【訪問介護】ヘルパーのシフト表の作成・管理の方法やコツを解説！
目次
訪問介護のシフト表とは？
訪問介護のシフト表とは、ヘルパー（訪問介護員）の勤務スケジュールや訪問先の情報を管理する表です。
各ヘルパーの勤務日・勤務時間・訪問先の情報などが記載し、事業所全体のスケジュール管理ができるようなフォーマットで作成します。
訪問介護のシフト表を作成する目的・理由
訪問介護でシフト表を作成する目的・理由として以下のようなことが挙げられます。
- 従業員の勤務状況を一目で把握できる
- 全体像が把握できるので急な変更にも柔軟に対応しやすくなる
- 誤った訪問やダブルブッキングなどを防止できる
- 新規利用者を受け入れる際の訪問可能な時間帯を把握できる
訪問介護のシフト表はいつまでに作成する？
訪問介護のシフト表は、シフトの期間が始まる1週間ほど前までに作成するのが一般的です。
利用者やヘルパーに事前に訪問予定を共有する必要があるため、期限ギリギリにならないよう、余裕を持ってシフト表を作成することが望ましいです。
訪問介護のシフト表の作成・管理が難しい理由とは？
訪問介護事業所において、シフト表の作成・管理は非常に手間のかかる業務の一つです。
ここでは、訪問介護のシフト作成や管理が難しい理由を詳しく解説します。
ヘルパーの勤務時間・希望の調整が複雑
シフト表の作成・管理が難しい理由の一つ目は、各ヘルパーの勤務時間や希望を考慮すると調整が複雑になってしまうことです。
例えば、「午前中のみ勤務可能」といった時間帯の希望や、「週3日（月曜日・火曜日・木曜日）の勤務希望」というような勤務日数・曜日の希望などヘルパーごとに様々な希望があります。
さらに、訪問介護では急なキャンセルや依頼の追加に柔軟に対応する必要があるため、突発的な対応を見越した勤務可能日の把握が求められます。
利用者の希望時間や移動時間を考慮する必要がある
シフト表の作成・管理が難しい理由の二つ目は、利用者の希望時間と訪問先間の移動時間を考慮しなければならない点にあります。
訪問介護では、利用者ごとに希望する時間とサービスの提供場所（住所）が異なるため、それに合わせたスケジュール調整が必要です。
また、訪問先から次の訪問先までの交通手段、移動ルートを踏まえて、現実的な移動時間を設定し、調整する必要があります。
訪問介護のシフト作成方法
シフト作成の流れ
訪問介護のシフトは次のような流れで作成することができます。
1. 利用者のサービス予定を確認する
まず、各利用者のサービス内容と週間サービス計画表から訪問予定のスケジュールを確認します。
また、利用者から「この日は通院の予定が入っている」や「検査入院の予定がある」など、訪問の予定について変更の希望がないかを確認します。
2. ヘルパーの勤務・休暇の希望を確認する
次に、ヘルパーの勤務日や時間帯、休暇の希望などを確認します。
希望のシフトを確認し、これでスケジュールを調整する準備が完了します。
この後、シフトの調整を行うことになるので、余裕のある提出期限を設定しましょう。
3. シフト案を作成する
利用者の希望日・時間帯とサービス内容をベースに、訪問するヘルパーを割り当てていきます。
無理のない移動時間を考慮することを忘れずに作成を進めましょう。
4. スタッフに共有・調整する
作成したシフト案は、早めにスタッフへ共有し、問題点や調整が必要な箇所がないかを確認します。
無理なスケジュールや希望との認識ズレがあれば、個別に調整を行い、シフト表が完成となります。
5. 利用者への連絡
完成したシフトは利用者に交付します。
また、必要に応じて、ケアマネジャーや関係機関とも共有しましょう。
シフトを作成するためのツール
シフトを作成するためには次のようなツールを活用できます。
- 紙（シフト希望表）
- ホワイトボード
- Excel（エクセル）
- シフト作成できるソフトやアプリ
いずれのツールを活用した場合も、基本的な作成の流れは同じです。
訪問介護のシフト表を効率的に作成・管理するためのコツ
訪問介護のシフト表は、利用者の希望時間やヘルパーの勤務条件、移動時間などの要素を考慮する必要があるため、作成や管理が難しいということを解説してきました。
ここでは、訪問介護のシフト表を効率的に作成・管理するためのコツをご紹介します。
訪問時間と移動時間を事前に見える化する
訪問介護では、一人のヘルパーが順番に利用者宅を訪問するため、訪問時間だけでなく、移動にかかる時間もあらかじめ「見える化」しておくことで、効率的にシフトを作成することができます。
定期的に、「ヘルパーが効率的に行動するためのルート」をサービス提供時間と移動時間を考慮して定義しなおして、リストアップ（見える化）しましょう。
希望シフト・勤務制限の情報を事前に整理する
ヘルパーによって、勤務可能な曜日・時間帯などが異なります。
これらの情報を事前に一覧化し、簡単に確認できる状態にしておくことで、ヘルパーの割り当てや急なシフト変更へのスムーズな対応が可能になります。
また、紙で確認し、Excelやシフトソフトに入力すると大変なので、ヘルパーが直接Excelやシフトソフトに入力できるようにしておくと効率化が図れます。
専用ソフトやアプリを導入する
シフト作成ソフトやアプリを導入することで、シフトの作成・管理業務を格段に効率化することが可能です。
紙やExcelだけでシフト作成・管理を行う場合、膨大な作業時間が掛かってしまい、人為的ミスも増えてしまいます。
シフト作成ソフトやアプリでは、週間サービス表の利用者の訪問予定時間に対して勤務可能なヘルパーを選択するような形で調整することができるので、作業の手間を大幅に削減することができます。
また、シフトの作成・管理だけでなく、記録や請求の機能までついている介護ソフトを導入することで、事業所全体の事務の負担も軽減できるのでおすすめです。
まとめ
ここまで訪問介護のシフト表の基本知識やシフト表を作成するのが難しい理由、シフト表を効率的に作成・管理するためのコツを解説しました。
シフト表を作成・管理することは、訪問介護事業所にとって大切な業務の一つです。
もっと効率的にシフト表を作成・管理したい方は、請求・記録だけでなくシフト作成もできる訪問介護ソフト『カイポケ』をご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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