訪問介護の勤怠管理を効率化！システム導入のメリットと選び方のポイント
訪問介護事業所で勤怠管理をしている経営者・管理者の方の中には「訪問介護で使える勤怠管理の方法は？」「勤怠管理システムを導入するメリットは？」など疑問に思われている方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、訪問介護における勤怠管理の課題、管理方法、勤怠管理システムの主な機能やメリット、導入時に確認するべきポイントなどを解説します。
ぜひ、最後までお読みください。
目次
- 訪問介護における勤怠管理の課題
- 訪問介護で使われている勤怠管理の方法とは？
- 訪問介護の勤怠管理システムとは？
- 訪問介護の勤怠管理システムの主な機能
- 訪問介護の勤怠管理システムを導入するメリット
- 訪問介護の勤怠管理システムを選ぶ時のポイント
- まとめ
訪問介護における勤怠管理の課題
訪問介護では、職員の働き方（勤務時間や勤務場所）が多様なため勤怠管理が難しくなっています。
ここでは、訪問介護での勤怠管理の主な課題について解説します。
出退勤の状況を管理しづらい
訪問介護では、職員が事業所に立ち寄らずに訪問先に直行直帰することが多くあります。
勤怠が職員の自己申告になるため、予定通りだったのか、延長がなかったのかなど、正確な出退勤の管理が非常に難しくなっています。
給与の計算が複雑
訪問介護では、雇用形態や業務内容によって給与計算のルールが異なる場合があります。
特に登録ヘルパーは、業務内容が身体介護なのか、生活援助なのかによって時給が違うケースなどもあるので、勤怠管理が複雑になっています。
有給休暇の管理が難しい
訪問介護では、登録ヘルパーや非常勤での雇用形態が多いため、有給休暇の付与日数の計算や時間単位の有給休暇の処理など管理が煩雑になっています。
特に、紙の有給休暇の申請書などを使用している場合、転記とチェック、保管などがさらに煩雑になっているでしょう。
訪問介護で使われている勤怠管理の方法とは？
ここでは、訪問介護で使われている4つの勤怠管理の方法とそのメリット・デメリットを解説します。
手書きの出勤簿
手書きの出勤簿による勤怠管理の事業所もあります。
出勤時と退勤時に、職員ごとの紙の出勤簿に日付・出勤時刻・退勤時刻などを手書きで記入します。
毎日、事業所に立ち寄って記入する場合や、訪問先での開始・終了時間をメモして後日まとめて転記する場合があります。
職員ごとの勤務時間は、管理者が出勤簿を元に手作業で集計します。
メリットは、用意する備品が紙と筆記用具だけなので、コストをかけずに勤怠管理ができるということです。
また、パソコンやスマホの操作が苦手な職員でも対応しやすいこともメリットです。
一方デメリットは、出勤簿を書くためだけに、職員が事業所に立ち寄らなくてはいけないことや、管理者が手作業で勤務時間を集計するので、手間が掛かかり、ミスが起きやすくなることです。
また、紙で保管するので紛失のリスクや保管のためのスペースが必要になります。
タイムカードによる管理
タイムカードを使って勤怠管理する事業所もあります。
出勤時と退勤時に事業所に設置されたタイムレコーダーにカードを差し込み出退勤の時間を管理します。
タイムカードを確認して手作業で集計しなくてはいけないものもありますが、打刻したデータをソフトで自動で集計できるものもあります。
メリットは、記録が正確ということです。
また、操作が簡単なので誰でもすぐに使えることもメリットになるでしょう。
一方デメリットは、事業所に立ち寄る必要があるので直行直帰ができないということです。
また、手作業で集計しないといけないものの場合は、手間が掛かり、ミスが起きやすくなります。
Excelでの管理
Excelを使った勤怠管理を行っている事業所もあります。
職員が自分で共通フォルダなどに保存しているExcelに出勤・退勤時間を入力することで管理します。
メリットは、関数やマクロを使えば、勤務時間や残業時間、有給休暇の日数などを自動計算できるので管理が楽になり、計算ミスを減らすことが可能ということです。
また、追加コストがかからないこともメリットです。
一方デメリットは、複数人が同じファイルを操作する場合、誤って他の人のデータを消したり上書きしたりすることでトラブルが起きてしまう可能性があることです。
また、関数やマクロが破損してしまったり、更新できる人がいなくなってしまったりする可能性があることもデメリットです。
