介護ソフトで作成できる帳票とは？サービス種別ごとの必要書類と選び方を解説
介護事業所では、計画書・記録・請求書など、さまざまな帳票を作成する必要があります。
また、提供する介護サービスによって作成すべき帳票の種類が異なるため、適切な作成・管理が大変です。
こうした帳票作成の負担を軽減してくれるのが介護ソフトです。
この記事では、サービス種別ごとに必要な帳票を整理したうえで、介護ソフトで作成できる帳票や、ソフト選びのポイントまでをわかりやすく解説します。
目次
- 介護における帳票とは？
- サービス種別共通で作成が必要な帳票
- サービス種別によって異なる帳票
- 介護ソフトで作成できる帳票は？
- 帳票の作成・管理でよくある課題
- 介護ソフトで帳票業務を効率化するメリット
- 帳票対応で介護ソフトを選ぶ3つのポイント
- 帳票作成に対応した介護ソフトなら「カイポケ」
- 介護ソフトの帳票に関するよくある質問（FAQ）
- まとめ
介護における帳票とは？
帳票とは、介護事業所がサービス提供や請求、事業所運営を行うなかで作成・管理する書類の総称です。
利用者ごとの計画書や記録、国保連への請求に関する書類、職員の勤務体制に関する書類など、その種類は多岐にわたります。
なかには運営基準で作成・保管が義務付けられている帳票もあり、運営指導で確認されるため適切に作成することが求められています。
サービス種別共通で作成が必要な帳票
サービス種別を問わず、多くの事業所に共通して求められる帳票があります。
代表的なものとして、契約書・重要事項説明書、サービス提供記録、勤務体制（形態）一覧表、業務日誌、事故・ヒヤリハット報告書、苦情対応記録、研修の実施記録、委員会や会議の記録などが挙げられます。
国保連への請求に用いる介護給付費請求書・介護給付費明細書、利用者負担の請求書・領収書も、多くのサービスに共通する書類です。
サービス種別によって異なる帳票
サービス種別によって様式が異なる帳票もあります。
たとえば計画書ひとつをとっても、訪問介護であれば訪問介護計画書、通所介護であれば通所介護計画書というように、サービスごとに定められた様式があります。
この記事では、代表的な次の5つのサービス種別の帳票を紹介します。
| サービス種別 | 特徴的な帳票 |
|---|---|
| 訪問介護 | 訪問介護計画書 |
| 訪問看護 | 訪問看護計画書、訪問看護報告書、訪問看護記録書、訪問看護情報提供書 |
| 通所介護 | 通所介護計画書、個別機能訓練計画書、送迎記録、個別入浴計画 |
| 居宅介護支援 | 居宅サービス計画書（第1表〜第7表）、サービス提供票・別表、給付管理票 |
| 介護老人福祉施設（特養） | 施設サービス計画書、個別機能訓練計画書、栄養ケア計画書、申し送り |
訪問介護で必要な帳票の例
訪問介護では、作成が必要な帳票として、訪問介護計画書、サービス提供記録、モニタリングシートなどが挙げられます。
訪問看護で必要な帳票の例
訪問看護では、訪問看護計画書、訪問看護報告書、訪問看護記録書Ⅰ・Ⅱなどの帳票の作成が必要です。
医療との連携を前提とした帳票が特徴的で、サービスの開始にあたっては、主治医から文書で交付される訪問看護指示書が必要となります。
なお、精神科訪問看護では、別の様式・記載項目が求められます。
通所介護（デイサービス）で必要な帳票の例
通所介護では、通所介護計画書、サービス実施記録票、送迎記録、連絡帳、業務日誌などの帳票の作成が必要です。
また、算定する加算によっては、個別機能訓練計画書や個別入浴計画なども必要になります。
居宅介護支援（ケアマネジャー）で必要な帳票の例
居宅介護支援では、アセスメントシートや居宅サービス計画書（ケアプラン第1表〜第7表）などの作成が必要です。
また、サービス提供票・別表を作成し、給付管理票により給付管理を行います。
介護老人福祉施設（特養）で必要な帳票の例
介護老人福祉施設（特養）では、施設サービス計画書、日々の介護記録、栄養ケア計画書、申し送りなどの作成が必要です。
また、算定する加算によっては個別機能訓練計画書なども必要になります。
介護ソフトで作成できる帳票は？
介護ソフトを使うと、日々の記録から計画書、請求データまで、多くの帳票を効率的に作成できます。
ソフトによって対応範囲は異なりますが、一般的には次のような帳票に対応しています。
- 計画書：訪問介護計画書、通所介護計画書、施設サービス計画書、個別機能訓練計画書など
