。

ここでは、比較するときに確認すべき主なポイントを解説します。

自事業所のサービス種別・記録様式に対応しているか

記録する内容は、サービス種別によって異なります。
訪問系サービスでは訪問ごとの記録、通所系サービスでは1日の流れに沿った記録、施設系サービスでは24時間の生活の記録が中心になります。

まずは、自事業所のサービス種別に対応しているかを確認しましょう。
複数のサービスを運営している場合は、1つのソフトですべてのサービスの記録を管理できるかも比較のポイントになります。

あわせて、現在使用している記録様式の項目を入力できるか、項目を追加・変更できるかも確認しておくと安心です。

現場に合った入力方法か

記録の入力方法は、現場の負担に大きく影響します。主な入力方法には、次のようなものがあります。

定型文・テンプレート：よく使う文章を登録しておき、選んで入力する
選択式（チェック式）：バイタルや食事量などを、項目を選んで入力する
音声入力：話した内容を文字にして入力する
写真の添付：皮膚の状態や環境の様子などを画像で記録する

職員のITへの慣れや対応力を踏まえ、無理なく入力できる方法かを確認しましょう。

近年は、AIを活用して記録の文章作成や要約を支援する機能を備えたソフトもあります。

AIを活用した介護記録の作成方法やツールについては、こちらの記事で解説しています。

記録が計画・実績・請求データと連動するか

記録した内容が、計画や実績、請求データと連動するかも重要なポイントです。

記録と実績が連動していれば、紙の記録を見ながら実績を入力し直す手間や、転記による入力ミスを減らせます。

記録特化型のソフトを選ぶ場合は、請求ソフトにデータを取り込めるか（CSV出力に対応しているかなど）を確認しておきましょう。

申し送り・多職種での情報共有がしやすいか

記録を職員間で共有しやすいかどうかも、比較の際に確認したいポイントです。

申し送り機能や既読の確認、職種や役割に応じた閲覧設定ができると、伝達漏れの防止につながります。

看護職員やリハビリ職員など多職種で利用者の情報を共有する場合は、情報共有の様式についてもあわせて確認しましょう。

外部連携（ケアプランデータ連携システム・介護情報基盤・LIFE）に対応しているか

介護分野では、国のシステムや他の事業所との間のデータ連携が進められています。

介護記録ソフトを選ぶ際は、次のような外部連携への対応状況も確認しておきましょう。

連携先	概要	確認したいこと
ケアプランデータ連携システム	居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で、ケアプラン（計画・予定・実績の情報）をデータでやり取りする仕組み	標準仕様に沿ったデータの出力・取り込みに対応しているか
LIFE（科学的介護情報システム）	利用者の状態やケアの内容を提出し、分析結果のフィードバックを受ける厚生労働省のシステム	LIFEへの提出用データを作成・出力できるか
介護情報基盤	利用者、市町村、介護事業所、医療機関などが介護情報を電子的に共有・閲覧するための仕組み	今後の対応方針をベンダーが示しているか

セキュリティ・権限管理は十分か

介護記録には、利用者の心身の状態など、取り扱いに配慮が必要な個人情報が多く含まれます。

ソフトを比較する際は、次のような点を確認しましょう。

職員ごとにIDとパスワードを設定できるか
職種や役割に応じて閲覧・編集できる範囲を制限できるか
誰がいつ記録を入力・修正したかの履歴が残るか
データのバックアップ体制が整っているか
端末を紛失した場合の対策（遠隔でのログアウトなど）があるか

個人情報の取り扱いについては、個人情報保護委員会と厚生労働省が「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」を示しています。

ソフトの機能とあわせて、事業所内の運用ルールも整備しましょう。

料金体系とサポート体制

介護記録ソフトの料金は、製品によって異なります。

主な料金体系として、事業所単位の料金、利用者数・職員数（アカウント数）・端末の台数単位による従量制などがあります。
同じ製品でも事業所の規模によって費用が変わることもあるため、自事業所の利用者数や職員数をもとに「具体的に料金がいくらになるのか」を確認して比較しましょう。

