訪問介護でスマホを活用するポイントは？メリット・デメリットや導入のステップを解説！

公開日2025年06月17日更新日2025年06月17日 SMS CO.,LTD

訪問介護に従事する方の中には「スマホを導入したいけどどこで契約するの？」「訪問介護の現場でスマホを使うメリット・デメリットは？」、「スマホを活用するにはどうすればいいの？」など疑問に思われてる方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、訪問介護事業所のスマホが必要となる場面、導入方法、スマホを使うメリットやデメリット、活用するポイントなどを解説します。
ぜひ最後までお読みください。

訪問介護でスマホが必要になる場面
訪問介護のスマホの導入方法は？
訪問介護でスマホを使うメリット
訪問介護でスマホを使うデメリット
スマホを導入する時の5つのステップ
訪問介護でスマホをうまく活用するためのポイント
まとめ

訪問介護でスマホが必要になる場面

訪問介護の現場では、ヘルパーが利用者宅を訪問するので、業務の様々な場面でスマホが必要となる場面があります。
例えば、次のような場面でスマホが必要になります。

訪問先での出来事や利用者様の状態の変化などをすぐに報告・共有したい場合
外出中に利用者様の情報を確認したい場合
地図やルートを検索したい場合
紙の訪問記録から介護ソフトへの転記が多く、入力・チェック業務の負担が大きい場合

訪問介護のスマホの導入方法は？

訪問介護の現場にスマホを導入する方法は、大きく分けて以下の3つがあります。

スマホをレンタルする
スマホを購入する
職員の私物スマホを活用する（BYOD）

それぞれにメリットとデメリットがあるので見ていきましょう。

スマホをレンタルする

スマホレンタルでは、定額料金でスマホを導入することができます。
スマホをレンタルするメリットは、スマホ本体代・通信料・通話料などが月額料金にすべて含まれているため、契約や管理の手間が少なく導入しやすい点です。
特に訪問介護では、サービス提供責任者やヘルパーの人数が変わると必要なスマホの台数が変わるので、「契約しやすく、解約しやすいこと」から適切な契約台数に調整できるという点でレンタル契約が選ばれています。
また、故障時の交換対応やセキュリティ設定がされていることなども大きなメリットになっています。
一方、デメリットは、長期的に利用する場合にスマホの購入よりコストが割高になる可能性があることです。
また、選択できる端末（OSやスペック）が限られており、使いたいアプリやツールに対応していないこともありますので注意しましょう。

スマホを購入する

スマホの本体を購入し、通信会社と契約することでスマホを導入することができます。
スマホの本体代は、一括または分割にて支払い、通信料、通話料金などのプランを選びます。
メリットは、本体の機種、通信料・通話料などのプランを自由に選択できるため、ランニングコストをコントロールしやすい点です。
また、スマホ本体を購入し一定期間故障などがなく使えると負担するコストが少なくなるという利点があります。
一方、デメリットは、初期設定やセキュリティ対策などをすべて事業所側で行う必要があるため、一定の知識や作業時間が必要になる点です。

職員の私物のスマホを使ってもらう（BYOD）

BYOD（Bring Your Own Device）とは職員が個人で所有するスマホなどの端末を業務でも利用してもらう方法のことです。
メリットは、すでに職員が契約・所有している端末を使うため、新たな端末の手配が不要で、導入までのスピードが速いという点です。
さらに、スマホの本体代や基本料金などの費用は基本的に職員が自己負担し、事業所が業務使用に関わる分だけを負担するため、事業所のコストを大幅に抑えることができます。
一方、デメリットは、私用で使っている端末のため、個人情報や業務データの管理が難しいという点です。
また、業務時間外に連絡が入ってしまうなど職員に精神的な負担が発生するという懸念もあります。
加えて、業務中に私用の通知が届いて集中力が削がれると生産性の低下につながる可能性もあります。
BYODは、初期コストを最小限に抑えられる点で魅力的な導入方法ですが、セキュリティや職員の働きやすさの面で注意すべき点が多いため、導入の際は十分な検討とルールの整備が必要です。

