介護ソフトの活用によるケアプラン作成や関連業務の効率化

公開日2022年06月17日更新日2026年09月28日 SMS CO.,LTD

ケアプラン作成や関連業務を効率的に行いたくて、介護ソフトについて知りたい介護事業所の方やケアマネジャーの方は是非参考にして下さい。

まず本題へ入る前にケアプランとはどのようなものかなど、利用される方の利点も交えて説明したいと思います。

ケアプランとは

在宅や施設で介護を必要とする方が適切にサービスを利用できるように、心身の状況・生活環境・利用者および家族の希望を確認し、介護だけではなく医療など複数のサービスを組み合わせて受けられるようにサービスの種類や提供されるサービス・目標としている内容などが記載されている利用者ごとに発行される計画書のことです。
作成を行う担当者は原則、資格を有するケアマネジャーとなります。

ケアプランを作成することによる利用者の利点

公的なサービスとして介護を受けるためには根拠が必要となり、その証明としてケアプラン作成が義務付けられています。
このケアプランを作成することにより、利用者は実際に利用した料金（介護保険適用分）の1～3割分を自費でサービス事業所へ支払うこととなります。
残りの分については40歳から納める介護保険料と租税を財源とし公費で支払われますので、利用者側の費用負担が軽減される面ではその恩恵は大きいと思います。

ケアプラン作成に対応した介護ソフトとは

ケアプランの作成機能、それらに関連する利用者の情報や介護報酬の請求・利用料など介護サービスを提供する上で必要となるデータ管理機能が備えられているソフトの総称です。
また、大抵のソフトでは事業種別に合ったフォーマットが設定されているので、サービスごとに異なるデータも管理することができます。

機能の例

台帳やデータが管理できる

利用者に関する被保険者情報や家族構成・病歴など幅広く登録でき、画面上で個別に知りたい情報をすぐに確認することができます。また、認定期間など更新の確認漏れによる認定切れが発生しないような細かなお知らせ機能などもあります。

ケアプランの作成や関連した情報を管理できる

計画書作成に必要なアセスメントなどの関連情報を取り込むことができ、調べなおしたりする手間が軽減されます。さらに、ケアプランのフォーマット機能も心強く、文章が思い浮かばない時などは利用者の状態に近い文例を参考にできるので業務効率が上がります。

給付管理ができる

請求は国保連へ伝送となります。以前はFDなどの電子媒体で提出していましたが、現在はインターネット回線でスムーズにできるようになっています。

介護ソフトを導入することによる具体的なメリット

ケアマネジャーの業務の流れ

ケアプラン作成
電話や面談による介護相談
サービス調整
利用者の現況確認
介護認定等の申請代行（新規・更新）
認定調査
サービス担当者会議の開催
利用・提供票の作成・配布
介護報酬を請求する給付管理

まず、ケアマネジャーの業務を例に大枠で示してみましたが、内容は事業所内だけではなく役所への書類提出や認定調査など外回りの業務も少なくありません。
特に、担当する利用者やその家族と面談をしなければならないときには、利用者側の予定に合わせて自宅へ訪問する時間も様々です。
対面業務が優先されますので、ケアプラン作成などは空き時間に行うことが多くなりやすく、日によっては残業して対応している現状もあるかと思います。

このため介護ソフトを活用すると…

『短時間でケアプラン作成やモニタリングなどの入力ができる』
『スケジュール管理機能を活用することで予定が立てやすくなる』
『事業所の一覧が確認できるので調べる手間が軽減する』
『利用者名から年齢や病歴に関する基本情報、体温や血圧などの医療情報、現在までの生活状況など関連する職員も含め画面上で確認できる』
『タブレットなどを合わせて使うことにより特定の場所以外でも情報の共有ができる』

この他にもありますが、業務の効率化や迅速な情報共有など介護ソフトから得られるメリットは大きいと思います。
昔のようにケアマネジャーの仕事を手作業で行う場合には、使用する紙の量やミスも多くなるので、そういった業務の煩雑さをなくすためにも介護ソフトにはメリットがあるといえるでしょう。

ケアプラン作成に対応した介護ソフトを選ぶポイント

機能性

中長期的に使用する上で、今後タブレット端末などの増設に対応した機能の拡張性があるかも確認してみてください。
近年では、タブレットでのデータ連携を取り入れる介護ソフト会社も多く、これにより、訪問先でのケアプラン作成や受診結果をその場で記録でき、結果的に残業を軽減することができます。

操作性

現在のソフトは操作のしやすさ、見やすさが非常に改善されているため基本的な操作性に大差はないかと思いますが、同画面から関連項目のボタンをクリックすれば各種の情報が表示される、事業実績が関連部署とリンクできるかなども効率的に業務を行うには大切なポイントになります。

価格・オプション設定

価格はソフトによって様々ですので、同時に、ソフトの基本機能を確認してください。
その理由として、必要な機能が備わっていると思っていたらオプション設定だったということがあります。
例えば、ケアプラン作成には情報の整理や適切な支援内容を見出すアセスメントという作業を行いますが、この機能がオプションであることに気づかず、導入後やむを得ず自分でフォーマットを作られたケアマネジャーさんも稀にいます。
今は各メーカーのホームページで確認することができ、明確にオプションと表示されていれば問題ありませんが、注釈の形で「この機能を使うには○○が別途必要となります」などと記載していることもありますのでこの点も確認ポイントとなるかと思います。

サポート体制

介護保険制度は3年ごとに見直し（介護報酬改定）が行われます。
利用単価や加算項目などが改定になった際、システムの変更が必要となる場合もありますので、継続したサポート体制が保証されているメーカーを選ばれることをおすすめします。
合わせてシステムトラブルや使用方法などリアルタイムに対応してもらえるかも重要なポイントとなるかと思います。

セキュリティー

個人情報を取り扱うことが多い業種のため、対策が十分に講じられているかも重要です。

ソフトのデモを体験してみる

一般的に導入前には複数回にわたりメーカーの担当者と会うことになります。
パンフレットや持参したパソコンを用いてデモを行いながら説明を受けることができますので、操作性や見やすさなどを体験してみましょう。
さらに、知りたいことを事前にまとめておくなど、状況によっては身近に知り合いの介護事務やケアマネジャーの経験者がいればアドバイスを受け、必要であれば同席して見てもらうことも1つの手です。

最後に

現在の介護現場では、事務的な業務もこなさなければならないため「利用者と関わる時間を増やしたい」と感じている職員の方も少なくないのではないでしょうか。
介護ソフトの導入によりそうした業務の手間を軽減させることができれば、得られた時間を利用者との関わりに活かすことができサービスの質はさらに向上します。
今後よりよいケアマネジメントを展開できるように、ご自分の事業所に合った最適な介護ソフトを導入してください。
カイポケの機能やサポートについては、居宅介護支援（ケアマネジャー）用介護ソフトをご覧ください。