クラウド型の勤怠管理システム
クラウド型の勤怠管理システムを導入して勤怠管理を行っている事業所もあります。
クラウド型の勤怠管理システムを使うことで、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも出退勤を打刻できるようになります。
メリットは、外出先で勤怠の打刻ができ、それをリアルタイムで管理者が把握することができること、そして、打刻された時間をもとに勤務時間を集計できることです。
また、集計ミスや不正を防止する機能が付いている勤怠管理システムもあるので、管理業務を減らし、適正な事業所運営にも役立ちます。
一方デメリットは、初期費用や月額利用料など費用が掛かるということです。
また、スマホやタブレットの操作に慣れていない職員が操作ミスをしてしまい、修正等の手間がかかってしまう場合もあります。
訪問介護の勤怠管理システムとは？
訪問介護の勤怠管理システムとは、職員の出退勤状況や勤務状況を効率的に管理することができるシステムです。
直行直帰の勤務や訪問先での業務が多い訪問介護では、特に勤怠の正確な管理が難しくなります。
そのため、訪問先でも勤務状況を管理できるクラウド型の勤怠管理システムは、訪問介護事業と非常に相性の良いシステムといえるでしょう。
訪問介護の勤怠管理システムの主な機能
訪問介護の勤怠管理システムには主に次のような機能が備わっています。
- 出退勤の登録
- 勤務実績の自動集計
- 有給休暇の管理
- 給与計算と連携
それぞれ詳しく見ていきましょう。
出退勤の登録
クラウド型の勤怠管理システムは、スマホやタブレットを使って訪問先から打刻することができます。
勤務実績の自動集計
勤怠管理システムは、打刻された勤務実績を自動で集計する機能がついています。
有給休暇の管理
勤怠管理システムは、職員の有給休暇の残数や取得状況を管理できます。
また、雇用形態や勤務実績に応じた有給休暇の付与ルールを設定することができます。
給与計算と連携
勤怠管理システムは、給与計算システムと連携しているケースが多いです。
給与計算システムと連携していることで、勤怠データをもとに自動で給与を計算することができます。
訪問介護の勤怠管理システムを導入するメリット
訪問介護で勤怠管理システムを導入するメリットは次の通りです。
職員の負担が減る
勤怠管理システムを導入することで、出退勤時間の記録を効率化することができます。
スマホやタブレットから簡単に打刻ができるため、打刻漏れや手書き・手入力によるミスを防止することが可能です。
管理者の負担が大幅に減る
勤怠管理システムを導入することで、管理者が行っているチェックや集計の業務負担を軽減することができます。
出退勤やシフト状況などの情報も一元化されるため、現状の把握や急なシフト変更なども効率的に行うことができます。
訪問介護の勤怠管理システムを選ぶ時のポイント
ここでは、訪問介護における勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。
個別のルール設定ができるか
勤怠管理システムを選ぶ時は、訪問介護の業務に適した機能が揃っていることが大切です。
例えば、訪問介護では、職員の雇用形態が多様なため、勤務時間や給与計算のルールを職員ごとに個別に設定できるシステムが望ましいでしょう。
訪問先でも打刻できるか
訪問介護の勤怠システムでは、訪問先でも打刻ができるかがポイントになります。
訪問介護では直行直帰の勤務が多いため、外出先でもスマホやタブレットからスムーズに打刻できる機能が備わっていることが大切です。
また、システムの操作方法が複雑だと導入後に定着しづらくなるため、操作がシンプルな勤怠システムを選ぶことも重要です。
まとめ
この記事では、訪問介護における勤怠管理の課題や方法、勤怠管理システムの主な機能やメリット、導入時に確認するべきポイントなどを解説してきました。
訪問介護の勤怠管理は非常に手間のかかる作業です。
管理者の負担を減らし、効率的に勤怠を管理するためには「勤怠管理システム」の導入がおススメです。
訪問介護ソフト『カイポケ』は、勤怠管理システム（マネーフォワードクラウド勤怠）が使えるので、ぜひご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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