障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入するメリット・デメリットは？導入時の手順やおすすめアプリ5選
本記事では、居宅介護・重度訪問介護・同行援護・行動援護等の障害福祉の訪問サービス事業所において、業務支援アプリを導入するメリットと導入手順について解説します。
適切なツール選定を行い、事業所の業務改善と売上向上を実現するためにお役立てください。
目次
- 障害福祉の訪問サービスのシステム・アプリとは？
- 障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入するメリット
- 障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入するデメリット
- 障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入する際のポイント
- 障害福祉の訪問サービスに対応している業務支援アプリ・システム5選
- まとめ
障害福祉の訪問サービスのシステム・アプリとは？
障害福祉の訪問サービス事業所向けの業務支援アプリとは、計画作成、訪問記録、請求、シフト管理のいずれかの業務に役立つスマホやタブレット、パソコンで利用できるアプリケーションを指します。
業務支援アプリには、主に以下のような機能があり、作成したデータをパソコン等に共有することができます。
- スケジュール管理
- シフト管理
- サービス提供記録の入力
- 情報（テキストや画像）の送信
- 書類作成（入力したデータを基に帳票を作成する機能）
障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入するメリット
障害福祉の訪問サービスにおいて、業務支援アプリを導入することで得られるメリットには以下のような例が挙げられます。
記録・請求業務を効率化できる
業務支援アプリ導入の最大のメリットは、記録業務の効率化と入力したデータの連動による情報共有や請求業務の効率化です。
紙媒体での運用では、サービス提供記録の記入、事業所への持ち帰り、パソコンへの転記、そして請求ソフトへの入力という工程が発生します。
アプリを活用することで、訪問先で記録を入力すればデータが自動的に請求システムへ連携されるため、転記作業が不要となります。
また、過去の記録を探す際にかかる時間も短縮可能です。
直行直帰の体制を構築できる
アプリを導入することで、個人情報保護の観点から困難であった「記録の持ち出し」に関する課題を解決できます。
モバイル端末上でサービス提供実績の報告や、サ責からの指示受けが可能となるため、ヘルパーが事業所に立ち寄る必要がなくなり、直行直帰の勤務体制を構築できます。
これにより、移動時間の削減を図ることが可能になります。
特定事業所加算の算定による売上アップ
特定事業所加算の算定要件には、従業者に対する「指示および報告の体制整備」が含まれます。
「指示および報告の体制整備」を満たすためには、サ責の指示を確認できる方法とサービス提供終了後の報告を行える方法を確立しておく必要があるため、アプリを導入するメリットとなります。
障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入するデメリット
業務支援アプリの導入を検討する際は、以下のようなデメリット（懸念点）があるので、事前に対策を考えておきましょう。
ヘルパーが慣れるまでに時間・工数がかかる可能性がある
従来の紙運用に慣れている従業者にとって、スマートフォンやタブレットの操作は負担となる場合があります。
操作説明会の実施やマニュアルの整備などを行い、操作することが定着するまでサポートしましょう。
セキュリティ対策を行う必要がある
個人情報を含む端末を持ち歩くため、紛失や盗難による情報漏洩リスクへの対策が必要になります。
パスワード管理の徹底はもちろん、MDM（モバイルデバイス管理）ツールの導入や、遠隔ロック機能の設定など、ハードウェアとソフトウェアの両面からセキュリティ対策を行いましょう。
障害福祉の訪問サービスに業務支援アプリを導入する際のポイント
業務支援アプリの導入を成功させるためには、以下の手順で段階的に進めることが重要です。
1.課題を明確にする
まずは自事業所の課題を特定します。
「記録の転記時間を減らしたい」「特定事業所加算の算定要件を満たすための体制を構築したい」など、目的によって選定すべき機能や優先順位が異なります。
2.運用ルールを決める
運用開始前に以下のルールを文書化しておくと良いでしょう。
- 端末：事業所支給の端末にするか、個人の所有端末を利用するBYOD（Bring Your Own Device）にするか。
- 通信：公衆Wi-Fiの利用禁止や、VPN接続の義務化など。
- 事故対応：端末の紛失時に、誰にどの手段で連絡するか。
3.利用者・ご家族への事前周知
サービス提供中に従業者がスマートフォンを操作することについて、利用者や家族から「遊んでいる」と誤解されないよう説明が必要です。
「正確な記録と迅速な情報共有のために業務用アプリを使用している」旨を記載した案内文を配布し、理解を得ておくことが重要です。
4.推進リーダーを決めてスモールスタートする
現場のヘルパーを「導入推進担当」に任命するなど、まずは全職員で一斉に開始するのではなく、ICT端末に慣れている職員で先行運用を行い、操作感や不具合を確認します。
この段階で運用マニュアルを修正・ブラッシュアップします。
5.全体説明会と移行期間の設定
推進チームで挙がった課題を解消した後、全体への説明会を実施します。
また、導入初月から完全にアプリへ切り替えるのではなく、1ヶ月程度はアプリの不具合が起きた時に備えて「従来の紙記録」もできるように準備しておくと安全です。
障害福祉の訪問サービスに対応している業務支援アプリ・システム5選
障害福祉の訪問サービスに対応したアプリやシステムを選定する際の参考にしてください。
- カイポケ 訪問介護（株式会社エス・エム・エス）
- Care-wing（株式会社ロジック）
- テレッサモバイル（日本テレシステムズ株式会社）
- ケア樹（株式会社グッドツリー）
- 介舟ファミリー（株式会社日本コンピュータコンサルタント）
まとめ
障害福祉の訪問サービスにおいて業務支援アプリを導入することは、単なるペーパーレス化だけでなく、直行直帰による労働環境の改善にも寄与します。
一方で、セキュリティリスクや現場への定着支援といった課題も伴います。
導入の際は、自事業所の解決したい課題を明確にし、スモールスタートで段階的に運用し、定着させることを目指しましょう。
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