ケアマネ向けスケジュール管理アプリ・ソフトを紹介！失敗しないための選び方と活用方法を解説

公開日2025年09月10日更新日2025年09月10日 SMS CO.,LTD

ケアマネジャーの業務は、利用者様・ご家族との面談やサービス担当者会議、社内会議、研修などスケジュール管理が必要な業務が多いです。
そのため、スケジュール管理の煩雑さから苦労している方は多いのではないでしょうか。
この記事では、ケアマネジャーのスケジュール管理を効率的化するアプリやソフトについて、選び方や活用方法などを解説しています。

ケアマネジャーにおすすめのスケジュール管理アプリ・ソフトを紹介
ケアマネジャーがスケジュール管理で苦労すること
スケジュール管理アプリ・ソフトの主な機能と導入するメリット
ケアマネジャー向けのスケジュール管理アプリ・ソフトの選び方
スケジュール管理アプリ・ソフトを導入する際の注意点

ケアマネジャーにおすすめのスケジュール管理アプリ・ソフトを紹介

Google カレンダー

Google カレンダーは、Googleのアカウントがあれば、誰でも無料で利用できるカレンダーアプリです。
予定の作成・管理やToDoリストの作成ができ、Googleカレンダーを使用している相手へ予定を共有することもできます。
さらに、Googleのツール同士であれば連携（オンライン会議の作成など）も簡単にすることが可能です。

このような方におすすめ

既にGmailなどGoogleの他のサービスを使用している
無料で手軽に始めたい
シンプルで直観的な操作性が良い

Outlook カレンダー

Outlook カレンダーは、Microsoft Outlookに搭載されているスケジュール管理機能です。
Googleカレンダーと同じく、予定の作成・共有、リマインダー機能も搭載されています。他のMicrosoftのツールと連携ができ、受信したメールから直接予定を作成することやTeams会議をカレンダーから設定することが可能です。

このような方におすすめ

既にMicrosoft365を導入している
メールとスケジュールを一元管理したい

TimeTree

TimeTreeは、共有カレンダーアプリです。
個人の予定はもちろん家族や友人、仕事仲間など、特定の相手とカレンダーを共有することに特化しています。予定ごとにチャットや写真の投稿ができるため、アプリ内でコミュニケーションをとることが可能です。
さらに、複数のカレンダーを目的別（プライベート別、仕事別など）に作成したり、Googleカレンダーなどの外部カレンダーと連携したりすることもできます。

このような方におすすめ

プライベートでも仕事でも同じアプリを使いたい
メンバーへ簡単にスケジュールを共有したい
誰でもシンプルで分かりやすい共有カレンダーが良い

介護ソフト

介護ソフトは、利用者の情報管理、ケアプラン作成、日々の記録、国保連への請求業務などを行うことができるソフトです。
スケジュール管理機能がついているソフトもあり、利用者の記録等と合わせてスケジュール管理を行うことができるので、業務効率化に繋がります。

このような方におすすめ

同じソフト内で、スケジュール管理と記録、請求を行いたい
メンバーへ簡単にスケジュールを共有したい
スケジュールに記載する利用者の個人情報を安全な環境で管理したい

TickTick

TickTickは、タスク管理機能を備えたToDoアプリです。
タスクとスケジュールを一緒に管理できるのが特徴です。
やるべきことを細かくリストアップし、それをカレンダーにドラック&ドロップで配置して計画を立てられます。
さらに、ポモドーロ機能（集中タイマー）を搭載しているのも特徴です。

このような方におすすめ

日々のやることを細かく区切って管理したい
タスクの抜け漏れを徹底的になくしたい
ポモドーロ機能で集中力を高めて作業したい

Asana

Asanaは、チームでの仕事を見える化し効率的に進めるための「プロジェクト管理ツール」です。
個人のタスク管理はもちろん、チーム全体のプロジェクトの進捗の可視化、情報共有ができます。
タスクをシンプルなリスト形式で管理するだけでなく、カンバンボード形式で進捗段階を把握したり、タイムライン（ガントチャート）機能でプロジェクトの全体像を俯瞰したりと、目的に応じて表示を切り替えられるのが大きな特徴です。

このような方におすすめ

自身だけでなくチームの業務進捗を管理したい
スケジュールだけでなく、業務全体の流れを把握したい
複数のタスクを並行して進めている

Notion・Notionカレンダー

Notionは、カレンダー、タスクの管理、メモ、ドキュメントなどを保存できるツールです。
タスクを「未着手」「進行中」「完了」などで分類でき進捗管理でき、どの業務がどこまで進んでいるかを可視化することが可能です。
また、作成したページは他の人に共有して複数人で同時に編集することができます。
テンプレート機能もあり、定期的に発生する業務はテンプレートを作成しておけば準備や記録の時間の削減ができます。

このような方におすすめ

スケジュール、タスク、メモ、利用者情報などを一箇所にまとめたい
自分好みにカスタマイズして使いたい
記録を残したり、情報を整理をツールの中で完結させたい

ケアマネジャーがスケジュール管理で苦労すること

複数人のスケジュールを調整しなければならない

ケアマネジャーの仕事は、利用者を中心として、利用者家族、介護サービスを提供する事業所の従業員などの関係者と連携しながら進めていきます。
特に、サービス担当者会議は利用者と関係者が一堂に会するため、全員の日程調整に手間と時間がかかってしまい、とても苦労します。

利用者の体調変更など急な予定の変更がある

「利用者様の容態が急変した」「ご家族から至急相談したいと連絡があった」などの突発的な対応はケアマネジャーの日常茶飯事です。
ご家族への連絡や、利用者の入院に伴う医療機関との連携など、他の予定を中断して対応するべき事態が頻繁に発生します。
そのため、1日のスケジュールを立てていても、予定を変更しなくてはいけないためスケジュール管理に苦労します。

