訪問介護の業務効率化のポイントとは？具体的な方法やICTツールも合わせてご紹介
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訪問介護事業では、利用を希望する高齢者が増える一方で担い手が不足していることから、厚生労働省は業務の効率化を推奨しています。
そのような中で、「業務の効率化をするためには何から始めればいいの？」や「効率化を進めたいけど、どのような方法があるの？」といった疑問を感じる方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、訪問介護事業所の経営者・管理者の皆様に向けて、業務効率化のポイントや、具体的な方法について解説していきます。
目次
- 業務効率化と業務改善の違いとは？
- 訪問介護の業務改善・業務効率化のポイントとは？
- 訪問介護の業務効率化の具体的な方法とは？
- 訪問介護の業務効率化に有効なICTツールの一覧
- 介護記録・請求ソフトはカイポケがおすすめ
- まとめ
業務効率化と業務改善の違いとは？
ここでは、業務効率化と業務改善の言葉の違いについて確認しましょう。
業務効率化とは、これまで行ってきた業務の「時間や費用をより削減する」ことを言います。一方、業務改善は、生産性の向上ともとらえることができ、「業務時間に対しての成果の割合を向上させる」ことを言います。
訪問介護の業務改善・業務効率化のポイントとは？
ここからは、訪問介護事業所における業務を効率化するポイントを4つに分けてご紹介します。
- 現状の業務を把握する。
- 普段の業務における改善が可能なポイントを洗い出す。
- 効率化を行いたい項目に優先順位をつける。
- 効率化を妨げるような極端なこだわりは捨てる。
それでは、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
現状の業務を把握する
現状の業務の状況を把握するところから始めます。
1日、1カ月単位でみた時に、誰がどのような業務を行っていて、その業務を行うのにどれくらいの時間がかかっているのかを可視化します。
具体的には、職員ごとに1日の業務内容と時間を記録する形で記載して、1カ月ごとに集計する流れで進めることになります。
普段の業務における改善が可能なポイントを洗い出す
業務内容と時間を可視化したら、普段の業務における改善可能なポイントを洗い出します。
例えば、事業所全体の記録作成などの事務作業にかかる時間が多くかかっている場合、事務作業の手順の中に改善可能なポイントが含まれている可能性があります。
効率化を行いたい項目に優先順位をつける
改善可能なポイントがいくつか見えてきたら、優先的に効率化を行いたい項目を決めます。
効率化を行ったときにインパクトが大きいと思われるものから優先的に進めていくのが良いでしょう。
効率化を妨げるような極端なこだわりは捨てる
業務効率化を行うにあたって注意すべきポイントとして、「効率化を妨げるような極端なこだわりは捨てること」が挙げられます。
サービスの質を向上させるという点では、こだわりを持って仕事に就くことが重要だと思いますが、こだわりすぎてしまった場合は、その業務にかける時間が増えることになってしまいます。また、こだわりを持って業務を行うことが目的となってしまい、効率化という視点で考えることが難しくなってしまうことがあります。
ですから、「極端なこだわりになっていないか？」、「そこまで時間と労力をかけて行うべきことなのか？」を一度立ち止まって考えることも必要でしょう。
訪問介護の業務効率化の具体的な方法とは？
訪問介護事業所で、利用者様へのサービス提供を効率化させることは難しいでしょう。ですから、訪問介護事業所においては、事務作業をどれだけ効率化できるかが重要になってきます。
ここからは、それぞれの業務における具体的な効率化の方法を見ていきます。
訪問介護計画の作成
サービス提供責任者が訪問介護計画の作成に時間をとられているケースに対して、効率化する方法を見ていきましょう。
【効率化の方法】
- 訪問介護計画の作成に慣れていない職員がいる場合、マニュアルを作成し、研修を行うことで、計画作成の時間を削減する。
- 介護ソフトを導入し、訪問介護計画を作成・変更する作業時間を減らす。
訪問介護記録・実績報告の作成
介護記録を手書きで行っていることにより、転記作業、転記ミス、書類管理などに時間をとられているケースに対して、効率化する方法を見ていきましょう。
【効率化の方法】
- 書類の整理・保管ルールを事業所内で定め、職員に周知徹底する。
- 訪問介護記録を実績報告に転記する機能のある介護ソフトを導入する。
シフト・勤怠管理
シフトの変更希望を電話や届出用紙で行っているために調整に時間がかかる、職員の出退勤管理をタイムカードで行っているために給与計算に手間取るなどのケースに対して、効率化する方法を見ていきましょう。
【効率化の方法】
- チャットツールを活用し、シフト変更の連絡を共有する。
- 視覚的に操作しやすいシフト管理ソフトを導入する。
- 勤怠管理ソフトやそれに対応したスマホ・タブレットを導入し、訪問先で職員が打刻をできるようにする。
採用
求人情報の作成や面接に時間を割いても採用につながらないというケースに対して、効率化する方法を見ていきましょう。
【効率化の方法】
- 事業所の求める人材像を定義し、有料人材紹介サービスを利用することで、面接時のミスマッチを最小化する。
- 採用につながるような好待遇を実現できるように、労働条件・福利厚生などを見直す。
訪問介護の業務効率化に有効なICTツールの一覧
介護ソフト
訪問介護事業所が行う業務の中で、書類作成などの事務業務の負担はとても大きいです。書類作成業務を効率化するためには、「転記を減らすこと」、「ミスを減らすこと」、「効率的に入力できること」が必要となり、それを実現するためには、記録ソフト・請求ソフトを導入することをおススメします。
特に、スマートフォンやタブレットでも操作できる記録ソフトは外出先でも記録を入力できるので、とても便利です。
バックオフィスソフト
訪問介護事業所が行う業務の中で、ICTを導入することで特に業務効率化が期待できるものとして、給与計算や勤怠管理などのバックオフィス系の業務が考えられます。
例えば、勤怠管理と給与計算が連動しているソフトを導入することで、勤怠の記録から集計した勤務時間をもとに給与が自動計算されるので、集計や入力業務を減らすことができます。
タブレット端末・スマートフォン
利用者の自宅を訪問してサービスを提供するため、管理者・サービス提供責任者・訪問介護員は外出していることが多くなります。外出先でも事業所と同じように業務を行うことができるようにするためには、スマートフォンやタブレットを導入すると良いでしょう。
スマートフォンやタブレットを導入することで、外出先で利用者様の基本情報の確認や記録の入力、職員からの連絡の確認などができるようになります。
介護記録・請求ソフトはカイポケがおすすめ
訪問介護事業所の介護請求・記録ソフトには『カイポケ』がおすすめです。カイポケは、介護請求・記録だけではなく、口座引落、訪問スケジュール管理、シフト作成、勤怠管理、給与計算、会計といった経営を支援する様々な機能があります。
「業務効率化のために介護ソフトを導入したい」と考えている方は、ぜひこちらからお問い合わせください。
まとめ
ここまで、訪問介護事業所における業務効率化のポイントと具体的な効率化の方法について説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。
業務効率化を行うためには、現状の業務を把握し、改善のポイントを見つけ、具体的な行動を取ることが大事です。そして、業務効率化を進めるためには、ICTを活用することが近道になるでしょう。
まだ、ICTを導入していない事業者の方はこの機会にぜひ導入をご検討ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