- 記録：サービス提供記録、介護記録、訪問看護記録書、アセスメントシート、モニタリングシートなど
- 請求：介護給付費請求書・明細書、利用者請求書・領収書、給付管理票など
- 加算関連：各種加算の算定に必要な計画書・記録類など
一方で、介護ソフトでは作成・出力できない帳票もあります。
たとえば、次のようなものです。
- BCPや感染症対策の委員会の記録：事業所が独自に作成するもので、介護ソフトで作成できないことが多い
- 契約書、勤務体制（形態）一覧表、ヒヤリハット報告書：ソフトによって対応状況が異なる
導入を検討する際は、自事業所で必要な帳票がソフトの対応範囲に含まれているかを、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。
帳票の作成・管理でよくある課題
特に記録に関する帳票を手書きやExcelで管理している場合、以下のような課題が生じやすくなります。
- 二重入力の手間や転記ミスが発生しやすい
- 月末の実績集計や国保連への請求業務に多くの時間がかかる
- 書類をファイリングするのに時間がかかる
- 運営指導の際に必要な帳票をすぐに取り出せない
介護ソフトで帳票業務を効率化するメリット
介護ソフトを活用すると、こうした課題の多くを解決できます。
日々の記録が計画書や請求データと連動するため、転記や月末の集計・請求業務の手間を減らせます。
加えて、帳票を電子データで保存・管理できるため、保管や検索が容易になり、運営指導の際にも必要な書類をスムーズに提示できます。
帳票対応で介護ソフトを選ぶ3つのポイント
介護ソフトを帳票の観点から選ぶ際は、次の3点を確認するとよいでしょう。
特に、複数のサービスを運営している場合は、それぞれのサービス種別の帳票にまとめて対応できるかどうかが、重要な判断材料になります。
- 自事業所のサービス種別で作成が必要な帳票に対応しているか
- 記録と請求データが連動しているか
- 法改正や様式変更への対応、サポート体制が整っているか
失敗しない介護ソフト選びのポイントとおすすめの介護ソフトをこちらの記事でご紹介していますので、ぜひご覧ください。
帳票作成に対応した介護ソフトなら「カイポケ」
カイポケは、記録と請求データが連動し、居宅介護支援・訪問介護・訪問看護・通所介護などのサービス種別ごとの帳票に対応した介護ソフトです。
日々の記録から計画書や請求データまでを一貫して管理できるため、帳票作成にかかる負担を軽減できます。
開業を検討している事業所向けの開業支援や、導入後のサポート体制も整っています。
帳票業務の効率化を検討している方は、ぜひ一度ご相談ください。
介護ソフトの帳票に関するよくある質問（FAQ）
Q. 帳票の保存期間は何年ですか？
計画書やサービス提供記録などの帳票は、運営基準により完結の日から2年と定められています。
一方で、介護給付費請求書・介護給付費明細書は5年と定められています。
詳細が不明な場合は、管轄の自治体に確認するとよいでしょう。
Q. 手書きの帳票を介護ソフトに切り替えても運営指導で問題ありませんか？
電子データによる帳票の作成・保存は認められています。
必要なときに速やかに出力できる体制を整えておけば、運営指導の対応にも問題はありません。
Q. サービス種別が複数ある場合も1つの介護ソフトで対応できますか？
複数のサービス種別に対応した介護ソフトであれば、1つのソフトでまとめて帳票を作成・管理できます。
導入前に、自事業所が運営するサービス種別すべてに対応しているかを確認しておきましょう。
まとめ
介護の帳票は、サービス種別によって作成すべきものが異なる一方で、契約書や請求書類など共通して求められるものもあります。
種類が多く管理の負担も大きい帳票ですが、介護ソフトを活用すれば、作成から保管、請求までを効率化できます。
自事業所のサービス種別に合ったソフトを選び、帳票業務の負担軽減につなげましょう。
ここでご紹介した内容が、ご参考となれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
株式会社エス・エム・エス
カイポケメディア編集部
カイポケメディア編集部には、看護師や社会福祉士をはじめ、介護事業所の運営経験者、介護ソフトの導入サポート経験者など、幅広い知見を持つメンバーが在籍しています。
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