訪問介護のスケジュール管理を効率化する方法は？管理のコツやおすすめのツールを紹介
訪問介護事業所でスケジュールの管理を担当することになった方の中には「訪問介護のスケジュールの管理を効率化させるにはどうすればいいの？」や「スケジュール管理をするために、他の事業所ではどのようなツールやアプリを使っているの？」と疑問に思われている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、訪問介護におけるスケジュール管理の重要性、スケジュール管理を効率的にするポイントやツール・アプリなどについて解説します。
目次
- スケジュール管理は訪問介護の売上アップのために必要
- 訪問介護におけるスケジュール管理で苦労すること
- 訪問介護におけるスケジュール管理を効率化するコツ
- 訪問介護のスケジュール管理に使えるおすすめツール・アプリ
- まとめ
スケジュール管理は訪問介護の売上アップのために必要
訪問介護におけるスケジュール管理は、利用者の希望とヘルパーの勤務希望を調整し、事業所として契約している全利用者に対する訪問スケジュールを管理することを指します。
訪問介護事業では、売上アップのためには訪問件数を増やす必要があり、訪問件数を増やすためには、今いるヘルパーが効率的に利用者宅を訪問できるようにスケジュールを調整しなくてはいけません。
ヘルパーの空き時間・手待ち時間を減らし、移動時間が短くなるような効率的な訪問スケジュールを組むことで、訪問件数の増加と人件費を抑えることが実現でき、新規の利用者の受け入れを増やすことにも繋がっています。
訪問介護におけるスケジュール管理で苦労すること
利用者の希望
訪問介護では、利用者ごとに希望する時間とサービスの提供場所（住所）が異なり、それぞれの希望に合わせたスケジュールの調整と管理を行います。
さらに、訪問先から次の訪問先までの交通手段、移動ルートを踏まえて、現実的な移動時間を設定し、調整する必要があるため、希望を調整することに苦労します。
ヘルパーの希望
訪問介護では各ヘルパーの勤務時間や希望が異なり、それぞれの希望に合わせたスケジュールの調整と管理を行う必要があるため苦労します。
例えば、「午前中のみ勤務可能」といった時間帯の希望や、「週3日（月曜日・火曜日・木曜日）の勤務希望」というような勤務日数・曜日の希望などヘルパーごとに様々な希望があり、利用者の希望する時間とマッチしないこともあります。
また、訪問介護では急なキャンセルや依頼の追加に柔軟に対応する必要があるため、突発的な対応を見越した勤務可能日の把握が求められるという点でも苦労します。
効率的なルート設定
訪問介護のスケジュール管理では、訪問先までの効率的なルートの設定にも苦労します。
効率的なルート設定ができないと、ヘルパーの空き時間が増えたり、訪問先への移動が間に合わないなどトラブルの原因になったりします。
そのため、訪問先から次の訪問先までの移動ルートや交通手段、移動時間を把握して効率的なルートを設定する必要があります。
急な予定変更
訪問介護では急なキャンセルや依頼の追加に柔軟に対応しなければいけないこともスケジュール管理で苦労することのひとつです。
急なキャンセルがあった場合、訪問日の変更や別のヘルパーの手配など、場合によっては事業所全体のスケジュールを見直す必要があるため、非常に手間がかかることがあります。
2時間ルールへの対応
訪問介護には、「同一の利用者に対し同じ日に2回以上サービスを提供する場合、2時間以上間隔を空けなければならない（2時間以上時間を空けないで訪問した場合、訪問時間を合算した単位数で請求する）」という『2時間ルール』があります。
そのため、スケジュール管理を行う担当者は『2時間ルール』を把握した上でスケジュールを調整し、もし同一利用者へ2時間以内に訪問をした場合には、訪問時間を合算した単位数で請求するよう注意しなければいけません。
訪問介護におけるスケジュール管理を効率化するコツ
利用者やヘルパーの希望を事前に整理する
スケジュールを管理する上で、利用者が希望する訪問時間や、ヘルパーが希望する勤務日時などの情報を事前に一覧化し、整理しておくことが大切です。
情報をすぐに確認できることで、急なキャンセルや訪問日の変更など突発的なスケジュールの調整が必要な場合でもスムーズに対応することができます。
訪問時間と移動時間を事前に見える化する
訪問介護では、一人のヘルパーがスケジュールに記載した順番通りに利用者宅を訪問するため、訪問時間だけでなく、移動にかかる時間もあらかじめ「見える化」しておくことで、効率的にスケジュールを管理することができます。
定期的に、「ヘルパーが効率的に行動するためのルート」を定義しなおして、リストアップ（見える化）しましょう。
ツール・アプリを導入する
スケジュ―ル管理を効率的に行うためには、ツールやアプリを導入することも大切なポイントの一つです。
訪問介護では複雑かつ変動の多いスケジュールを正確に管理する必要があり、紙やホワイトボードでは記入ミスや情報の共有漏れが発生するリスクが大きくなります。
一方、ツールやアプリを使うことで、ヒューマンエラーやスケジュールの認識のズレを防止することが可能です。
スケジュール管理で使えるツールやアプリは様々ありますが、具体的な内容については後述いたします。
訪問介護のスケジュール管理に使えるおすすめツール・アプリ
『カイポケ訪問介護』でスケジュール管理をする
『カイポケ訪問介護』は訪問介護向けの介護ソフトです。
請求や記録だけではなく、利用者のスケジュール管理も可能です。
利用者別のヘルパーの割り当てはもちろん、重複・割り当てがなかった場合のアラート機能があるので、人為的ミスを減らすことができます。
また、ヘルパーは外出先からでもスマートフォンを使ってスケジュールをいつでも確認することが可能なので、予定の再確認や急な予定変更時の情報共有ができます。
Googleカレンダー
『Googleカレンダー』はGoogleが提供する無料のスケジュール管理ツールで、Googleのアカウントを作成すれば、誰でも利用することができます。
他の職員の予定を共有する設定にしておけば、自分の予定だけでなく他の職員の予定も簡単に確認できます。
スマートフォンからもパソコンからもアクセスが可能で、登録した予定の変更も簡単なため、急な訪問が発生した際もスムーズに対応できるでしょう。
ToDoリストの作成機能もあり、メモを登録することも可能です。
Excelテンプレート
スケジュールの管理にはExcelのテンプレートを活用することもできます。
Excelは、事業所ごとの運用に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが大きな利点です。
関数やマクロを活用することで、アラート表示や利用者ごとのサービス提供時間、ヘルパーごとの稼働状況の確認なども可能になります。
ただし、Excelの関数やマクロが得意な従業員が退職・異動した場合、エラーに対応できなくなってしまったり、Excelに不慣れな職員が関数やマクロを壊してしまったりすることがあります。
まとめ
ここまで、訪問介護におけるスケジュール管理の重要性や苦労する場面、スケジュール管理を効率化させるポイントやツールなどを解説してきました。
訪問介護においてスケジュール管理は売上アップに繋がる重要な業務です。
もっと効率的にスケジュール管理したい方は、請求・記録だけでなくスケジュール管理もできる訪問介護『カイポケ』をご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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