訪問介護でスマホを使うメリット

訪問介護でスマホを使うことで、次のようなメリットが期待できます。

業務効率の向上

スマホで使える訪問介護のソフト・システムを活用すれば、記録の転記に使っていた時間やチェックする時間を大幅に短縮することができます。
さらに、紙から転記する際の人為的ミスの削減にもつながります。

リアルタイムでの情報共有

スマホのチャットアプリなどを通じて、ヘルパーと事業所間の連絡や報告をリアルタイムで行うことが可能です。
サービス提供中に気づいた利用者様の状態の変化などをすぐに共有できるので、情報共有にかけていた手間や時間を削減することができます。

サービスの質の向上

スマホで利用者の情報を確認できる体制を整えることで、過去のケア内容や注意点をその場で即座に確認できるため、緊急の訪問の場合でも、より適切なサービスが可能になります。

ヘルパーの直行直帰が可能

スマホで使えるソフト・システムを活用すれば記録や報告をスマホで完結できるので、事業所に立ち寄らずに、訪問先へ直行・直帰する働き方が可能になります。
移動時間の短縮は、スタッフの負担軽減や訪問件数の増加、残業の削減にもつながります。

訪問介護でスマホを使うデメリット

訪問介護でスマホを使う場合のデメリットは次の通りです。

セキュリティ・個人情報保護の対策が必要

訪問介護では、利用者の氏名・住所・サービス内容などの個人情報を扱うことになるため十分なセキュリティ対策が必要になります。
スマホ上で個人情報を管理する場合、紛失や盗難に備えて、パスコードや指紋認証の設定、リモートロックの仕組みなど、十分なセキュリティ対策を行わなければいけません。
さらに、事業所からスマホを支給する場合は、私用利用の制限などルールを明確にする必要があります。
BYOD（私物スマホの業務利用）の場合は、情報漏洩リスクが高まるため特に注意が必要です。

機器・システムの導入コスト

スマホの導入には、レンタル費用または端末本体の購入費用、通信契約の導入コストなどが発生します。
また、導入後も毎月の通信費や保守費用、場合によってはツール・システム利用料などを継続的に支払う必要があります。
そのため、初期費用や月々にかかる費用などをあらかじめ計算した上で導入を検討しなくてはいけません。

スマホに慣れない世代の職員からの反発

スマホやアプリの操作に不慣れな職員がいる場合、「使いこなせるか不安」「紙の方が安心」という反発の声が上がることがあります。
そのような職員にとって、スマホの導入が心理的負担や職場に対する不満につながる可能性があります。
事前の説明会や研修、操作マニュアルの整備、サポート体制などを検討しましょう。

スマホを導入する時の5つのステップ

訪問介護にスマホを導入する時の5つステップをご紹介します。

ステップ1：現場の課題を整理する

まずは、事業所でどのような課題があるのかを明確にします。
例えば、次のような問題があげられます。

スケジュールや情報に急な変更があった場合、ヘルパーに共有するために何回も電話をかけなくてはいけない
事業所へ立ち寄るための時間がもったいない

ステップ2：スマホ導入の目的を明確にする

整理した課題に対して、スマホを導入することで「何をどう改善したいのか」を具体的に設定します。
目的が曖昧だと、導入しても現場で活用されない可能性があるため、現場に即した目的を共有することが大切です。
例えば、次のような目的が考えられます。

スマホで常に最新のスケジュールや情報を共有、確認できるようにしたい
外出先で記録・報告できる環境を整え、直行直帰を可能にしたい

ステップ3：職員への説明・研修体制を整える

スマホの導入には職員の理解と協力が不可欠です。
そのため、導入前に「なぜ導入するのか」「どう使うのか」を丁寧に説明し、職員への研修や操作マニュアルを用意することが重要です。
特にスマホに不慣れな職員には、操作体験の機会や個別のサポート体制があると安心です。