また、ソフトの利用料のほか、端末の購入費や通信費がかかる点にも注意が必要です。

そのほかにも、導入時の初期設定の支援や操作研修、電話やチャットでの問い合わせ、制度改正への対応など、サポート体制も確認しておきましょう。

介護ソフトの料金相場やサポートの比較については、こちらの記事で詳しく解説しています。

【比較チェックシート】導入前に確認したい項目一覧

複数のソフトを比較する際は、次のチェックシートを活用してみてください。
資料請求やデモンストレーション、無料体験の際に確認すると、比較しやすくなります。

分類	チェック項目	主な確認方法
対応範囲	自事業所のサービス種別に対応しているか	ホームページ
対応範囲	現在の記録様式の項目を入力できるか（項目の追加・変更ができるか）	資料・問い合わせ
入力	定型文や選択式など、現場に合った入力方法があるか	資料・問い合わせ
入力	タブレット・スマートフォンで入力できるか	資料・問い合わせ
連動	記録が計画・実績・請求データと連動するか	資料・問い合わせ
共有	申し送りや多職種での情報共有がしやすいか	資料・問い合わせ
外部連携	ケアプランデータ連携システム・LIFEに対応しているか	ホームページ
セキュリティ	閲覧権限の設定や操作履歴の確認ができるか	資料・問い合わせ
データ	データを出力（CSVなど）できるか	資料・問い合わせ
料金	課金単位と、自事業所の規模での月額費用はいくらか	見積もり
料金	初期費用や端末代、オプション費用がかかるか	見積もり
サポート	導入時の設定支援や操作研修があるか	資料・問い合わせ
サポート	制度改正時に追加費用なく更新されるか	資料・問い合わせ
操作性	現場の職員が実際に操作して使いやすいと感じるか	無料体験・デモンストレーション

ソフトの変更を検討した事業所の理由

一度導入したソフトを変更すると、データの移行や操作の覚え直しが必要になり、職員の負担が大きくなります。

前述の三菱総合研究所の調査で、ソフトの変更を検討したことがある385事業所に、検討したきっかけを尋ねた結果は次のとおりです。

変更を検討したきっかけ（主なもの）	割合
費用が高かった	35.3％
契約更新の時期だった	30.9％
業務効率が良くならなかった	30.4％
自由にカスタマイズする機能が少なかった	26.2％
入力したい項目の設定がなかった	23.1％
操作方法が面倒・分かりにくかった	22.9％
職員から不満の声があった	19.5％

出典：株式会社三菱総合研究所「自身の介護情報を個人・介護事業所等で閲覧できる仕組みについての調査研究報告書」

また、ソフトの乗り換えに関しては、「データ移行」や「新しいソフトに職員が対応できるかどうか」といった課題が多く挙げられています。

導入後のミスマッチを防ぐためにも、無料体験やデモンストレーションを活用し、現場の職員と一緒に「入力したい項目があるか」「操作がわかりやすいか」を確認しましょう。

介護記録ソフト・システムを導入するメリット

厚生労働省のICT導入支援事業で介護ソフトなどを導入した事業所の報告では、多くの事業所が導入の効果を感じています。

ここでは、報告の内容をもとに介護記録ソフトを導入する主なメリットをご紹介します。

記録作成と転記の手間を減らせる

紙の記録では、あとで清書したり、別の書類に転記したりする作業が発生します。

介護記録ソフトでは、定型文や選択式の入力で記録を作成でき、入力した情報をほかの帳票にも反映できるため、転記の手間を減らせます。

ICT導入支援事業の導入効果報告では、「記録に要する時間が削減された」と回答した割合が78.7％、「入力済みの情報を他の文書でも利用できるようになった」と回答した割合が84.8％でした。

出典：厚生労働省老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」

必要な情報をすぐに検索できる

紙の記録では、ファイルの中から必要な書類を手作業で探す必要があります。

介護記録ソフトでは、利用者や日付を指定して過去の記録をすぐに表示できます。
同報告では、「過去の文書（データ）の検索性が向上した」と回答した割合が72.4％でした。

出典：厚生労働省老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」

申し送り・情報共有を効率化できる

紙の記録では、申し送り事項を別の用紙に書き写したり、職員に個別に連絡したりする必要があります。

介護記録ソフトでは、入力した記録や申し送りをほかの職員がすぐに確認できるため、情報共有の手間や伝達漏れを減らせます。
同報告では、「情報共有がしやすくなった」と回答した割合が90.3％でした。

出典：厚生労働省老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」

ペーパーレス化で保管の手間とコストを減らせる

紙で記録を保管していると、用紙代や印刷代のほか、ファイルや棚などの保管場所も必要です。

記録を電子化すると、こうした費用や保管スペースを減らせます。
同報告では、「紙の文書量が削減された」と回答した割合が77.2％、「保存のために必要な場所が減少した」と回答した割合が72.7％でした。

出典：厚生労働省老健局高齢者支援課介護業務効率化・生産性向上推進室「ICT導入支援事業令和3年度導入効果報告取りまとめ」

介護記録ソフト・システムを導入するときの注意点

介護記録ソフトの導入にはメリットがある一方で、事前に把握しておきたい注意点もあります。

導入・運用のコストがかかる

ソフトの利用料のほか、タブレットやスマートフォンなどの端末代、通信費などがかかります。

ソフトの導入前に見積もりを取り、月々の利用料だけでなく、初期費用や端末代を含めた総額で比較しましょう。

職員が操作に慣れるまで時間がかかる

これまで紙で記録していた職員にとっては、ソフトの操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。

また、パソコンやスマートフォン、タブレットの操作に苦手意識を持つ職員もいるため、導入初期は研修の時間を確保するなど、職員が操作に慣れるための準備をしておくことが大切です。