ケアプラン作成やモニタリングなど期限がある業務が多い

ケアプランの更新やモニタリングにはそれぞれ「いつまでに実施しなければならない」という期限が設けられています。
複数の利用者を担当する中で、それぞれの業務に対しての期限を同時進行で管理しなければいけないため、スケジュール管理に苦労します。

スケジュール管理アプリ・ソフトの主な機能と導入するメリット

スケジュール管理アプリの主な機能

機能の種類	主な内容
カレンダー	予定を登録・編集、日・週・月単位の表示切替、予定の色分け、繰り返し予定の設定など、最も基本的な機能です。
共有設定	特定のメンバーとカレンダーを共有できます。
リマインダー	会議の開始前や訪問予定の前など設定した時間にプッシュ通知やメールで事前にお知らせしてくれます。
タスク管理	ToDoリストを作成し、完了・未完了を管理できます。優先順位を設定したり、締切日をカレンダーに表示させたりすることも可能です。
マルチデバイス同期	スマートフォン、PC、タブレットなど、複数の端末でスケジュール情報を自動的に同期し、常に最新の情報を確認することができます。

スケジュール管理アプリを導入するメリット

時間と場所を選ばずに確認・更新ができる

スケジュール管理アプリは、スマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスからアクセスできるため移動時間を有効に活用できます。
また、デバイス同期でPCで入力した予定が、自動的にスマートフォンにも同期されるので、デバイスごとに入力をし直す手間がなく常に最新の情報を確認できます。

リマインダー機能で予定の抜け漏れを防止

会議の15分前や、訪問の1時間前など、あらかじめ設定したタイミングで通知が届くため、予定を忘れる心配がありません。
予定の抜け漏れを防ぎ、安心して業務に取り組むことができます。

共有設定で情報連携をスムーズに

関係者のスケジュールをリアルタイムで共有できるので、誰がいつ空いているのかを一目で把握でき、会議の日程調整が楽になります。
また、全員の予定が見える化されるため、同じ時間帯に予定を入れてしまうダブルブッキングを防ぐことにも繋がります。

ペーパーレス化で管理が楽になる

過去の予定を探したい時に、検索機能を利用して確認することが可能です。
また、スケジュール管理をスマートフォンへ集約できるため、「手帳を忘れた」「手帳をなくしてしまった」といった悩みから解放されます。

ケアマネジャー向けのスケジュール管理アプリ・ソフトの選び方

利用シーンにあった機能があるか確認する

自身の事業所の規模や働き方に合った機能を確認しましょう。
一人で使うのか、複数人の職員と使うのかによって重視するべき機能は異なります。

一人で使用する場合

個人の業務を効率化ができる機能があるかを確認しましょう。

タスクの抜け漏れ防止機能（リマインド機能）
スマートフォンで完結する記録・メモ機能
オフライン対応

複数人で使用する場合

情報共有の機能が充実しているかを確認しましょう。

リアルタイムでのスケジュール共有機能
権限設定機能（役割に応じて閲覧のみや編集可能などのアクセス権限）

セキュリティ対策は万全か

利用者情報は個人情報にあたります。そのため、アプリ・ソフトのセキュリティ対策がきちんとされているかを公式HPなどで確認する必要があります。

通信の暗号化（SSL/TLS）
第三者機関による認証の有無（ISMS認証など）
データセンターの国内管理
アクセス制限やIPアドレス制限の可否

直観的に使えるか

毎日使うツールだからこそ、ITが得意でない方でも直観的に使えるかどうかが重要なポイントになります。
文字の大きさやボタンの配置が分かりやすいか、少ないタップ数（またはクリック数）で目的の操作ができるのかなどをチェックしましょう。

費用とサポート体制は合っているか

有料のアプリ・ソフトの導入を検討する場合、費用とサポート体制について、以下の点をチェックしましょう。

料金プラン

料金体系を確認し、利用人数や利用する機能（オプション）に応じた料金体系の場合、合計額が高額にならないかを確認しましょう。

無料体験期間

アプリ・ソフトは、使いこなせるか操作性を確かめてから導入した方が安心です。
有料版を導入する前に、無料期間がないかを確認し、無料期間がある場合は、操作性や必要な機能が揃っているかを確かめましょう。

サポート体制

導入時の設定サポートや、操作で困った際の問い合わせ窓口（電話、メール、チャットなど）が用意されているのか確認しましょう。

スケジュール管理アプリ・ソフトを導入する際の注意点

導入費用や契約内容・条件を確認する

有料のアプリ・ソフトによっては、月額料金とは別にアカウント発行手数料や導入サポート費用などの初期費用が必要になる場合があります。
また、法人向けのプランでは「最低10ユーザーから」「最低契約期間1年」といった縛りが設けられていることがありますので、契約前に必ず確認しましょう。

社内で操作説明の研修を実施する

アプリやソフトの操作が苦手な職員がいる場合、操作説明をする時間を確保しましょう。
研修を行うことで、導入をスムーズに進め、業務の効率的を図ることができます。

セキュリティ上のルールを策定・周知する

公共のフリーWi-Fiは利用しないなど情報漏洩を防ぐために独自のセキュリティルールを決めましょう。
その他にも、職員の私物のスマートフォンを使用する場合には、別でルールを設けておくと安心できます。

まとめ

本記事では、ケアマネジャーのスケジュール管理における課題、その課題をかいけつするためのスケジュール管理アプリ・ソフトの選び方などを解説しました。
スケジュール管理を最適化することで、日々の業務負担を軽減するだけでなく、本来の利用者様と向き合う時間を確保できるようになります。
スケジュール管理に苦労している方は、ぜひこの機会にスケジュール管理アプリ・ソフトを導入しましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。