ステップ4：試験導入から本格運用へ段階的に進める

該当する全ての業務を一斉にスマホに切り替えるのではなく、一部の業務から試験的に導入しましょう。
また、一部の職員にだけスマホを導入してもらい課題や改善点を洗い出すことも効果的です。
試験導入の中で得た課題への対策を検討し本格的な運用を目指します。

ステップ5：運用ルールを整備し、見直しを続ける

最後に、スマホを運用する際のルールを整備します。
セキュリティ・スマホを利用できる範囲・使用時間などについてルールを明文化しましょう。
ルールは、運用を続ける中で定期的に見直しを行い、事業所に合わせてアップデートしていくことが大切です。

訪問介護でスマホをうまく活用するためのポイント

ここでは、訪問介護のスマホ活用を成功させるための3つのポイントをご紹介します。

介護ソフトを導入する

訪問介護でスマホを活用するためには、スマホで使える介護ソフトを導入することが大きなポイントとなります。
スマホに対応した介護ソフトを使えば、訪問先で記録を入力でき、パソコンとデータを共有することができるので、事業所での転記作業が不要になり、大幅な業務効率化が期待できます。
また、介護ソフトに登録している訪問スケジュールや利用者情報、連絡事項などの必要な情報をまとめてスマホで確認することが可能です。

おススメの訪問介護ソフトはカイポケ！【スマホ対応】

スマホで使える訪問介護ソフトの中で、『カイポケ』は特におすすめのソフトです。
シフト作成や、スマホでの記録入力と実績連動、国保連請求、給与計算など機能が充実しているので、日々の事務作業を効率化できます。

さらに、それぞれのデータが連動しているので入力ミスや転記ミスを減らし、安心して業務を進めることができます。
また、導入時には専任サポートが操作説明を行いますので、介護ソフトの操作に不慣れな方にでも安心してスタートできます。
訪問介護の現場でスマホを活用した業務効率化を進めたいなら、ぜひ訪問介護ソフト『カイポケ』の導入をご検討ください。

スマホに苦手意識を持つ職員へのサポート体制を作る

訪問介護でスマホを活用するためには、スマホに苦手意識を持つ職員へのサポート体制を作ることもポイントのひとつです。
全ての職員がスマホを活用できなければ、生産性の低下や職員の不満に繋がる可能性もあります。
スマホに苦手意識を持っている職員に対しては、特に留意し、気軽に質問しやすい環境を整えることが重要です。

セキュリティ対策を万全にする

訪問介護でスマホを活用するためにはセキュリティ対策を万全にすることも大切なポイントです。
スマホを業務で運用する場合、利用者や職員の個人情報がスマホで確認できるようになります。
セキュリティの対策を怠ると、利用者からの信頼を失うだけではなく、法的な罰を受ける可能性もあります。
そのため、事業所内で徹底したセキュリティ対策と職員への浸透が必要です。
具体的には、下記のような対策が挙げられます。

スマホには必ずパスワードや顔認証を設定する
アプリやサイトへのアクセスに制限をかける
業務用のスマホを私的利用しない（BYODは例外）
紛失・盗難時にGPSで探せるような設定・契約にする
紛失・盗難時に遠隔操作で端末をロックできるように設定する

まとめ

ここまで訪問介護の現場でスマホを使う場面や、スマホを使うメリット・デメリット、導入の方法、スマホを活用するポイントなどを解説してきました。
訪問介護ではスマホを活用することで、大幅な業務効率化や労働環境の改善が望める一方、セキュリティやコスト面など考慮するべきポイントがあります。
メリット・デメリットをしっかり把握した上で事業所に適したスマホの導入方法を検討しましょう。
特に、スマホでの記録の入力だけではなく、シフト作成、国保連請求、給与管理などもできる訪問介護『カイポケ』はおすすめなのでスマホと合わせてぜひ導入をご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。