通信環境の整備が必要

クラウド型のソフトや、タブレット・スマートフォンでの入力には、インターネットへの接続が必要です。

事業所内のWi-Fi環境や、訪問先での通信状況を事前に確認しておきましょう。

介護記録ソフトを現場に定着させるポイント

介護記録ソフトは、導入しただけでは十分な効果を得られません。

ここでは、現場にソフトを定着させるためのポイントをご紹介します。

紙との併用をやめ、記録ルールを統一する

紙にメモをしてから、あとでソフトに入力し直す運用では、かえって手間が増えてしまいます。
できるだけ早く紙との併用をやめ、ソフトへの入力に一本化しましょう。

あわせて、「いつまでに」「誰が」「どの項目を」入力するかといった記録のルールを決めておくことも大切です。
導入にあたっては、「記録・報告様式を見直す」「情報共有の方法を見直す」といった取り組みをおすすめします。

タブレット・スマートフォンを現場で使える環境を整える

サービスを提供したその場で記録できるよう、職員へタブレットやスマートフォンを支給できるように準備しましょう。

利用者のそばや訪問先、移動中の隙間時間に入力できるようになると、事業所に戻ってから記録をまとめる時間を減らせます。

研修やベンダーのサポートを活用する

職員がソフトを使いこなせるよう、事業所内で研修や勉強会を開くことも効果的です。
操作に不安がある職員には、操作に慣れた職員がサポートする体制をつくると、現場に定着しやすくなります。

また、ベンダーによっては、導入時の操作説明や問い合わせ窓口を用意しているため、こうしたサポートも活用しましょう。

介護記録ソフト・システムを導入した事業所の声

ここでは、介護記録ソフト・システム（カイポケ）を導入した事業所の声をご紹介します。

年間約100万円のコスト削減、記録時間も短縮

デイサービス7施設を運営しているが、カイポケの導入によって、年間約100万円のコスト削減ができている。
請求だけでなく記録業務も簡単にできるようになり、転記の作業もなくなった。
記録には1日1時間かかっていたが、15分程度に短縮できた。

※導入の効果は、事業所の規模や運用方法などによって異なりますので一例としてご覧ください。

【お客様の声】デイサービスのケース「HTC株式会社」

手書きの記録をスマートフォン入力に切り替え、月末の残業がほとんどなくなった

訪問介護では、以前は記録用紙に手書きで記録しており、登録ヘルパーには数日に一度、事業所に記録を持参してもらっていた。
遅れて提出された記録の確認や月末の報告書作成で、定時に終わらないことが多かった。

導入後は、5分あればスマートフォンで記録を入力できるようになり、予測変換があるため誤字や書き直しも減った。
ヘルパーからは「時間と気持ちにゆとりができた」という声が多く寄せられている。
紙の記録の整理やチェックにかかる時間が減り、月末の残業もほとんどなくなった。

また、訪問したその日のうちに記録を確認できるため、ケアマネジャーや他の事業所との情報共有もしやすくなった。

※導入の効果は、事業所の規模や運用方法などによって異なりますので一例としてご覧ください。

【お客様の声】社会福祉法人上ノ郷福祉会（訪問介護・居宅介護支援）

介護記録ソフト・システムに関するよくある質問

無料で使える介護記録ソフトはありますか？

無料プランを用意している介護記録ソフトもあります。
ただし、無料プランでは利用できる機能や人数、データの保存容量、サポートの範囲などに制限が設けられている場合があります。

無料のソフトを検討する際は、請求データとの連動、セキュリティ対策、有料プランに切り替えた場合の費用、データを出力できるかといった点も確認しておきましょう。

Excelで記録を管理するのとは何が違いますか？

Excelは手軽に始められる一方、記録の管理には次のような課題があります。

比較項目	Excelでの管理	介護記録ソフト
入力形式	職員によって書き方がばらつきやすい	定型文や選択式で入力形式をそろえやすい
同時の入力・閲覧	ファイルの共有方法によっては同時に編集しにくい	複数の職員が同時に入力・閲覧できる製品が多い
請求との連動	実績を請求ソフトに入力し直す必要がある	記録と実績・請求データが連動する製品が多い
権限・履歴の管理	閲覧範囲の制限や修正履歴の管理が難しい	職員ごとの権限設定や操作履歴の確認ができる製品が多い